金彩黔字[2011]12號
公司各部門、各子公司（礦）：
經公司研究，決定下發《公司會議管理制度》給你們，望遵照執行。
特此通知。
附：《公司會議管理制度》
（此頁無正文）
二○一一年五月八日
主題詞：管理制度建設通知
貴州金彩黔礦業****2023年5月8日印發
共印30份
第一章總則
第一條為規範公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。
第二章會議類別
第二條總經理辦公會：
1、總經理辦公會是由總經理本人或委託人定期召開的工作例會。
2、參加人員為總經理、副總經理、總工程師、財務總監、行政辦公室主任，特殊情況部門負責人可列席。
3、會議時間：每月30日上午8:30（2月為28日），會議不再另行發通知。
4、會議地點：公司會議室
5、會議議題：①公司專案投資；
②公司預算及規劃；
③公司人事任免；
④機構設定或變動；
⑤對外重要政策；
⑥安排安全、生產、技改工作；
⑦材料計畫審批；
⑧公司其它重要事項。
6、會議紀要由行政辦公室主任負責整理，並於次日按公司規定會簽並呈總經理審定後發放至參會人員，由參會人員向分管部門傳達。
第三條月度經營例會
1、月度經營例會由總經理主持召開，總經理出差時由財務副總主持；
2、參加人員為總經理、副總經理、總工程師、財務總監、財務經理、**經理、銷售經理、行政辦公室主任；
3、會議時間：每月10日上午8:30，會議不再另行發通知；
4、會議地點：公司會議室；
5、會議議題：①公司安全生產情況；
②主要財務指標；
③成本分析；
④提出需協調事項；
⑤通報公司重要決定；
⑥公司領導安排工作。
會議紀要由行政辦公室主任負責整理，並於次日按公司規定會簽呈總經理審定後發放至參會人員。
第四條部門例會
1、部門例會是由各部門負責人定期召開的工作例會；
2、例會時間由各部門根據部門工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進行為原則；
3、會議議題和地點由主持人確定。
第五條排程會議
1、排程會議由生產技術副總經理主持，生產技術副總經理出差時由總工程師主持。
2、參加人員為生產技術副總經理、總工程師、生產部長、技術部長、安全部長、機電部長、各分管工程師、當班排程。
3、會議時間：根據實際情況決定
4、會議地點：公司排程室
5、會議議題：①通報上天生產和安全情況；
②匯報須協調事項；
③當天工作安排；
6、該會議不形成會議紀要，但由當班排程形成會議記錄。
第六條其他會議管理
1、各子公司礦、會議由各子公司自行安排（每月23號安排相關材料計畫）
但每月最少召開三次礦委會會議，並形成會議記錄；
2、公司年終會議或其他重要會議由公司辦公室另行提前三天通知；
3、凡規定的例會如需改期，或遇特殊情況需安排其他會議時，辦公室或召集負責人應提前3天通知與會人員，並確定調整時間；
4、對於參加人員相同、內容接近、時間相適的臨時性會議，行政辦公室可安排合併召開。
第三章會議的準備
第七條所有會議主持人和與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計畫草案、決議決定草案、落實會場、引路牌、會議招待、住宿等）。
第八條會議應按規定時間準時召開，組織會議的部門會前應準備好會議議程及有關內容，並負責維護會議紀律。
第九條參會人員準時參加會議並簽到，準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要及時進行傳達。
第十條會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳洩密，否則按有關規定處理。
第十一條會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執行部門，並負責監督落實情況，總經理辦公會、公司經營例會由辦公室主任負責監督落實情況。
第四章會議記錄
第十二條除已確定會議記錄人的例會外，會議記錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。
第十三條總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由行政辦主任負責記錄，並做好會議紀要下發。
第十四條會議記錄員應遵守的規定：
1、做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄，根據主持人的要求整理《會議
紀要》；
2、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣；
3、會議原始記錄應於會議當日形成、《會議紀要》最遲不遲於第三日呈報會議主持人審核簽發。
第五章會議室管理
第十五條會議室由行政辦公室指定專人負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政辦公室申請，由行政辦公室統籌安排。
第十六條會議室衛生由行政辦公室安排人員負責，在每次會議召開前後均要打掃衛生，並做好日常保潔。
第十七條會議室電子裝置的管理、使用和維護由辦公室後勤管理員負責（子公司電子裝置由行政人事員負責管理），其他人不得隨意操作，否則造成裝置損壞應按價予以賠償。
第十八條會議期間不准抽菸，與會人員不得做與會議無關的事項。
第十九條會議不得遲到或早退，無故缺席會議按曠工處理。
第六章附則
第二十條違反本規定視情節考核責任人50-200元/次，違反保密規定按保密制度處理。
第二十一條本制度由行政辦公室負責解釋，自2023年6月1 日起執行，原有制度同時作廢。
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