檔案管理基礎知識
一、檔案
（一）涵義
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
1、檔案的**：過去和現在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又**於形成者自身的實踐活動
2、檔案的形成條件：是由檔案材料有條件轉化來的
3、檔案的形式是多樣的
4、檔案是原始的歷史記錄
（二）、檔案的種類
1、按歷史時期分：中華人民共和國成立前 、 中華人民共和國成立後
2、按檔案的內容、性質分：
文書檔案：反映黨務、行政管理活動的紙質檔案材料
科技檔案：企事業單位和國家機關、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有儲存價值的應當歸檔儲存的科技檔案材料
專門檔案：指各種專門業務活動中形成的具有儲存價值的檔案材料
3、按檔案載體形式分：
甲骨文檔、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案
4、按檔案所用文字分：
漢語言文字檔案、滿文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案
二、檔案工作
（一）內容
管理檔案和檔案事業的活動：
狹義：管理檔案
檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、檢索、利用、編研
廣義：管理檔案事業
檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專業教育工作、檔案科學技術研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。
三、機關檔案工作
（一）涵義：機關檔案工作就是管理機關檔案和機關檔案事業的工作。
（二）機構的設定和人員的配備
1、機關要設定綜合檔案室
機關檔案管理機構就是對本單位不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統一管理的機構，即我們平常所講的機關綜合檔案室。
2、檔案人員的配備
（三）、機關檔案工作各項規章制度的內容
1、歸檔制度：包括歸檔範圍、歸檔時間和歸檔要求。
2、檔案利用制度：包括檔案利用的範圍、方式、要求、批准手續
3、檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、許可權、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什麼，人員多少不同，職責分工不同。
4、檔案保管制度：包括檔案的安全保護和庫房、裝置管理措施。
5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。
6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配置及檔案收集、整理、保管、利用、統計、鑑定、移交等內容。可以制定成乙個各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。
（四）、檔案保管的基本物質條件
兩個方面：
一是有適宜儲存檔案的庫房；庫房的選擇：
1、承重負荷要符合要求，地面、牆壁要堅固、平整、光滑
2、庫房的門窗要小、少，密封要好。
3、庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應採用芯導線，並用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房。
4、不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著**、錄音、錄影、磁碟、光碟等特殊載體檔案數量的增加，有條件的機關檔案室還應設立專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內設定防磁櫃，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響。
5、庫內照明使用白熾燈，不用日光燈。
6、要做好庫房清潔衛生工作。
7、放置防蟲、鼠藥劑
8、要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。
二是檔案保管所必須的設施裝置：
檔案裝具（五節櫃、密集架、捲皮、捲盒等）、防潮去溼、空氣調節和空氣處理裝置、吸塵器、防火裝置（含防火報警器和滅火裝置）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃瞄器、光碟、燒錄機、影印機、印表機等設施裝置。
庫房中的檔案櫃、架應排列一致，如有大小樣式不一的櫃架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少於1公尺；裝具與裝具之間的間距為80厘公尺左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；櫃架不應緊靠牆壁，櫃架與牆之間的距離在10厘公尺以上，以防潮濕。
所有裝具應統一編號。在一間庫房內，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。
四、檔案材料的歸檔
（一）涵義
檔案材料的歸檔，就是將具有儲存價值的檔案材料移交檔案機構儲存。
（二）檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限表（見檔案）
（三）歸檔的要求
1、歸檔份數
各類檔案材料一般歸檔一式乙份，比較重要的可以適當增加歸檔份數，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型檔案材料的歸檔份數按有關規定執行，如磁性載體檔案歸檔一式兩份，電子檔案歸檔一式三份。
2、歸檔的質量要求
（1）歸檔的檔案材料的種類、份數以及每份檔案的頁數必須齊全、完整、保證內容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。
（2）歸檔檔案材料要遵循檔案材料的形成規律，保持檔案材料之間的歷史聯絡，區分不同價值，經過系統分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質量要符合規範要求。
（3）、歸檔的檔案材料應符合形成過程中的質量要求，以利長久儲存。
a、公文格式必須符合規定格式
b、發文卡的格式要符合《發文稿紙格式》（gb802—89）中的規定。
c、公文用紙主要技術指標
