1、總則
1.1規範採購流程，科學合理地採購備件，優化庫存備件儲存結構，提高備件的有效利用率，保證備品備件供貨及時，不影響裝置維護工作。
1.2備品、備件庫房由專案部集中管理，以備件的屬性、特點和用途統籌規劃、合理布局。管理的主要任務是做好其接運、檢查和驗收；對庫存進行保管保養；搞好庫區規劃，充分發揮庫房和裝置的利用率；實行儲備資金下庫，搞好庫存結構分析；建立與健全倉庫管理基礎工作，達到資料化、檔案化及計算機管理；搞好安全衛生工作，確保備品、備件和人身安全。
1.3加強備品、備件管理，準確提供庫存物資資訊，及時保證執行、維護、檢修所需，加速物資周轉，提高執行維護質量有著重要作用。
1.4備品備件的質量和效能要求與原裝置一致，一般情況下，必須選擇與原裝置同品牌同型號的備品備件，由於裝置停產，公升級等原因導致無法獲得原型號的備品備件，專案部需及時向業主部門提出代用或公升級方案，按業主部門審批後的代用方案實施。
1.5接受業主部門對備品備件儲備情況的和倉儲情況進行檢查，並按業主部門的要求改進和完善備品備件的儲備和倉儲管理工作。每月向業主部門報送備品備件庫存明細和備品備件出庫流水單。
1.6業主部門有權對專案部庫存的備品備件進行全域性範圍的統籌調撥。
2、目的
為加強備品、備件集中統一管理，做好儲備工作，以保證裝置的正常維修和檢修計畫順利進行，特制訂本備品、備件管理制度。本制度明確了備品備件從申報、採購、入庫、保管到發放領用的制度及管理職責，對備品備件的申報、採購、收、發、存進行控制。
3、適用範圍
本規定適用於專案部維護、檢測、試驗裝置備品備件及工裝易損件的管理活動。
4、術語及定義
4.1裝置備件：為了裝置維護保養工作的順利進行，在裝置出現故障時縮短故障的修復時間而備用的配件。
4.2待修件：不能正常工作但能通過修復再使用的配件。
4.3報廢件：不能工作且無法修復或維修費用接近甚至高於購買該件的成本的配件。
4.4工裝易損件：在工裝使用週期內，需要多次更換的零件或部件。
5、備品備件的採購
5.1選擇**商
5.1.1在做採購計畫後，選擇合格的**商進行詢價，議價，由專案負責人審核；
5.1.2凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，專案部應事先選定廠商，議定長期****，呈准後通知採購部門依需要提出請購。
5.2**調查
5.2.1已核定之物料，專案部必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據；
5.2.2專案部各有關部門，均有義務協助提供**資訊，以利比價參考；
5.2.3已核定之物料採購單價如需**或降低，應附上書面之原因說明；
5.2.4採購數量或頻率有明顯增加時，應要求**商適當降低單價；
5.2.5專案部應隨時掌握市場價的浮動資料，以利於更好的把握市場。
5.3詢價、比價和議價
5.3.1根據採購物料的品種、規格、標準、數量、和交付期的不同，採購人員應選擇至少三家符合採購條件的供貨商作為詢價物件；
5.3.2採購人員根據過去採購的情況，市場變化情況，以及專案成本預算等情況，確定採購目標**；
5.3.3在得到**商的**資訊後，採購人員對**商的**條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證**商可以提供的物料符合專案實際的採購要求，並對**商所報的**、交付期、售後服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的**商；
5.3.4**商提供**之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，採購人員應,送申報部門確認；
5.3.5專用材料或用品，專案部應會同使用部門共同詢價與議價；
5.3.6對於廠商的**資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以**等聯絡方式向廠商議價。在規定的許可權範圍內，採購人員應與**商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；
5.3.7對重大的物資採購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少於兩人。有關**、選型及其他技術、商務談判，要求有兩人以上參加。
5.4簽訂採購單
在採購作業所需的全部條款與**商達成一致後，採購人員需填寫正式的採購單，合同需要列明至少下列條款：
⑴**商資料：包括名稱、位址、聯絡人、****；採購物料的詳細描述，包括品名、型號、規格等，如有超出標的的特殊要求需特別註明；
⑵訂單所採購的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數；
⑶**：單價，合計價、合同總額，定金或預付款；
⑷交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量；
⑸付款方式；
⑹所需的質量證明資料（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等）；
⑺質量保證條款：發生質量問題時進行退換或其他處理方法。
5.5訂貨合同
長期定貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。應與承售商定買賣合同書一式四份，第乙份正本存採購部門，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯送會計部門供整理定金或付款用。
5.6緊急訂貨
專案部接到運維班組以**聯絡的緊急採購部件，應立即進行詢價、議價，接到請購單後，按採購程式明確專人迅速辦理。
5.7進度控制及事務聯絡
5.7.1專案部將採購過程分為請購、詢價、訂貨、交貨四個階段來控制採購作業進度；
5.7.2採購人員為能按照進度完成作業，應填製「進度異常反應單」， 並註明「異常原因」及「預定完成日期」，經呈主管核示後轉送專案部，依請專案部意見擬定對策處理。
5.8採購作業方式
