隨著法制體系的逐步完善、法律意識的加強和市場經濟的發展，每個單位都少不了大大小小、各式各樣的合同。特別是商業公司，合同更是多如牛毛，這就決定了合同管理的必要性。
但另一方面，在工作實際中，我見到的合同管理千差百樣，各有不同。即使是法律專業出身的人，在管理合同方面也難盡人意。為什麼呢？
因為合同管理既不僅僅是資料保管，也不單單是流程的動態管理，而涵蓋法律專業、技術知識、檔案管理和流程管理的交叉性學問。所以，法律專業和檔案管理的專業中都沒有合同管理這門課程，而在工科專業就更加不會出現「合同管理」這個詞語了，大家都只能在實踐中去自學成才了。
也正因為沒有統一的課程和培訓，所以現實生活中的合同管理就缺乏固定的規範和標準，各人都按照各自的理解去對合同進行管理。
一、 合同管理不是檔案管理
很多單位，提到合同管理，以為就是那一本本合同的保管和訪問，其實大錯特錯。合同管理最關鍵的是動態管理，是對合同從簽訂前、履行中和終止後的管理，涉及到合同的實際履行、合同任務的內部分解、合同的變更、爭議的解決等等，文字管理只是其中很少的一部分功能。而且，就算是檔案管理，很多人也管理不好，沒有編號和分類，不以合同為主線對相關資料進行歸口管理。
二、 構成合同的不僅僅是「合同」和「協議」
如果不是法律專業畢業的，很多人只把標有「合同」、「協議」字樣的紙張才叫做合同，而把其他形式的實際履行認定為「沒有合同」。我就經常聽到有人說，某個專案只有傳真，都沒有合同的。這是不對的，按照合同法和國際慣例，傳真、會議紀要甚至連電子郵件都能構成合同。
因此，對「合同」一詞要做實質上的理解，而不能只停留於表面。有的甚至只是口頭上的商量，其實也已經構成乙份合同了，只是對即時合同和小金額合同沒有必要納入正式的合同管理而已。
三、 合同的區分和分類應以標的為標準
合同的區分和分類應以合同標的為標準，而不是按合同主體等其他因素。我看到有人甚至以文字區分，乙個文字當成乙份合同，連補充協議都單獨編號，這是哪門子的合同管理，這是「紙張管理」。還有的人，把與同一單位簽訂的不同的合同都列入同一合同進行編號管理，這也是不正確的。
四、 合同的編號
跟檔案管理一樣，合同必須要編號。至於編號的規則，可以有所不同，但至少應該考慮以下幾個方面：
1. 編號要按序順延，而不能以簽訂的日期作編號；
2. 考慮到資料庫的儲存規則，編號中最好不要出現中文；
3. 對合同的分類和編號要有預見性，因為分類和編輯一旦確定，以後就很難更改了；
五、 合同管理主要是動態管理
合同管理不只是檔案管理，它必須是動態管理。對於合同的動態管理，我們可以通過製作統一的表單去實現，從表單即能看出該合同的基本情況和履**況，而不只是原始的合同文字。
1. 合同一經簽訂，既要組織實施，分解任務，對合同的實質性規定進行交底，督促、提醒相關部門按合同的規定履行職責。合同管理部門往往不是合同履行的業務部門和技術部門，但它又確實是合同履行的積極推動者和組織者。
在合同履行中，既要積極行使權利，又要主動履行義務。
2. 合同的變更。合同變更可以是任何形式，如果是口頭的，應該要及時補充建立書面形式，即使因為實際情況難以讓合同對方完備手續，合同管理人也應該要做詳細說明。
六、 合同管理的技術運用
可以結合目前的軟體對合同進行管理。比如將合同掃瞄成電子文件以進行保管，利用電子**的形式建立台賬等，把合同管理落實到實處、細處。
以上只是根據個人在合同管理上的經驗總結的幾點，但實際上的合同管理還不止這些，還得需要我們合同管理的「當事人」自己去開動腦筋，想出適合所在單位實際情況的一套思路，實現真正的合同管理。
培訓人：李旭
二0一二年二月十二日
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