印信證照管理制度

1 目的

為了規範印信（證照）管理工作，明確使用範圍，規範借用流程，保證印章的安全使用，杜絕違規用印及印章管理混亂現象的出現，特制定本制度。

2 適用範圍

本制度適用範圍為助劑廠公章、法人章、財務專用章、發票專用章、合同專用章和其他業務章的管理及使用。

3 職責許可權

本制度歸口管理部門為助劑廠行政部，負責公章、合同專用章；其他業務章由業務部門進行管理；財務科負責財務專用章、法人章及發票專用章的管理。

4 工作程式

4.1印章的刻製

行政公章、業務專用章和黨組織機構以及工會組織的印章，須經行政部主管領導核准，報請廠長批准後，方可辦理刻製事宜，凡是刻製的印章印模必須在行政部登記備案。

4.2印章的啟用和廢止

4.2.1新印章（包括專用印章）一律須經行政部發出加蓋印模的正式檔案通知後方可啟用。

4.2.2印章的廢止，由有關職能部門提出，經行政部主管領導審核，報請廠長批准後辦理廢止事宜，啟用新印章的同時必須廢止舊印章。

4.2.3廢止的印章，必須由廠長批准可以銷毀後,由印章管理人員與行政部負責人一起對其銷毀。

4.2.4行政部要建立印章啟用、廢止、銷毀印章的檔案，以便存查、核對。

4.3印章種類及作用

4.4印章的管理和使用

(a)行政印章、合同章、工會組織印章由行政部設專人統一保管，業務印章由各部門負責管理和使用，財務專用章、發票專用章、法人印章由廠長委託財務部專人保管，嚴格使用，上述所有印章不得私自使用或外借，避免丟失。由各部門保管的印章及保管人須在行政部登記備案，如發生人員調動須及時辦理變更手續。

(b)發生印章遺失，應立即報告主管領導，並由行政部辦理報失事宜。因印章遺失給企業造成損失，視情節輕重追究責任者和有關領導的責任。

(c)申請使用公章須填寫《印章使用審批單》，由申請部門負責人簽字，經行政部主管領導審核，廠長或廠長委託人（授權人）批准後，由印章管理人員填寫《印章使用登記表》，方可蓋章；廠長或廠長委託人（授權人）不在時，行政部領導須事先口頭請示，獲准後再由行政部印章管理人蓋章，但事後必須補辦手續。未經批准印章管理者不得擅自使用公章，對不符合審批手續的使用者，印章管理人均有權拒絕蓋印。

(d)印章嚴禁外攜使用，如遇特殊原因須攜帶印章外出使用必須由當事人填寫《印章借用審批單》，經廠長批准（含廠長已授權的人員），可以准予帶出，印章管理人員需隨行到場監印，印章使用後及時辦理歸還手續。

(e)如印章保管人有特殊情況不在，印章交於他人保管時，認真辦理交接手續。

(f)下發或上呈的檔案，需加蓋公章時，需履行發文審批手續，經批示後行政部即可用印。

(g)簽定的合同、協議需將合同評審確認表所列項填寫完整後方可蓋章。

(h)授權委託書必須由法人代表親筆簽字後方可用印，否則一律不予辦理。

(i)一般性的（不涉及經濟、重大決策事項或不能對我廠造成不良影響的），行政部主要領導審核後即可用印。

(j)印章一律禁止蓋在空白信箋、空白票據和檔案（文書）上。

(k)印章必須和落款名稱相符，蓋章應端正清晰，齊年印月（日）；多頁材料另要齊縫用印。需簽名蓋章的，必須遵循先簽名後蓋章的原則用印。

(l)使（借）用公章、證照必須建立嚴格的登記和存檔制度，審批單及使用登記簿定期存檔，永久儲存，備查。刻製、啟用、廢止印章的印模簿行政部必須存檔。

4.5《介紹信》《證明》《證照》的使用

4.5.1《介紹信》、《證明》、《證照》統一由行政部掌管。參照公章使用管理規定履行審批手續方可開具正式介紹信、證明。

4.5.2開具介紹信或證明，必須一信（證）一用，不得一信（證）多用。借用證照的影印件需加蓋「此件僅限辦理----用再影印無效」印章。

4.5.3《介紹信》和《證明》的「存根」應詳細準確填寫，同領導審批單一起留存備查，經廠長批准後方可銷毀。

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