行政部工作管理手冊

編號：xz-zd-glsc-0411(v1.1)

方正寬頻

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2023年4月13日

目錄第一章總則 4

一、制定管理手冊的目的 4

二、行政部的職責範圍 4

第二章部門結構 5

一、部門崗位職責圖 5

二、崗位職責描述 6

第三章工作管理規程 7

一、行政管理 7

1、考勤制度 7

2、加班制度 7

3、請假制度 7

4、例會制度 7

二、業務管理 7

1、受理**規範 7

2、傳送**規範 8

3、通話的基本要求 8

4、總機的管理制度 8

5、來賓接待須知 9

6、前台接待處配備： 9

7、辦公用品的購發 9

8、禮品 10

9、名片管理辦法 10

10、證照的管理 11

11、印鑑的管理 11

12、員工胸卡的管理辦法 11

13、鑰匙管理規定 12

14、書刊管理辦法 12

15、安全保衛工作條例 12

16、司機管理規定： 13

17、車輛管理辦法 14

18、會議規則與管理 15

三、員工考核管理制度 18

1、考核目的 18

2、考核時間 18

3、考核內容 18

4、考核形式和辦法 19

5、考核程式 19

6、特殊考核 20

7、考核結果及效力 20

為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化、流程化、提高辦事效率，我們在公司管理手冊基礎上結合本部門的工作特點制定《行政部管理手冊》。

行政部的主要職責範圍包括：

（一）後勤服務的全方位保障

（二）印鑑管理

（三）安全保衛管理

（四）有關證件的辦理與保管

（五）公司活動的組織

總接公信用文設行車車

機待司件品件備政輛輛

的來考收管管維事的的

接客勤發理理護項使費

聽養用修預

算參照人力資源部《方正寬頻部門職責標準》

參照人力資源部《方正寬頻部門職能要求》

第一條為了能及時總結本部門階段性工作情況，調整和部署下一階段工作，及時解決發生的問題，實現員工的有效溝通，我部門實行每週例會制度。例會可邀請其他部門有關人員列席參加。

第二條在周例會上所做出的任何決定，員工都要堅決執行，貫徹落實。

第三條所有員工（特殊情況除外）都必須準時參加每週的例會，否則按曠工處理。

第一條**鈴聲一響，應迅速接聽。

第二條總機在接聽**時要迅速，並用親切的口吻說：「您好！，方正寬頻」；

第三條若分機佔線，應對來電者說：「對不起，分機佔線，請稍後再撥。」；

第四條若對方**不清晰，應說：「對不起，麻煩您再講一遍」。若來電者口氣不佳或粗言粗語，都應和氣應答；

第五條在受理**時，要認真聽取對方談話，必要時應做好詳細記錄；

第四條在結束通話前，道「謝謝，再見！」。

第一條在傳送**時，首先自己打好腹稿，重要**，應起草**稿；

第二條**接通後，應通報自己單位、姓名，如「您好，我是方正寬頻公司***部***。請求對方找受話人；

第三條需要對方記錄時，在敘述事由前提醒對方做好記錄準備；

第四條對於重要**，通話結束後，應在**稿上表明對方接**人的姓名及通話時間。

第一條語氣要和藹，語言要文明。通**時，要提醒自己「我在代表公司講話，這是公司形象的一部分。」所以用**時，一定要注意使用文明禮貌語言，例如：

您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見等。在講話時，聲調要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方職務、姓名時，口氣盡量婉**

「您貴姓？應當怎樣稱呼您？」；

第二條發音要清楚，語言要準確。通話應使用期普通話，切忌夾雜方言土語；

第三條內容要扼要，重點要突出。打**要注意節約時間和費用。對重要的或複雜的內容，通話前要擬定乙個提綱，突出重點，言簡意，使對方能抓住中心；

第四條按許可權處理問題。通話中涉及的問題如超出自己的許可權，不可怕麻煩，就拒絕或隨口答應，應向對方說明情況，特向領導請示後再答覆對方。

第一條總機人員應注意衣著、態度；

第二條總機在工作時間必須有人值班，總機文秘有事外出，必須找人替位。除總機文秘外，其他人不得用總機接打**；

第三條不准過多、過長時間打私人**；

第四條不得用公司**撥打私人長途；

第五條由總機負責快遞收發；

第六條由總機負責報刊雜誌。

第一條對非公司同事進入，應主動詢問，了解來訪目的及機構，姓名，並請對方出示名片；

第二條打分機聯絡被訪者，以確定是否有空或接見，如等候時間過久，應主動再聯絡被訪人，並委婉告之來訪者原因；

第三條要求被訪人到大堂服務台接來訪者到會客室，不可讓來賓自行進入；

第四條來訪者如果是高階主管之貴賓，即應與主管的秘書聯絡，由秘書前往引導，如主管；正在開會或會客，則需告之來訪者再等片刻；

第五條事先預定來訪之貴賓，前台人員應隨時注意儀表。貴賓來時，一般由公司領導親自到門口接見

第六條對推銷貨品之人或不速之客，亦因禮貌地請其留下名片並委婉謝絕。

第一條飲水機，並保持有人換水，並配備紙杯;

第二條沙發、茶几，供來賓等候時落座;

第三條公司介紹、報刊、雜誌，供來賓等候時閱讀;

第四條接待服侍（由前台兼任），給客人送茶倒水，並通知被訪者;

第五條可以備一些茶葉，使來賓產生好感。

第一條每月月底前，各部門負責人將該部門如所需要大量辦公用用品應及時通知行政部。行政部制定專人制定每月辦公用品計畫及預算；經主管副總審批後由行政部統一購買、根據實際工作需要有計畫的分發給各部門;

第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;

第三條負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字;

第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經理簽字、報上級領導批准後方可購買。發票除本部門經理簽批外，需由上級領導簽批後，方可報銷;

第五條領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品彙總填寫辦公用品領用單，經部門經理簽字後方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的《部門辦公用品領用表》，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；

第六條日常領用文具需填寫《文具領用登記表》；

第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;

第八條對於離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）

第九條每月月底，行政助理統計各部門費用，與財務部共同盤點庫存.

第一條禮品的購置需寫呈批單，經部門經理批准再經上級領導簽批後，方可購買或製作。保管方法同辦公用品管理方法;

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