簡介1、會展策劃的內涵、特點與作用
會展策劃師又名會展策劃管理師，會展是會議、展覽、節事活動等集體性活動的總稱，是指在一定的地域空間由多個人集聚在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質、文化、資訊交流活動。它包括各種型別的會議、展覽展銷活動、體育競技活動、各種節事活動等，如廣交會、中國會展業高峰論壇、上海世界博覽會、奧運會、南寧國際民歌藝術節等都屬於會展的範圍。從會展所牽涉的知識領域來看，會展涉及資訊、管理、經濟、旅遊、建築設計、**、藝術等眾多學科領域的知識，有很強的綜合性。
2、會展策劃的內涵
成功的會展活動源於成功的會展策劃，成功的會展策劃源於對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關社會資源進行整合的過程，是乙個系統工程。因此，用系統的觀念去認識資源，用系統的方法去分析整合資源，用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一。
從會展策劃系統看，一般而言，會展策劃系統包括策劃者、策劃物件、策劃依據、策劃方案和策劃效果評估等要素。
設計流程
1、對企業進行有針對性的市場調研、收集有關本專案的各種資料，包括文字、**以及錄影等活動資料。對收集的資料分類編排，結集歸檔。
2、制定詳細完整的會展策劃方案及確定會展的目標市場、會展的規模、展品的選擇，評估觀眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算。
3、實施前的培訓讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作方法、步驟和技巧。
4、印刷材料的設計製作利用會展的會刊、展前快訊、**報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業的影響力，吸引更多的目標客戶。
5、展台的布置及展示裝置的除錯安裝，展台的人員配備。
6、相關的會展服務根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，為其設計不同的休閒方式設計專門的旅遊線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。
7、做好對活動的評估開好總結會，做好善後公關工作。
會展策劃的基本流程：
一、成立策劃工作小組
二、進行市場調查與分析
會展市場調查與分析是會展策劃的基礎。其針對的內容也十分廣泛，主要包括五個方面：1.產業環境；2.目標市場；3.政策法規；4.同類會展；5.自身資源。
三、制定會展專案的行動方案
制定乙個統籌兼顧的方案是會展專案順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，並做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。
會展策劃方案具體化，應形成乙個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內容：會展專案的目標、實現會展專案目標的環境、會展專案營銷戰略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。
設計行動日程表也是必不可缺少的一環。會展專案的行動日程必須精心設計，策劃方案的製作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉辦。
四、制定預算方案
制定乙份會展專案預算方案一般包括的內容有以下幾個方面：1.場地費用；2.
行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；3.宣傳推廣費用；4.招展、招商費用；5.
相關活動經費；6.其他。
會展專案收入**：1.會務費或展位費收入；2.門票收入；3.企業贊助收入；4.其他。
五、撰寫專案策劃方案
撰寫會展專案策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益**、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。其可涵蓋內容如可行性研究報告、專案意向書、專案建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰前、戰中以及展後的所有策劃文案。
六、評估與修正
評估與修正的內容主要包括專案評估、階段考評、最終考評和反饋改進等內容。
服務專案
視聽裝置租賃，展示道具製作，展廳專賣裝潢，舞台設計燈光表演，花草租賃，美工製作，拆裝運輸，大型倉儲，大型活動安排，禮儀，司儀，各地巡演，舞台製作、租賃。
編輯本段會展籌畫細節
一、邀請
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的物件（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括資訊發布、回執處理、確認通知等3個程式。
1、資訊發布——從**上分有印刷品（包括邀請信函、組織檔案、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的資訊發布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
2、回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標誌之一。回執收到後，通常需要統計（回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下資訊——明確的人數、職務、性別、****、預計到達目的地的時間、迎送要求等等）和確認回執有效（通常以會務費用是否交納為標誌），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。
3、回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路或者**均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通**、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。
同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程式及會展注意事項等。
二、簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項複雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到**、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執的專案設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
三、餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統一安排餐飲。
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制（很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較複雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：
開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
四、秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時採購、臨時司乘、嚮導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過**公司操作，那麼告訴**公司作好隨時服務的準備很有必要。**公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
五、茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設定的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。
大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅乾、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
六、翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是乙個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要「採購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩衝劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。
很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有），而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，並有權要求翻譯賠償由於洩密而帶來的損失。
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