飯店管理資訊系統具有高效、方便、準確的優勢,有利於飯店實現「以客人為中心」的服務.建設飯店管理資訊系統是提高飯店經營管理效率的重要手段.應該在使用者需求分析及可行性分析的基礎上設計符合特定飯店需要的飯店管理資訊系統,並以安全性控制為手段保障飯店管理資訊系統的正常運轉。
隨著計算機網路技術和多**技術的發展,管理資訊系統功能日益強大,使用者介面趨於友好,應用領域也不斷擴大.我國飯店業已將管理資訊系統引入飯店經營管理活動並取得成功.充分發揮飯店管理資訊系統的作用,尚需進一步提高對飯店管理資訊系統優勢的認識,完善飯店管理資訊系統的功能,提高飯店管理資訊系統的適應性.
1 飯店管理資訊系統(hmis)的作用與優勢
飯店經營管理活動是很複雜的,包括對外經營和對內管理,涉及預訂、接待、詢問、客房、飲、康樂、**、人事、工資、財務、庫房、裝置管理行業等眾多環節.然而,從資訊處理的角看,各種飯店經營管理活動都可以看成是資訊的輸入、處理、輸出等三個基本環節.因此,將管理息系統引入飯店經營管理活動中,必將加快資訊處理速度,提高飯店經營管理的效率.
過去一1 000多人的飯店,發工資時需要五六人工作二三天.使用計算機管理後,二人做二天即可完成,且工資單和工資條用電腦列印,清楚、準確.每個部門所需人民幣單位數量一清二楚,大大節約人和時間.
管理資訊系統在飯店的應用,已改變了傳統的飯店經營管理方式.例如諮詢服務是一項信量大,重複性強的服務活動.傳統的諮詢服務要求前台工作人員具有廣博的知識和良好的耐心,不要求回答各種各樣的問題,而且還要百問不煩.
在飯店中引入管理資訊系統後,諮詢服務的形式發重大變化.客人可以利用觸屏式電腦查詢各種問題,甚至不需要向前臺工作人員提問.
與傳統作業方式相比,運用管理資訊系統進行飯店經營管理具有明顯優勢.從普通飯店管理人的角度來看,飯店管理資訊系統具有高效、方便、準確的特點.首先,飯店管理資訊系統對於簡化店員工經營管理活動的操作程式,提高資訊處理速度的作用是顯而易見的.
以財務管理為例,各種務帳目的查詢、更新都可以在極短的時間內完成.而且,在飯店管理資訊系統的支撐下,飯店管理構可以得到精簡.一方面減少中間管理層次,實現扁平式飯店組織機構.
另一方面,工作性質相近部門可以合併,例如人事部可以與培訓部合併.機構的精簡不僅有利於節約人力資源成本,而且簡了飯店經營管理的操作程式,提高了效率.其次,在飯店管理資訊系統中,飯店員工對財務、工資人事、庫房、裝置等的管理都簡便易行,極大地降低了工作強度.
例如,庫房管理人員可登記、諮詢、更新各種物品的入庫日期、產地、進價、庫存量、提貨次數與日期等管理資訊.最後,飯店管資訊系統不僅能高效、方便地處理各種資訊,而且經過資訊處理得到的資料有很高的準確性.資料精確性對財務、工資的管理是非常重要的.
這就改變了傳統作業方式無力控制差錯的局面.
從飯店決策層來看,飯店管理資訊系統有利於提供反饋資訊,輔助飯店決策規劃.現有的飯店理資訊系統一般具有總經理查詢模組或其它類似模組,能夠為飯店規劃決策提供資訊支撐.飯店管理資訊系統可以提供多方面的資訊.
如客人籍貫、性別、職業、住店事由等客源資訊,飯店客房收入餐飲收入、康樂收入、收入構成等飯店經營方面的資訊,以及飯店員工人數、年齡構成、考勤等飯內部管理方面的資訊.此外,管理資訊系統還可以為規劃決策提供預選方案.在飯店管理資訊系統建立數學模型和專家系統,利用投入產出模型、線性規劃模型、層次分析模型、神經網路模型等直為決策者提供預選方案,輔助決策規劃.
飯店管理資訊系統中決策規劃模組的開發,將有助於克服策的隨意性,提高決策的科學性.
從客人的角度來看,飯店管理資訊系統可以為客人提供高效、方便的服務,有利於飯店實現「客人為中心」的服務.在飯店管理資訊系統中,客人的預定、登記、結帳等要求可以得到迅速處理減少客人的等侯時間.飯店管理資訊系統也可以簡化客人享受店內消費所必須辦理的手續[1].
