第1節會議的目的與型別
會議溝通是群體或組織中相互交流意見的一種形式，是一種常見的群體活動。
根據不同的目的和要求，會議既可以被看作乙個集思廣益的過程，也可以被當作一種資訊傳遞的方式。通過會議，可以將許多人聚集在一起，就某些問題與員工互相交流思想並提出相應的對策。會議也是上行溝通的途徑之一，管理者可以借開會的機會聽取下屬的意見和建議。
一、 會議的目的
現代企業強調給員工提供更多的參與機會，鼓勵管理者與員工一起作決策以創造更加和諧的工作氛圍。成功的會議是達到管理溝通目的的最有效的途徑之一。會議的目的大致可以包括：
1．交流資訊。通過會議，管理者可以將有關政策和指示傳達給員工。同時，管理者也可以從與會者那裡及時得到反饋及獲得其他方面的有關資訊。
2．給予指導。企業通過把員工組織起來進行培訓，以提高他們某些方面的技能，使他們更好地適應工作環境。
3．解決問題。會議可以幫助澄清誤會，處理各種衝突，並利用某些人的知識和技巧來解決問題。
4．作出決策。會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機會，最終作出正確決策。乙個有效的會議，應該能使與會者心情舒暢並積極參與，讓大家通過有效的方式得以溝通，從而獲取有用的資訊或達成一致的合作協議。
二、會議的型別
無論在企業還是在其他各種組織中，經常會舉行各種各樣的會議。據稱，在美國每天舉行的各種會議多達1000次。按照會議目的分類，其型別主要有以下幾種：
1．談判。目的是為了解決雙方在利益上的衝突，常採取雙向互動式的討論方法，力求達成一致的意見。
2．通知。目的是為了傳播資訊，其傳播方式通常為單向式。在這裡，一般不鼓勵討論，否則會影響資訊的傳播。
3．解決問題。這類會議的目的在於利用團隊的創造力來解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應提出解決的方法。
在這類會議上，人們都會為探求解決方案而努力，不會停留在對過去狀態的討論之中。
4．決策。其目的是為了在不同方案中權衡利弊，作出抉擇。與會者不僅要參與討論和決策，而且還要遵守會議的決議，即便自己持不同觀點。
5．交流。這類會議的目的在於集思廣益，常採取「頭腦風暴式」討論法，即安排5～7人，每一位與會者都可以講自己對問題的看法，並從他人的發言中得到啟發，激發靈感，產生創意。這類會議鼓勵討論和提問。
第2節會議的組織
會議開得成功與否取決於會議的組織，因此，為了使會議有成效，必須做好以下三個階段的工作：會前準備、會議程序的控制以及會後工作。
一、會前準備
1．明確會議的必要性。會議的組織工作常常是從分析會議的主題和必要性著手，就設定的議題而言，若不經多方討論協商不足以解決問題，就有必要召開會議，如果通過其他方式能使問題更有效地得到解決，就盡量不要開會。
2．確定會議的目標。一般說來，企業中常見的會議主題有兩類：討論工作中出現的問題，或者分析將來工作中可能會遇到的問題。
一旦明確了會議的主題和必要性，就應當設定乙個具體的目標，如達成協議或通過策劃方案等。
3．擬定會議議程。明確會議主題和目標後，就可以決定會議議程，即按會上將要討論的問題的重要性和類別依次排序，並限定各項內容商議的時間。通常，會議議程應包括會議日期、時間、地點、議題及參加物件等。
一次會議討論的問題不宜太多，討論時間也不宜太長，因為在有限的時間裡討論太多的問題常常解決不了問題。
4．準備會議檔案。為了順利地召開會議，會前應收集和整理與議題相關的資訊，如果有必要，應裝訂成冊。如果內容太多，可以要點摘錄的形式準備會議檔案。
5．分發預閱資料。會前先將會議議程和整理好的檔案分發給與會者，使大家對將要討論的問題事先有所準備。
6．確定會議主持人。會議的成敗很大程度上取決於會議主持人。作為優秀的會議主持人，不僅要主持會議，而且要以乙個政治家、鼓動者、調解人或仲裁人的角色參與會議。
作為主持人，他應具有敏捷的思辨能力，沉著自信、表達能力強、富有幽默感，並且有較強的領導能力。一般情況下，主持人常由群體中職位高的管理者擔任，高階管理者作為會議主持人，在會上常常能顯示出老闆的氣度，但有時不利於活躍會議氣氛。因此，可以嘗試選擇群體中具有相當知識和經驗的人來擔任主持人，或者採用現在比較流行的做法——讓公司秘書擔任會議主持人，或者由與會者輪流來擔任主持人。
7．確定與會人員。根據會議主題，通常選擇那些對會議內容比較了解並與其工作相關的人員參加會議，不要因為害怕傷害某些人的感情而很不情願地去邀請那些不相干的人參加會議。另外還要依具體情況限定與會者的人數，因為參加會議的人數越多，就意味著不能發揮作用的人越多。
8．預定會議場所。影響場所選擇的因素很多，應該視會議的性質而定。如果是儀式性的會議，可以在自己單位的會議室，或在賓館的大會議廳舉行；如果是決策性的會議，可以安排在乙個能夠促進真正溝通意見的環境中舉行。
另外，會議地點應事先確定好，要事先列好相應的清單並在會前進行核實。清單內容包括：
(1)會議室是否預定好?是否有足夠的椅子?
(2)視聽器材(如幻燈機、多****機、麥克風等)是否準備就緒?
(3)分發的材料是否準備充足?
(4)休息時的**(如茶水、水果和點心等)是否準備好?
(5)是否備好記錄本、紙張、鉛筆和名片等?
