專案計畫實施的工具

2021-03-04 06:11:44 字數 1152 閱讀 8580

專案計畫的實施需要多種能力和技術。

1.一般管理技能,這一點對專案計畫的有效實施來說,是必不可少的。對專案團隊成員,尤其是專案經理來說,掌握了領導、談判、溝通等管理技能都將會在專案計畫實施中發揮積極的作用。

在針對具體專案解釋相應的計畫制定和執行的指導方針時,專案經理必須起到領導的作用。為制定並執行好計畫,專案經理還必須有能力在專案團隊成員和其他專案干係人之間實現有效的溝通。專案經理還需要有一定的決策能力,因為要實現專案成果,有時還要必要、適時的打破組織原有的條條框框。

當專案經理要違反組織規則行事時,其公關能力、溝通技巧以及政治技巧都將發揮很大作用。

2.產品所需的技能和知識,對專案產品所需的技能和知識有適當的了解,專案團隊才能夠按照預定計畫生產出專案產品或提供工作成果。如果專案團隊成員還不具備這種專業技能,專案經理就有責任對團隊成員進行培訓,或設法找到其他人或通過其他途徑來完成所需的工作。

3.工作授權體系,是批准專案工作的乙個正式程式,用來確保按照適當的時間、合適的順序完成工作。典型的授權形式是開始某具體活動或工作包的書面授權。在實際操作中,授權體系的設計應視專案各自的成本要求而定。

例如,對許多小型專案,採用口頭授權更合適。

4.執行狀況檢查例會,應按期按計畫召開,保證專案資訊能及時、有效的進行交流。同樣,例會的層次和頻率也應根據具體情況而定,如專案團隊內部的例會就可以比與客戶之間的例會頻繁一些。

5.專案管理資訊系統。

6.組織程式,專案涉及的所有組織都會有一些正式或非正式的程式,這些程式可能是對專案有利的,也可能會對專案計畫的執行產生阻礙。如果組織有乙個人人都必須遵循的計畫制定的指導方針,以幫助專案整體計畫及其他各知識領域計畫的制定,那麼專案計畫的制定和工作就會容易得多。同樣,如果組織能夠把計畫作為執行期間實施和監督專案程序的基礎,這樣一種公司文化將會促進計畫和執行之間的聯絡。

因此,專案團隊應該了解這些程式以備在專案實施期間隨時用到。

此外,專案管理軟體在專案計畫的實施中也發揮著重要的作用。專案經理和其他專案團隊成員可以利用專案管理軟體,如microsoft project 2000生成專案整體計畫的甘特圖。這些甘特圖含有與其他計畫文件的超連結。

例如,乙個整體專案計畫中可能包括「制定機房試執行計畫」這樣乙個可交付成果,甘特圖上的這一項就可以與特定的機房試執行計畫的文件建立超連結。如果某個專案成員更新了包括該試執行計畫的文件,甘特圖的超連結部分就能夠自動連線到更新的檔案。

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