例如可以將客人在客房、餐飲、康樂、**各部門的消費入帳,進入客人帳目中,客人可以隨時查詢自的消費情況,在客人離店時一次性結帳,客人可以避免每次消費都要結帳的煩惱.更重要的是客人以利用飯店管理資訊系統「進入」飯店內部.例如,可以在飯店管理資訊系統中建立「飯店服務南」子系統.
客人可以利用服務指南子系統檢視飯店的交通位置圖,檢視飯店外景、飯店各樓層的面分布圖、各類客房內景、餐廳內景、甚至檢視每道菜的彩色**.因此,飯店管理資訊系統不僅以為客人享受店內消費提供方便,而且給予客人享受店內消費以強有力的引導。
2 飯店管理資訊系統設計
飯店管理資訊系統的設計,就是在明確系統目標的基礎上進行功能設計、資料庫設計和應用計.本文主要討論系統設計目標分析和系統功能設計.系統目標是在使用者需求分析和可能性分析的調查研究後逐步明確的.
使用者需求分析是確定飯店理資訊系統設計目標,決定飯店管理資訊系統成敗的關鍵.每個飯店規模不同,經營方向不同,對店管理系統設計目標的要求存在明顯差異.例如大型飯店有客房、餐飲、康樂、會務、購物中心等分,因此要求飯店管理資訊系統的功能比較齊全,能夠完成客房、餐飲、會務等各種事務處理,而型飯店則僅要求飯店管理資訊系統能完成客房、財務等的管理即可.
此外,不同飯店的組織機構也相同,供其使用的飯店管理資訊系統的系統結構應與其組織機構相適應.因此,在設計飯店管理信系統時,應認真徵求飯店高層、中層、下層管理人員的意見,反覆討論,使系統設計目標符合具體店的實際需要.
經過使用者需求分析得到的系統設計目標,必須經過可行性分析進一步加以明確.可行性分析就研究人力、資金、技術、資料獲取等各個方面對系統設計目標實現的可能性的影響,對系統設計目進行調整.例如,考察飯店管理資訊系統的設計規模對費用的要求,飯店的經濟實力能否承受;系設計目標在技術上能否實現,哪些功能模組在技術上不能實現;飯店管理資訊系統的執行費用是否理,能否提高飯店經營管理效益等.
在可行性分析的基礎上,修定飯店管理資訊系統的設計目標並其優化.系統的功能設計主要是將系統設計目標分解,劃分為若干模組,每個模組分別實現一定的能[2].按照飯店的組織機構進行模組的劃分是一種方便而有效的方法.
按這種方法劃分模組,每個模組分別處理飯店某一部門或部門內乙個崗位的事務.以此為原則,我們以星級飯店為目標,設了乙個通用的星級飯店管理資訊系統的模組結構,如圖1所示.其中主要子系統的功能介紹如下.
預訂子系統:散客、團體、會議預定登記.為實現對客房、餐飲、康樂、會議室等的預訂,預子系統應能查詢客房、餐飲、康樂等子系統,了解客房、餐飲、康樂設施在未來特定時段內的占用空閒狀態.
接待子系統:散客、團體入住登記管理.設立客人姓名、性別、籍貫、工作單位、職業、住店由、入住日期、預定離店日期、房間號、換房記錄等專案.
帳務子系統:提供散客、團體單項消費結帳及一次性離店結帳,具有預定金管理及雜項消費入功能,能查詢客人的帳務情況並在欠帳等情況下通知客人.結帳時可以列印正式收據和明細帳單.
詢問子系統:提供飯店服務指南,供客人查詢飯店在的交通位置、飯店外景、飯店各樓層平面布、飯店內部客房、餐廳、ktv包房、會議室的內景等,甚至可以檢視各餐位的燈光效果、各種餚的彩色**等.
客房子系統:提供對客房占用或空閒狀態、客房物品種類及狀態、客人姓名、客人留言等的管理.
餐飲子系統:提供對每乙個餐位點菜、占酒、入帳或結帳等的管理.
康樂子系統:例如ktv包房,提供對點歌、樂曲**、入帳或結帳等的管理.
**子系統:可與程式控制交換機聯接,提供對自動**計費、自動記入客人帳目或結帳、列印正話費收據等的管理.
人事工資子系統:提供對員工姓名、性別、年齡、學歷、職務、考勤、工作績效、工資等的管理.
財務子系統:根據會計制度設定一級、二級明細科目,彙總入帳.出總帳、各明細科目帳,生
各種財務報表.
