會議有各種型別，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目
的和目標。因此第乙個重要步驟是收集方方面面的資訊，通過收集這些資訊可以
制定出旨在完成手頭眾多任務作的計畫。最終效果，是使會議順利完成。
作為會議籌畫者，要負責去做各種各樣的工作。能夠管理會議財務事宜、安
排恰到好處的選單、妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷執著。
會議籌畫者的任務：
1、 確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標。
2、 制定會議議程、了解可供使用的場所和設施情況、選擇或提議合適的場所、
檢查並比較各項設施、安排交通事宜、協調會務工作人員的活動、制定可行預算
或按既定預算安排有關工作、確定各項工作的時間安排、視察選定的場所和設施、與各關方面進行接洽（旅行社等）、同會議發言人和各位貴賓進行聯絡。
3、 預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什麼地方召開會議；會議
形式或程式是什麼；需要多的場地；將有多少人到會；會議預算是多少；打算選
用什麼級別的酒店和設施；打算選用最高端的房間標準是什麼；誰來製作會議邀
請函；會議需要向與會者列印相關資料嗎？會議的發言人有那些？會議需要什麼
樣視聽裝置；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者可以攜帶家屬嗎？
打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及家屬安排一些特別活動嗎？
是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
4、 親臨現場實地考察。
參考資料：
1、 會議室常見的擺臺： 戲院式、課桌式、u型、回型、橢圓型、長方型、會見型、圓桌型、雞尾酒式、舞台式、t型台。
2、 會議常見的設施及工具： 螢幕、投影儀[膠片投影儀幾多**投影儀]、錄象機、vcd、音響、話筒[有線、無線、立式、座式及鈕扣麥克風]、雷射筆、幻燈機、講台、舞台、夾紙板、大白板、簽到臺、鉛筆、信簽、彩電、橫幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鮮花、背景板、燈光照明、同聲翻譯系統。
3、 會議常見的用餐形式： 圓桌型、自助型、雞尾酒會、零點、外賣。
4、 常見的會議： 董事會、股東會、銷售訂貨會、新產品發布會、高階職員培訓
會等。★會議過程接待：
1、會場預約：
根據需要，分析各種情況作出最完美的策劃；根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議對周邊環境的要求，確定具體舉辦地點；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前預約。
2、 負責會場的布局，裝置安裝除錯：
根據會議的具體情況，設計並安排會場的布局，細緻周到地設計好所有的細節；根據需要，提供會議所需要的所有裝置，並提前安放在指定位置；根據需要，提前除錯好裝置，並進行演練，確保會議的順利進行。
3、 印刷材料的設計製作：
提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務；根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；將印刷品指定專門的廠家生產以及印刷；我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。
4、 參會者的接送：
根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；專車提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻的酒店。
5、 參會者的餐飲：
根據參會人員的喜好，預訂各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會餐等等。根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，推薦不同的用餐地點。
6、 參會者業餘時間的安排：
根據參會人員的喜好，設計不同的休閒方式；設計專門的旅遊線路，方便出行；介紹下榻酒店附近的娛樂設施，以供選擇。
7、 會議票務：
利用與鐵路、航空、航運等部門長期建立的良好合作信譽關係，架構了鐵路、航空、航運、高速巴士等品種齊全、服務完善便捷的票務延伸網路。目前已擁有全國聯網火車售票，並與國內民航聯網協作的銷售國內**機票。曾多次成功地接待了各類大型會議的現場出票服務，而且可根據乙個會議的不同組織形式與規模，為客戶提供最快捷高效的票務服務。
8、 會議旅遊：
提前統計旅遊人數和選擇的旅遊線路，向會議代表告知旅遊車號和出發時間及地點，落實好旅遊計畫，提前安排好旅遊車輛和導遊，並在指定的地方提前迎接客人。
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