會場布置應根據會議的目的、會議的性質及與會者人數而定，常見的有六種型別(見圖6—1)。禮堂型。u型長桌型、圓桌型、v型、課堂型
9．補充最新資訊。在正式開會之際，檢視一下是否有新的資訊。如果有，可以在會上向大家簡要地通報一下。
二、會議程序的控制
會議能否順利進行，很大程度上有賴於主持人對會議的節奏和方向的把握。具體來說，控制會議程序，大致可以按以下步驟進行：
(1)宣布會議的主題和目的。
(2)根據會議議程順序提出每個議題，然後徵求有關與會者的意見。
(3)給每個人表述自己意見的機會。
(4)控制討論程序。如果發現討論與議題無關或深入到不必要的細節，應該及時引導到議題本身。
(5)如果會上出現各種不同的見解，主持人應該根據自己的理解將各種觀點加以概括。
(6)遵守預定的時間，不要拖延。
(7)在每個問題討論結束後加以概括，以便達成共識或做出決策。
(8)在會議結束時，對已取得的結果進行概括。部分問題如確有必要作進一步討論，可以再安排下一次會議。
(9)確定下次會議的議題和時間。
三、會後工作
會議結束後，會議組織者還需做以下工作：
(1)為了貫徹會議精神，執行會議決議，可將會議記錄或會議演示文稿下發至與會者及其他有關人員。會議記錄應該準確無誤，會議中所形成的決議要突出承擔任務的責任人姓名、時間及驗收標準，並明確下次會議的日期和時間。
(2)根據會議精神，對執行工作進行監督和檢查。
第3節會議議程
會議議程是所有會議的重要組成部分，它能夠使會議目標一目了然。在此主要討論會議議程的設計原則和會議議程的設計步驟兩個方面。
一、 會議議程的設計原則
會議議程的設計應遵循以下原則：
1．明確議題。會議議程應該明確需要討論的議題以及這些議題的順序。與會者可以提前遞交潛在的議題，以便在會上討論。
2．確定主次。會議議程設計的另乙個要點是正確評價在有限的時間內可以達到某個目標的能力。作為一般原則，例行公事的內容放在議程一開始，然後再安排事務中的新問題。
當議程中包括一些比較簡短或緊迫的內容時，先安排它們，餘下的會議時間專注於比較費時的事項。
3．注重實效。需要指出的是，不要將議程安排得滿滿的，以免造成超時，進而降低效率(如倉促決策)，因為到該結束的時間，與會者可能會準備離開。
4．適時調整。在實際的會議過程中，會議的領導者還應該根據具體情況對議程做適當的調整。
5．提供背景資料。會議議程還應該包括在會前向與會者提供所需的背景資料，以便他們做好充分準備，了解各自在會議上的角色。
二、會議議程的設計步驟
(1)突出問題，即根據實際情況列出重要的問題。
(2)提出新議題，即通過預期目前發展和與會議成員的聯絡，提出管理活動或工作中的新議題。
(3)選擇重要議題，即針對諸多需要考慮的議題，確定最主要和最緊迫的事項。
(4)分清主次順序，即將例行專案放在開始，按邏輯關係或難度大小排列關鍵議題。
(5)確定時間，即根據可用時間和與會者情況安排專案。
(6)表明順序，即議程中的每個議題應用數字排序。
(7)結束議程，即要求提出下次會議的細節，並在議程結尾處明確下次會議的日程。
第4節會議記錄
一、會議記錄內容
在考慮會議程式時，會議記錄常常被忽視。實際上，乙份完整的會議記錄資料對於會後執行會議決議、檢查會議效果，甚至下次會議的召開都起著至關重要的作用。
正式會議記錄應該包括下列基本要素：(1)會議名稱；(2)日期；(3)起止時間；(4)地點；(5)主辦者；(6)出席人員；(7)缺席人員；(8)會議主席致開幕詞並宣布會議議程；(9)會議過程；(10)會議決議；(11)下次會議的時間及地點。
二、會議記錄的注意點
通常，會議記錄的任務由會議秘書承擔。會議記錄並非易事，要做好這項工作必須注意以下幾點：
(1)充分了解會議主題、目的及議程。
(2)可以採用手工方式記錄，也可以同時採用錄音、照相或攝影方式記錄。
(3)記錄時要緊跟會議程序。
(4)及時確認要點，澄清含糊不清的觀點。
(5)避免夾雜自己的主觀意見。
(6)會後應校對記錄並及時列印。
第5節會議中的角色
開會原本是為了節省時間而進行的一項活動，但結果卻往往浪費了時間。這究竟是什麼原因呢?研究表明，會議的有效與否很大程度上取決於會議中的角色。
乙個正式會議中的角色一般包括會議主持人、會議秘書或記錄員和其他與會者。要使會議取得成功，會議中各角色的同心協力是很重要的。
一、主持人可以說，對小組會議影響最大的就是會議的主持人。會議主持人的作用包括三個方面：一是引導；二是激勵；三是控制。其主要職責包括：
1．會前。
明確會議的目的、起草議程、決定參加會議的人員、會議舉行的時問和地點以及準備分發的材料。
2．會議期間。
營造合適氛圍、宣布會議開始、控制會議程序、鼓勵與會者發言、作出決策、確認行動和職責以及宣布會議結束。
3．會後。
重新檢查會議記錄、評估會議成果以及使所有成員都明確會議結果。不論開會的原因是什麼，營造一種適宜的、開放的、寬鬆的氛圍對於主持人來說都是非常重要的，因為這樣的氛圍能夠確保每個人都擁有一種輕鬆的心情，使所有與會者能夠積極參與並各抒己見。
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