財務管理制度
2023年）
一、存貨管理制度
1、採購流程
公司的庫存管理應堅持「庫存合理、加快周轉」的原則，盡可能降低庫存風險，學習海爾的「下週單，周下單，零庫存零風險」。
首先由採購人員根據當前庫存明細、海爾電腦事業部銷售計畫明細，填寫採購定單，經總經理審批後通知財務部。
財務根據採購訂單，通知各部門相關往來負責人，籌集資金以備進貨使用(採購+庫存+外欠不能超出事業部總計畫資金)。
2、入庫流程
2.1、庫管根據採購訂單提前整理庫房，計畫出存放地點。
2.2、根據發貨清單清點驗收貨物，如有破損、短缺，應及時通知採購人員與供貨商核清。
2.3、貨物按規格型號分類存放，及時填寫入庫單並準確無誤記入台賬。
入庫單一式兩聯，第一聯、庫房存根，第二聯、財務核算。入庫單應包含下列內容：**商名稱、產品規格、數量、單價、金額。
入庫時要嚴把質量關，台賬要求做好各項記錄（進貨位址、**、規格等資訊），以備查用。
3、倉庫調撥
各倉庫之間的貨物調撥，由公司庫管統一開具調撥單，調撥單一式三聯，第一聯：庫管留存，第二聯：調入庫房儲存，第三聯：調出庫房儲存
要求：寫清型號數量並由相關人員簽字；
4、出庫流程
4.1、現金銷售
開具銷售單一式三聯，第一聯：存根聯，第二聯：客戶聯，第三聯記賬聯，客戶付款後，庫管根據銷售單清點出庫，並及時記入台賬。
4.2、賒欠銷售
根據業務員提貨明細，列印賒欠單，此單一式四聯：庫管一聯，客戶一聯,財務一聯，業務負責人一聯。庫管根據賒欠單清單出庫，並及時記入台賬，如發現有超過信用額度的客戶，不允許開單銷售。
5、庫房盤點
根據公司規定，庫房每月月底要對庫存商品進行一次盤點，在盤點表上雙方簽字、註明日期。對於盤盈、盤虧、毀損等要查明原因，根據相關規定進行相應處理。
二、公司財務人員管理制度
1、公司的財務人員必須協助公司領導搞好經營管理，及時提供真實有效的財務資訊，積極為公司領導的經營決策出謀劃策。
2、公司財務要每天檢查交賬的銷售單據，在日常財務管理工作中要不斷創新，提高公司財務管理水平，鼓勵多提合理化建議。
3、總賬與憑證必須做到周清，（每週完成上週的所有相關財務工作）
4、公司將定期對財務人員進行考核，以此作為年終獎金和工資標準的考評依據。
5、每月由我華誠會計（財務主管）直接對20%的客戶（財務/負責任人），直接到客戶財務室進行對賬或收款（渠道可以**對賬,必要時可以上門）,大客戶部及工程部必須到達客戶財務室進行對賬。
6、關於各部門掛賬：為了提高月報表資料準確度及績效考核取數的準確性，特要求財務往來賬實行：比比掛、月月清（即每比都要當日下賬，不用在額外登記然後一起在下賬，每月底都要進行各部門或工程專案進行清算，以此達到月清）；例：
售後部的，移動、國光、海爾都要月月開票月月掛賬，財務不得以任何理由延誤；又例：工程部：當月開工工程要及時入庫與出庫不用在額外登記然後一起在下賬，用多少下多少，做到日清日畢；
三、往來賬管理制度
1、應收賬款的管理
為了進一步規範銷售，減少經營風險，保證公司的財產安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對應收賬款的管理作出如下的規定：
1.1、公司的產品銷售規定是：「現款現貨、款到發貨」的原則，所以原則上銷售渠道商月末不允許有超過信用額度的應收貨款餘額。
1.2、各銷售渠道原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應先向公司財務部提出書面報告，報告中必須要說明出現應收賬款單位的資信狀況（包括其經營資格、資信狀況及經營能力等）並有公司總經理、財務簽署意見，且該應收賬款的期限不能超過15天。對應收賬款超過乙個月的單位，公司財務必須及時介入會計主管負責解決。
1.3、有應收賬款的往來單位每月應編報「應收賬款賬齡分析明細表」對外應收賬款作詳細的分析，不得只報餘額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商（或往來單位）對賬。
2、內部往來管理
公司人員不得私自使用或借出公司財物，日常公務借款需填寫借支單，寫明用途、金額，經總經理審批後在出納處借款。庫房借物，要詳細在借物表上登記清楚，簽字後才可借出。借款借物必須在次月20號前清理完畢,否則財務有權暫扣或扣除相應工資，特殊情況需由總經理審批。
四、固定資產及低值易耗品管理制度
1、年度終前，須進行一次全面的盤點清查。核實帳、卡、物，並搞清使用現狀；清查工作由辦公室統一組織安排，財務、使用單位參加，使用部門具體清查盤點，財務部監督盤點；清查的方法，應以財務帳卡為準，以帳對卡，以卡對物，件件落實；對清查結果必須進行全面審查。 對出現的盈虧，必須及時進行彙總分析，逐項核實，查明原因，由有關部門提出處理意見，報請公司領導審批後予以處理，調整帳務。
對閒置資產要摸清數量和類別，制定處理計畫。
2、購置審批程式及相關手續：各部門無權購置任何固定資產，若需購置，必須向部門負責人書面申請，由部門負責人報告公司總經理，批准後由相關指定負責人購置。
五、發票管理制度
為加強各銷售公司購、銷貨發票的管理，制訂本制度。