庫房子系統:用於庫存管理,可對每日出/入庫物品數量及金額進行管理,同時,自動控制物的庫存數量及金額,並可根據需要顯示或列印出各種帳目及統計報表.其功能見圖3.
總經理查詢子系統:提供對客源、經營狀況、內部管理等多方面的查詢和統計分析.如客人年構成、飯店收入構成、飯店員工與房間數的配置比例等方面的統計分析。
3 飯店管理資訊系統的執行與維護
按照飯店管理資訊系統設計,配置相應的硬體和軟體並進行特定模組的開發,就可以建立起乙個交付使用的飯店管理資訊系統.正確使用飯店管理資訊系統,充分發揮其作用,需要解決以下問題.
3·1 充分認識飯店管理資訊系統的作用. 在飯店管理資訊系統執行之初,有許多操作人員,特是一些管理人員覺得還是老的一套記錄方法更直接、更熟練,不太願意接受新方法.這對於主動熱地使用飯店管理資訊系統,充分發揮其作用是極為有害的.
飯店員工應充分而靈活地使用飯店管理息系統提供的各種功能進行飯店經營管理活動.雖然飯店管理資訊系統提供的面向中、下層管理者的功能較強,而面向高層管理者的功能較弱,但不能據此認為它對高層管理者的決策管理活動沒有裨益.飯店各級管理人員都應積極使用飯店管理資訊系統.
3·2 做好飯店管理資訊系統操作培訓
飯店管理資訊系統涉及飯店多個部門且使用者水平參差不齊.因此,必須在飯店員工中開展飯店管理資訊系統的操作培訓.應從基本的電腦知識入手,使飯店員工掌握cpu、顯示屏、鍵盤、硬碟、光碟機、多**等有關知識和基本操作.
在此基礎上,了解飯店管理資訊系統的功能結構和硬體配置.最後重點掌握所在崗位將要使用的子系統的各項功能及其操作方法.經過短期培訓和一段時間的試執行,使各級飯店管理人員可以熟練地操作飯店管理資訊系統.
崗前培訓要重視培訓一批骨幹,上崗後還要定期考核.
3·3 加強飯店管理資訊系統的安全性控制在飯店組織機構中,不同層次、不同部門的管理人員職權不同,分別負責飯店不同層次、不同部門的經營管理業務.與此相似,在飯店管理資訊系統中對不同的使用者設定了不同的使用許可權,任何使用者不得超越自己的使用許可權.特定崗位的管理者能使用本崗位的子系統進行本崗位責任範圍的經營管理活動.
例如預訂子系統可以檢視客房子系統房價,但無權更改房價.
3·4 注重對飯店管理資訊系統的維護主要是故障排除、功能擴充、效能改進等方面.飯店應配專職電腦工程師,負責排除各種故障,包括硬體維修和軟體錯誤糾正.隨著飯店規模的擴大和經營向多樣化的發展,飯店管理資訊系統也需要進行相應的功能擴充,例如增加會務子系統等.
改造現的飯店管理資訊系統的硬體和軟體,提高其效能,則屬於效能改進方面的維護.此外,還必須重視應性維護.例如新的會計制度頒布後,就必須更新原有財務子系統,按新的會計制度設定新的財務帳目。
中小飯店管理資訊系統作業
目錄一 需求分析與系統規劃3 二 系統分析3 1.引言3 1.1 編寫目的3 1.2 背景3 2.現行組織概況3 a 組織結構圖3 b 功能結構圖4 c 業務流程圖4 d 現行系統存在的問題5 3.擬建立的資訊系統5 4.技術可行性分析5 5.經濟可行性分析5 6.社會可行性分析5 三 系統設計5 ...
管理資訊系統與物流管理資訊系統
管理資訊系統 系統是乙個由人 計算機及其他外圍裝置等組成的能進行資訊的收集 傳遞 儲存 加工 維護和使用的系統 物流管理資訊系統的概念 是指在一定時間空間內，有人和計算機等組成的對物流資訊 包括空間資訊 進行收集 傳送 儲存 加工 維護和使用的系統，是物流系統的重要組成部分之一 兩者之間的關係如下 ...
管理資訊系統
第一章資訊系統和管理 1.資訊是資源，資訊是經過加工後的資料。資訊是一種商品，資源，資料。2.資訊化和工業化的關係。資訊化是工業社會向資訊社會演化的動態過程。工業化是資訊化的物質與技術基礎和載體，資訊化是進一步推動工業化的動力。十六大提出，我們必須堅持以資訊化帶動工業化，以工業化促進資訊化的道路。3...