5.8.1除一般採購作業方式外，專案部可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：
⑴集中計畫採購：凡具有共同性的材料，須以集中計畫辦理採購較為有利者，可核定材料專案，通知各申報部門依計畫提出申報，採購部門定期集中辦理採購；
⑵長期**採購:凡經常使用且使用較大宗的材料，專案部應事先選定廠商，議定長期****，呈准後通知各申報部門依需要提出申報。
6、驗收入庫
6.1入庫前應依據裝置《採購計畫審批表》和《發貨單》認真清點所要入庫的備品備件的數量，並檢查好備品備件的規格、型號、質量（合格證），做到數量、規格、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，並在送貨單上簽字，如發現不符時，應做好紀錄，等待相關技術人員驗收相符後再入庫。
6.2保管員在備品備件進庫時，根據採購計畫審批表的審核憑證，現場交接接收，必須按所購物品條款內容、物品質量標準，對備品備件庫的備件進行檢查驗收，並做好入庫登記，即《備品備件入庫單》。
6.3保管員要嚴格檢查備品備件的合格證，質量的定性，是否符合運維所需的備品備件的技術要求。
6.4物品驗收合格後，應及時入庫擺放於指定位置。
6.5做到帳、卡、物相符合。
6.6易燃、易爆，易生鏽、易腐蝕的備品備件要單獨存放，並定期檢查。
6.7精密、易碎及貴重物資要輕拿輕放．嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善儲存。
6.8做好防火、防盜、防鏽、防凍、防塵工作。
6.9倉庫經常開窗通風，保持庫房內整潔。
7、出庫程式
7.1備件出庫應填寫出庫審批單，並由專案負責人簽字審批。保管人員要做好記錄，領用人簽字。
7.2物件出庫實行「先進先出、推陳出新」的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變質的先出。
7.3本著「厲行節約，杜絕浪費」的原則發放物品，做到專物專用。
7.4對於相關部位專用備品備件的領用必須要有專案負責人、技術負責人簽字後方可領取。
7.5領用人不得進入庫房，防止出現差錯，根據領料單，由庫管員進入庫房查詢領用的相關備品備件。
7.6庫管員要做好出庫登記，並定期向部門主管做出入庫報告。
8、退庫
8.1領出備品備件後出現用料變更或剩餘時，允許退庫。
8.2退庫時要辦理退庫手續，退庫需說明原因，並註明規格型號、數量和工號。退料需經領用部門領導簽字。
8.3退庫物料須進行必要的質檢或經測試合格後，效能、外觀均不影響使用、表面不得有油汙、所有資料齊全方可退庫。
8.4庫管員憑退庫單及質檢合格證將退庫物料重新登記上帳
9、存放
9.1備品備件儲存要統一規劃、合理布局、分類保管、編號定位，備品備件儲存要做到「四號定位」（庫號、架號、層或排號、位號四者統一編號）、「五五擺放」（各種備品備件按品種、規格、形狀和貯存要求，一五一十地擺放）、「三清」（數量清、材質清、規格清）、「二齊」（庫容整齊，物資擺放整齊），按備品備件保管技術要求進行通風、清洗、乾燥、定期塗油或重新包裝。
9.2備品備件要考慮先進先出，收發貨快速及時方便，並留有最低庫存，達到最低庫存時，應及時採購。
9.3對於庫房內的備品備件，未經上級主管領導審核批准，一律不准擅自借出。
9.4實行庫存備品備件臺帳制度，庫管員每日憑出入庫列印單編報房庫**表，並將所有庫存物資資訊錄入電腦系統，形成電子倉庫庫存備品備件臺帳。庫存備品備件臺帳必須在備品備件出入庫後24小時內按規定專案填寫，做到日清月結，憑單入帳不跨日，不准無據調帳。
9.5庫存備品備件應於每半年和每年年終時盤點，發現損壞、貶值、報廢、盤多、盤少應分析原因，明確責任，並形成報表遞交主管領導，經主管領導審批後進行帳面調整。
9.6庫房要嚴格執行保衛制度，禁止非本庫人員擅自出入庫，建立和健全出入庫登記制度。
9.7庫房嚴禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業須經主管領導審核批准，需開具動火證方可進行明火作業。
9.8經常檢查電燈、電線、電閘、消防等設施器具，發現故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。做好各種防患工作，確保備品備件的安全保管。
預防內容包括：防火、防盜、防鏽、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。
9.9庫管員應對庫存備品備件進行定期（每月）檢查，並作好檢查記錄。對變質、霉爛、損壞的物資，應及時隔離等待處理。
9.10在庫房倒運備品備件時，要根據備品備件特性及大小、輕重不同使用搬運工具，以避免碰撞損壞。
10、庫區的安全及紀律
10.1庫房工作人員要加強安全意識，增強工作責任感，庫房要有必要的安全設施、滅火裝置，安全通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸露，以利防火、防盜等。
備品備件管理制度
陽煤鋁廠備件管理制度 第一章總則 第一條為了進一步加強氧化鋁系統備件的管理，實現備件合理儲備 科學使用的管理目標，結合陽煤鋁廠實際，特制定本制度。第二條本制度適用於陽煤氧化鋁廠各車間在生產中所需的備件的計畫 領用 倉儲和使用等相關活動。第三條裝置部是全廠備件的歸口管理機構，全面負責備件的各項管理及考...
備品 備件管理制度
一 主題內容與使用範圍 本標準規定了裝置備品的驗收 保管 出庫等倉庫的管理 本標準使用於公司備品倉庫的管理 二 總則 1 倉庫是儲存和保管備品的場所，是企業物資室管理的重要組成部分，是保證生產 建設 科研任務順利進行的基礎。2 加強備品配件管理，對於提供庫存物資資訊，即使保證生產 建設 科研所需，加...
備品備件管理制度
1 為了規範備品備件管理工作，確保各類備品備件能達到正常生產及事故搶修的要求，特制定本制度。2 本制度規定了備品備件範圍 備品工作責職分工 備品儲備定額 備品的驗收鑑定 備品的保管保養 備品配件的報廢。3 備品備件管理要堅持厲行節約的原則，保持備品備件的儲備在合理水平，堅持修舊利廢，有效提高備品的修...