1、對外銷售開具發票的規定:
1.1、公司財務負責辦理發票的領購、開具和保管業務。
1.2、票上的客戶名稱，要依據客戶在稅務部門註冊登記單位全稱為準，不得寫錯別字，不得寫單位簡稱；客戶為自然人的，要如實填寫姓名。
1.3、已開具的發票，須有經辦人按發票全部聯次一次性簽字，經辦人是客戶的，還需註明客戶的身份證號碼，然後由業務員簽字確認，或附該客戶的單位介紹信，隨同發票記賬聯交財務部門辦理入賬或歸檔管理。
1.4、該證明要及時送交公司財務部門，附發票記賬聯後入賬。
1.5、所有對外出具的發票，均得經辦人在發票登記簿上簽字登記。
1.6、所有外開發票：會計必須有領票人簽字，此表永久儲存。
2、對外開具增值稅發票的規定對外開具增值稅發票除嚴格按照以上規定執行外，還要遵守以下規定：
2.1、增值稅專用發票的開具物件僅限於具有一般納稅人資格的公司，對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專用發票。
2.2、需要開具增值稅專用發票的單位，須提供該單位的稅務登記證副本影印件，並在影印件上加蓋單位公章，同時提供在稅務機關備案的單位**號碼，開戶銀行名稱和銀行賬號。
2.3、財務在核算各部門稅金時，以發票登記表部門之和為準，以3%計算各部門費用(事業部2%)。
六、信用卡管理制度
1、信用卡的上繳
1.1、公司所有員工需上繳信用卡至少一張（信用卡有附卡的一併交回），上繳時確保無欠款；
1.2、收卡人員需替卡主收好信用卡，做好密碼的保密工作，防止信用卡被他人盜刷；
1.3、公司要為上繳信用卡的員工打借條，表明額度，銀行名稱，借卡的時間，並加蓋公章。
2、信用卡的使用
2.1、公司對外支付往來、貨款等應優先使用信用卡，以便公司資金的周轉；
2.2、公司需確保信用卡按時還款，如果沒有按時還款由此產生的利息由公司承擔；
2.3、 員工不得在沒有提交申請之前向公司索要信用卡進行消費。
3、 信用卡的退還
3.1員工因個人原因或離職需收回信用卡的，應提前乙個月向公司申請；
3.2公司在收到申請後應該將欠款還清，確保將信用卡完整歸還；
3.3員工在收回信用卡的同時將借條還於公司。
七、費用報銷制度
1、日常費用:每月報銷一次，並與工資一併發放，當產生費用時，把各自產生的費用登記到「月費用報銷單」，部門經理要當時簽字確認相關費用，每月5號之前統一按「報銷流程」報銷上月費用。單次費用支出超出100元，可以當天報銷。
2、 報銷流程：填好費用報銷單到會計處審核簽字→總經理簽字→開付出單→出納報銷。
3、 報銷現金時間：每天下午5:30--7:00點。
4、 報銷時需提供相關車票、發票、收據(蓋章有效)。
5、 貨車使用情況專人負責登記:必須填清「幾點到幾點，誰開的」，如果在此時間、地點有罰款單自己承擔（回單交到公司）。
6、 駕使人員如果因自己不慎造成車輛損壞，交通事故，維修及其它一切費用由自己承擔公司不給予報銷。
八、會計檔案管理制度
1、為加強會計檔案管理，特制定本管理辦法。
2、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要檔案，如合同、章程等各種會計資料。
3、會計檔案的儲存。
財務部應有專人負責儲存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，整理裝訂後按順序立卷登記。
會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案
4、會計檔案保管期限
會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
(一)會計憑證類:
(1)原始憑證、記帳憑證彙總憑證 15年
(2)銀行存款餘額調節表和銀行對賬單 5年
(二)會計帳簿類：
(1)日記帳 15年
其中：現金和銀行存款日記帳 25年
(2)明細帳、總帳、輔助帳 15年
(3)固定資產報廢清理後固定資產卡片及清單保管 5年
(三)會計報表類：
(1)主要財務指標報表（包括文字分析） 3年
(2)月、季度會計報表（包括文字分析） 5年
(3)年度會計報表（包括文字分析） 永久
(四)其他類：
(1)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
(2)財務成本計畫 3年
(3)主要財務會計檔案、合同、協議永久
九、 附則
1、本制度從二零一三年開始執行。
2、本制度解釋權屬華誠商貿有限****。
晉城市華誠商貿****
2013-1-1
2023年財務管理制度
目錄第一章日常報銷規定 第二章費用控制規定 第三章往來帳及資金管理規定 第四章庫存商品管理規定 第五章現金安全管理制度 第六章發票管理辦法 第七章連鎖結算管理流程 第八章 規定及銷售開單要求 第一章日常報銷規定 一 報帳時限規定 每月報銷分兩個階段，每月的10日和28日，當月的費用原則上當月要填報完...
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