也許你已經在excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用excel函式實現過上千次的複雜運算，也許你認為excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是excel全部技巧的百分之一。本專題從excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於excel的別樣風情。
一、讓不同型別資料用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設定。
1.開啟「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→條件格式」命令，開啟「條件格式」對話方塊。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。
單擊「格式」按鈕，開啟「單元格格式」對話方塊，將「字型」的「顏色」設定為「紅色」。
2.按「新增」按鈕，並仿照上面的操作設定好其它條件(大於等於1500，字型設定為「藍色」；小於1000，字型設定為「棕色」)。
3.設定完成後，按下「確定」按鈕。
看看工資表吧，工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
二、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到**中，為了保持名稱的一致性，利用「資料有效性」功能建了乙個分類下拉列表填充項。
1.在sheet2中，將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等)分別輸入不同列中，建立乙個企業名稱資料庫。
2.選中a列(「工業企業」名稱所在列)，在「名稱」欄內，輸入「工業企業」字元後，按「回車」鍵進行確認。
仿照上面的操作，將b、c……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……
3.切換到sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列(如c列)，執行「資料→有效性」命令，開啟「資料有效性」對話方塊。在「設定」標籤中，單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「**」方框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列(如d列)，再開啟「資料有效性」對話方塊，選中「序列」選項後，在「**」方框中輸入公式：=indirect(c1)，確定退出。
4.選中c列任意單元格(如c4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的d列單元格(如d4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示：在以後列印報表時，如果不需要列印「企業類別」列，可以選中該列，右擊滑鼠，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。
三、建立「常用文件」新選單
在選單欄上新建乙個「常用文件」選單，將常用的工作簿文件新增到其中，方便隨時呼叫。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠，選「自定義」選項，開啟「自定義」對話方塊。在「命令」標籤中，選中「類別」下的「新選單」項，再將「命令」下面的「新選單」拖到選單欄。
按「更改所選內容」按鈕，在彈出選單的「命名」框中輸入乙個名稱(如「常用文件」)。
2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項)，在右邊「命令」下面任選一項(如「超連結」選項)，將它拖到新選單(常用文件)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如「工資表」等)，建立第乙個工作簿文件列表名稱。
重複上面的操作，多新增幾個文件列表名稱。
3.選中「常用文件」選單中某個選單項(如「工資表」等)，右擊滑鼠，在彈出的快捷選單中，選「分配超連結→開啟」選項，開啟「分配超連結」對話方塊。通過按「查詢範圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如「工資.
xls」等)資料夾，並選中該工作簿文件。
重複上面的操作，將選單項和與它對應的工作簿文件超連結起來。
4.以後需要開啟「常用文件」選單中的某個工作簿文件時，只要展開「常用文件」選單，單擊其中的相應選項即可。
提示：儘管我們將「超連結」選項拖到了「常用文件」選單中，但並不影響「插入」選單中「超連結」選單項和「常用」工具欄上的「插入超連結」按鈕的功能。
四、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業**時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作乙個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→巨集→錄製新巨集」命令，開啟「錄製新巨集」對話方塊，輸入巨集名?如「fuhao1」?
並將巨集儲存在「個人巨集工作簿」中，然後「確定」開始錄製。選中「錄製巨集」工具欄上的「相對引用」按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊「錄製巨集」工具欄上的「停止」按鈕，完成巨集的錄製。
仿照上面的操作，一一錄製好其它特殊符號的輸入「巨集」。
2.開啟「自定義」對話方塊，在「工具欄」標籤中，單擊「新建」按鈕，彈出「新建工具欄」對話方塊，輸入名稱——「專業符號」，確定後，即在工作區**現乙個工具條。
切換到「命令」標籤中，選中「類別」下面的「巨集」，將「命令」下面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中乙個「自定義按鈕」，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷選單中，選「指定巨集」選項，開啟「指定巨集」對話方塊，選中相應的巨集(如fuhao1等)，確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應的巨集鏈結起來。
5.關閉「自定義」對話方塊，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用「專業符號」工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
五、用「視面管理器」儲存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用「視面管理器」吧。
1.開啟需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快捷選單中，選「隱藏」選項，將不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行「檢視→視面管理器」命令，開啟「視面管理器」對話方塊，單擊「新增」按鈕，彈出「新增視面」對話方塊，輸入乙個名稱(如「上報表」)後，單擊「確定」按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重複上述操作，「新增」好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種**時，開啟「視面管理器」，選中需要列印的**名稱，單擊「顯示」按鈕，工作表即刻按事先設定好的介面顯示出來，簡單設定、排版一下，按下工具欄上的「列印」按鈕，一切就ok了。
