檔案管理工作以全面、真實地歷史記錄，反映集團整體發展狀況和經營成果。一方面為集團領導及時了解集團整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支援性證據；另一方面有利於準確認定集團經營成果，查考歷史記錄，熟悉情況、總結經驗、制訂計畫、研究案件、解決糾紛、處理問題。所以，強化檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，是奠定集團持續健康發展、實現經營戰略的堅實基礎，對提公升集團市場經濟競爭力具有重要意義。
一、 集團檔案管理中所存在的問題分析
（一） **廣，種類多。檔案材料來自於各個業務部門，反映出集團整體工作的各個環節。例如，在公文處理工作中會涉及到各種工作計畫、報告、制度、請示、批覆、各類文稿資料形成「文書檔案」；在會議等活動中產生的錄音、相片形成「音像檔案」等其他形式的檔案材料。
（二）載體形式多樣。文書檔案、人事檔案、財務檔案、電子檔案、基建檔案、裝置檔案、音像檔案、 實物檔案、榮譽檔案、業務檔案等方面。傳統的檔案材料基本都以紙質為載體。
隨著檔案資訊化的發展，檔案資訊內容的記錄方式與表達方式逐漸現代科技化，以電子文稿、光碟、硬碟、u盤替代紙質載體。
（三）檔案管理分散。辦事流程及日常工作中自主性較大，如業務審批手續不齊全，或部分專案資料不齊全、歸檔不及時，造成檔案資料缺失。
（四）檔案管理意識淡薄。一是思想認識模糊。 沒有把檔案管理工作放到夯實基礎的戰略高度加以認識，實際重視不夠。
沒有認識到檔案在資訊化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的檔案材料，重晉級輕效能沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。
（五）檔案管理力量薄弱。檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，管理方式陳舊，管理工作多數以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查詢速度慢，使用效率低。
（六）管理與服務脫節，檔案門類不全面。目前集團只注重文書、人事檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業務有關的資料的收集，影響了檔案的系統性和完整性。業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不願或不習慣通過檔案資料為集團戰略發展、經營管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量資訊資源閒置。
二、對集團檔案管理工作的建議
（一） 設立檔案庫房。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。根據國家相關規定，凡是檔案庫房的設立，必須單獨興建，應做到庫房與辦公室、用品庫房與閱覽室分開。
並且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防汙染等安全措施。並指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度。
（二）規範檔案管理機制。檔案事業的發展必須樹立依法建檔、依法治檔新觀念。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。
為提高檔案管理的科學化水平保駕護航，保證檔案收集的及時性與完整性、檔案保管和檔案的提供與有效利用。建立起合理規範的檔案管理機制必須依據《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》、《檔案管理辦法》、《不歸檔檔案銷毀辦法》等相關法律法規的規定，打造一套符合集團實際的檔案法律法規。同時，還可以建立配合檔案管理的較為完善的「問責制」「聘任制」、「考評制」等各種激勵機制。
（三）爭取領導的重視與支援。領導的重視程度對於文書檔案工作的發展具有重要意義，在很大程度的影響因此，工作人員一定要落實好文書檔案的管理工作，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支撐，使其充分發揮作用，切實地提高單位檔案管理工作的水平，才能為本單位的工作足夠的支援和保障。
（四）主動服務，強化責任感。還應加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，促進單位未來發展的資料，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報，以便於提高人們對文書檔案管理工作的人生度。
（五）深化認識，提高業務素質。檔案主管部門應積極組織檔案基礎知識和業務培訓，充分認識檔案工作的重要性；安排檔案管理人員到其他單位學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進檔案工作平衡發展；深入檢查指導檔案工作，把檔案管理工作列入議事日程，作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈；做到定期研究、定期分析、定期檢查。發現問題，及時通報，督促整改，力促規範。
（六）實現集團檔案管理現代化。掌握現代化管理技能，利用現代化手段整理檔案，將電子計算機技術運用於檔案管理中的運用，可以系統地完成檔案的起草、修改、刪減、檢索、列印、登記、匯集統計等工作，使檔案的形成、執行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數位化、資訊化是資訊社會對檔案管理工作的必然發展方向。
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