d、字跡材料要耐久
3、歸檔的時間
機關文書在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落後歸檔。會計檔案在會計年度終了後暫由會計部門保管一年，期滿後歸檔，**檔案沖洗加工後及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體檔案待專案結束後轉換成標準格式及時歸檔。
4、歸檔（接收）手續
歸檔手續包括：
第一，編制歸檔檔案材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字後各留乙份，以便查考。
第二，歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日後查閱。
在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續的問題，但在檔案工作人員調動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續。
歸檔檔案的整理
根據國家檔案局2023年12月發布的《歸檔檔案整理規則》，山西省檔案局在2023年3月印發了《山西省〈歸檔檔案整理規則〉實施細則》，歸檔檔案的整理是文書檔案整理的又一方法，其實質是以件為單位整理檔案，是對機關文書立卷的重大改革。
一、基本概念
(一)歸檔檔案
歸檔檔案是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。這裡的歸檔檔案有特指，並不是所有的檔案。首先是指辦理完畢，即完成了其文字處理程式或是一組具有邏輯聯絡的檔案完成了其邏輯關係之後。
其次它是指紙質文書材料，暫不涉及科技檔案、會計等專門檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。
(二)歸檔檔案的整理
歸檔檔案的整理指對歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。
（三）件
件是歸檔檔案的整理單位。一般指乙份檔案，即每份檔案的正本與定稿、正件與附件、原件與影印件、**文與被**文為一件，統計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。
二、歸檔檔案整理的質量要求
（一）歸檔檔案的整理要符合其整理原則
歸檔檔案的整理原則是：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時體現在分類時將同一年度、機構形成的檔案保管期限相同的相對集中，不能取消分類，排列時按事由排列，保管期限長的還要重點整理。
（二）、歸檔檔案應齊全完整
第一、按照《歸檔範圍》應歸檔的檔案全部歸檔，不能少乙份一件一頁。
第二、對破損的檔案予以修整，字跡模糊或易褪變的檔案附有複製件或作耐久處理後與原件儲存在一起。第
三、整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要求。
三、歸檔檔案的整理方法
（一）裝訂
1、歸檔檔案裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件的概念來確立整理單位——件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，複製件與原件作一件。
2、檔案修整
（1）修裱。對破損的永久、長期儲存的檔案要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進行修補、托裱。
（2）複製。對於字跡褪變、模糊不清的檔案要採用影印或字跡固定液等方法進行加固。
（3）去除金屬物。檔案製作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使檔案紙張受到損害。因此，檔案整理時需去除這些易鏽蝕的金屬物，已裝訂成冊的刊物、書籍可保持原冊封。
（4）超大紙張摺疊。公文用紙幅面規格包括a4型和16開型兩種。實際工作中，某些特殊形式的檔案，如報表等紙張幅面大於上述兩種規格，整理時可統一折成a4幅面大小，摺疊時注意儘量減少摺疊的次數，摺痕處盡量位於檔案、圖表字跡之外。
3、件內排序
件內排序，即：正本在前，定稿在後；正件在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；中文字在前，外文本在後；閱文卡在前，檔案在後。
4、編制頁號
歸檔檔案按件逐頁編制頁號，以固定件內材料的順序和位置。頁號用阿拉伯數字在有文字正面的右下角，背面的左下角標註；已有頁碼的報表、圖冊可不再重新編制頁碼。
5、裝訂
歸檔檔案修整、排序、編制頁號完畢後，要採用三孔一線、縫紉、不鏽鋼夾等符合檔案保護要求的裝訂材料、方法在左側重新加以裝訂，裝訂時可加封面。已經成冊的報表、圖冊保持原冊封。
（二）分類
歸檔檔案數量較少的單位可按年度——保管期限進行分類。
1、按年度分類
按年度分類，就是將檔案根據形成和處理的年度分類。正確地判定檔案的日期並歸入相應年度，是決定年度分類的關鍵。一般檔案以簽發日期（落款日期）為準，包括計畫、規劃、總結、預決算、統計報表、法規性檔案等。
跨年度形成的檔案統一歸入辦結年度，如會議、案件，請示、批覆。幾份檔案作一件時，以裝訂時排在前面的日期為準。
2、按保管期限分類
按保管期限分類就是將檔案按其劃定的不同保管期限進行分類。保管期限目前仍為永久、長期、短期三種，如果國家修訂為永久、定期（可定30年、15年等）則分為永久、定期兩類。
管理知識培訓講義
作成 李培建 1 基礎知識 一 概念 1 管理 在特定的環境中，通過計畫 組織 領導 控制等手段充分利用有限的資源以順利實現組織目標的過程。2 組織 由兩個或兩個以上有共同目標的人通過特定的規則組成的有機集合。3 管理者 通過他人並同他人一起取得勞動成果的人。二 管理學的性質 管理學是一門具有很強藝...
企業安全生產管理知識培訓講義
一 安全生產的基礎知識 安全管理內容 安全生產管理 就是針對人們生產過程中的安全問題，運用有效的資源，發揮人們的智慧型，進行有關決策 計畫 組織和控制的活動，實現人與機械裝置 物料 環境和諧，達到安全生產的目標 安全生產管理的內容包括 管理機構和人員 安全責任制 規章制度 安全生產策劃 安全教育培訓...
管理知識培訓試題
江蘇陽光光電科技 管理知識培訓試題 姓名部門得分 一 填充題 每空格1分 1 管理的最終目的是為了促進確保 2 管理的終極意義，在於對企業精神財富的和推動企業 的價值。3 為了有效的公司必須建立 4 企業管理組織為了實現把每乙個職工的力量集中起來組成乙個整體，而且使各自明確自己的任務，圍繞企業的總目...