六、讓資料按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關資訊不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序。
1.執行「格式→選項」命令，開啟「選項」對話方塊，進入「自定義序列」標籤中，在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列(如「機關,車隊,一車間,二車間,三車間」等)，單擊「新增」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意乙個單元格，執行「資料→排序」命令，開啟「排序」對話方塊，單擊「選項」按鈕，彈出「排序選項」對話方塊，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次「確定」按鈕返回，所有資料就按要求進行了排序。
七、把資料徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行「格式→單元格」命令，開啟「單元格格式」對話方塊，在「數字」標籤的「分類」下面選中「自定義」選項，然後在右邊「型別」下面的方框中輸入「；；；」(三個英文狀態下的分號)。
2.再切換到「保護」標籤下，選中其中的「隱藏」選項，按「確定」按鈕退出。
3.執行「工具→保護→保護工作表」命令，開啟「保護工作表」對話方塊，設定好密碼後，「確定」返回。
經過這樣的設定以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在「保護」標籤下，請不要清除「鎖定」前面核取方塊中的「∨」號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的資料。
八、讓中、英文輸入法智慧型化地出現
在編輯**時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反覆切換輸入法實在不方便，何不設定一下，讓輸入法智慧型化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行「資料→有效性」命令，開啟「資料有效性」對話方塊，切換到「輸入法模式」標籤下，按「模式」右側的下拉按鈕，選中「開啟」選項後，「確定」退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意乙個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動開啟，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。
九、讓「自動更正」輸入統一的文字
你是不是經常為輸入某些固定的文字，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行「工具→自動更正」命令，開啟「自動更正」對話方塊。
2.在「替換」下面的方框中輸入「pcw」(也可以是其他字元，「pcw」用小寫)，在「替換為」下面的方框中輸入「《電腦報》」，再單擊「新增」和「確定」按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文字時，只要輸入「pcw」字元?此時可以不考慮「pcw」的大小寫?，然後確認一下就成了。
十、在excel中自定義函式
excel函式雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義乙個函式，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義乙個計算梯形面積的函式：
1.執行「工具→巨集→visual basic編輯器」選單命令(或按「alt+f11」快捷鍵)，開啟visual basic編輯視窗。
2.在視窗中，執行「插入→模組」選單命令，插入乙個新的模組——模組1。
3.在右邊的「**視窗」中輸入以下**：
function v(a,b,h)v = h*(a+b)/2end function
4.關閉視窗，自定義函式完成。
以後可以像使用內建函式一樣使用自定義函式。
提示：用上面方法自定義的函式通常只能在相應的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張**
為工作表新增的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執行「格式→工作表→背景」命令，開啟「工作表背景」對話方塊，選中需要作為背景的**後，按下「插入」按鈕，將**襯於整個工作表下面。
2.在按住ctrl鍵的同時，用滑鼠在不需要襯**的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。
3.按「格式」工具欄上的「填充顏色」右側的下拉按鈕，在隨後出現的「調色盤」中，選中「白色」。經過這樣的設定以後，留下的單元格下面襯上了**，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯**了(其實，是**被「白色」遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的**是不支援列印的。
十二、用連字元「&」來合併文字
如果我們想將多列的內容合併到一列中，不需要利用函式，乙個小小的連字元「&」就能將它搞定(此處假定將b、c、d列合併到一列中)。
1.在d列後面插入兩個空列(e、f列)，然後在d1單元格中輸入公式：=b1&c1&d1。
2.再次選中d1單元格，用「填充柄」將上述公式複製到d列下面的單元格中，b、c、d列的內容即被合併到e列對應的單元格中。
3.選中e列，執行「複製」操作，然後選中f列，執行「編輯→選擇性貼上」命令，開啟「選擇性貼上」對話方塊，選中其中的「數值」選項，按下「確定」按鈕，e列的內容(不是公式)即被複製到f列中。
4.將b、c、d、e列刪除，完成合併工作。
提示：完成第1、2步的操作，合併效果已經實現，但此時如果刪除b、c、d列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的「值」。
十三、生成績條
常有朋友問「如何列印成績條」這樣的問題，有不少人採取錄製巨集或vba的方法來實現，這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮，我在這裡給出一種用函式實現的簡便方法。
此處假定學生成績儲存在sheet1工作表的a1至g64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。
1.切換到sheet2工作表中，選中a1單元格，輸入公式：=if(mod(row()，3)=0，″″，if(0mod?
row()，3(=1，sheet1！aū，index(sheet1！$a：
$g，int(((row()+4)/3)+1)，column())))。
2.再次選中a1單元格，用「填充柄」將上述公式複製到b1至g1單元格中；然後，再同時選中a1至g1單元格區域，用「填充柄」將上述公式複製到a2至g185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調整好行高和列寬後，同時選中a1至g2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按「格式」工具欄「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後出現的邊框列表中，選中「所有框線」選項，為選中的區域新增邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。
4.同時選中a1至g3單元格區域，點選「常用」工具欄上的「格式刷」按鈕，然後按住滑鼠左鍵，自a4拖拉至g186單元格區域，為所有的成績條新增邊框。
按「列印」按鈕，即可將成績條列印出來。
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