知識管理制度是促進知識生產、共享、應用和創新的高效有序運轉的知識流程，其核心是知識的分享和學習。它包括知識獲取制度、知識儲存制度、日常維護制度及知識考核與激勵制度。
知識獲取指的是將已挖掘和沉澱出來的知識收集放入到知識文件庫中，明確哪些內容應該放入知識文件庫，保證知識庫內容的嚴肅性。不同**的知識有獨立的獲取方式，一般情況下，內部顯性知識獲取需依靠我院日常運作制度來完成，每個員工在工作中產生的文件都作為知識文件庫的**，員工應主動存放。對於外部顯性知識，大量外部的知識或資訊可以在知識論壇中沉澱下來，然後獲取到院的知識庫裡。
對於內部的隱性知識獲取，則重點是通過隱性知識梳理、知識論壇及召開交流會等形式挖掘員工的隱性知識。對於外部的隱性知識，例如我院許多的專業所都與外部機構進行交流，未來可以將交流學習的結果系統的梳理並放置在院的知識管理系統平台上。
從知識管理建設的第一階段目標來看，目前有二大類的內容可以放入知識文件庫中：外部知識和內部知識。相應的有一些制度上的要求：
外部知識採集
對外的重要技術、商務溝通要形成會議紀要或備忘錄，並存入知識庫中。
對外的重要工作訪問、考察、學習，要由參與人員形成總結或備忘錄，並存入知識庫中。
從外部收集的各種重要資料、情報，應及時整理並存入知識庫中。
各種重要的外部**的紙面檔案、資料，應由專人掃瞄成為文字文件或**文件，並存入知識庫中。
內部知識採集
每個員工在工作中，需遵循研究院日常運作制度，將產生的工作文件都作為知識文件庫的**，應主動存放，自己的文件自己負責。
任何內部正式會議、或非正式但重要的內部討論溝通，要指定專人形成會議紀要或備忘錄並存入知識庫中。
各部門/專業所應及時總結工作中的經驗或教訓，形成案例，並存入知識庫中。
各部門/專業所日常工作中形成的重要計畫、總結、報告、報表等要指定專人定期整理，並存入知識庫中。
院制定的管理制度、行為規範、作業流程等要定期更新到知識庫中。
知識管理員（設定在知識管理執行團隊中的崗位）每週至少一次從各部門/專業所的知識論壇轉移精華帖子到知識庫。
上述未列明但符合研究院知識管理要求的文件資料，應根據研究院要求及時存入知識庫中。
知識儲存制度說明的是儲存文件這個動作應該遵循哪些要求。研究院知識儲存要求如下：
上傳職責
我院全體員工都有上傳文件的義務，每人負責上傳自己工作產生的文件。由部門主任/專業所所長定期（建議每週）或不定期（隨時）對本部門所上傳的文件進行檢查，對未及時上傳文件的員工進行提醒和催促。
文件要求
系統使用初期可以先將顯性化的文件上傳至知識庫，隨著員工逐步加深對知識管理的理解並熟練使用系統後，結合隱性知識挖掘工具與引導激勵措施，促使員工逐步把個人經驗和技能等**知識顯性化並上傳至知識庫中共享。
目錄與屬性
儲存文件時要求根據文件內容選擇相應的目錄，並要求根據文件內容填寫或選擇相應的文件屬性。
文件命名
儲存文件時要求參照《文件命名規範》填寫文件標題。
日常維護工作主要包括文件維護、知識地圖維護和文件管理系統維護。
文件維護
文件維護是對我院的文件等進行增加、修改、刪除、整理等維護操作，從而保證文件命名規範、存放目錄合理、屬性設定準確。
文件的維護主要由專兼職文件管理人員負責。
知識地圖維護
文件管理系統中會按照不同維度，陸續建設一些知識地圖，比如按專案、按產品、按競爭對手等建立相應的知識地圖。
知識地圖的資訊需要持續的維護從而保證資訊的及時性、可用性。
建議對知識地圖至少每3個月更新一次，其中對內容更新較快的專案類的知識地圖，要求至少每月更新一次。
知識地圖的維護主要由專兼職文件管理人員負責。
文件管理系統維護
包括知識庫目錄結構、文件屬性、系統使用者等的管理和維護。
文件管理系統的維護首先由相應的部門提出需求，經過院審批流程批准後，方可由指定的系統管理員進行操作。
推動我院內部的知識共享和主動學習，是知識管理的核心。根據我院現階段的實際情況，在知識分享與學習採取以下制度予以推進：
（一）新員工導師制度
新員工導師執行制度
每位進行研究院的員工，應該由其部門主管指派導師，並制定專業高階學習計畫，在未來的2-3年裡按計畫執行，導師提供直接的輔導與幫助。具體包括以下步驟：
（1）選擇安排導師
新員工到公司報到開始上班後，應由其所在部門負責人安排一位資深員工作為導師。
（2）制定重點學習計畫
新員工應立即與導師溝通，共同制定每半年的專業高階學習計畫。每半年按照預定的計畫進行學習。半年結束後相互評估並制定下個半年的學習計畫。同時學員每半年提交乙份工作學習小結。
受導者的直線上司是在高階計畫實施的過程中應始終對高階計畫實施及相關的任務負責。如不斷的檢查確認受導者對指導過程的滿意程度，並不斷做出適當的調整；對導師給予充分的支援和激勵；從組織其他方面獲得支援以協助培訓計畫的順利進行。
（3）期滿總結匯報
專業學習期滿後，新員工進行總結匯報，整理學習結果，並成文發布到知識庫。
圖1確導師和新員工相應的權利和義務如下表：
表1基於新員工導師制的知識激勵制度
新員工導師制作為院技術骨幹評選的必備條件。
在專業期學習過程中取得重大成果的新員工，其本人和指導的導師將獲得獎勵。
（二）知識論壇
知識論壇執行制度
知識論壇是乙個非常好的挖掘沉澱隱性知識的場所。所有的員工都可以到知識論壇裡找到感興趣的主題或自行發起主題進行討論。員工在知識論壇裡有唯一的身份標識。
研究院整個知識論壇運作基於知識貨幣體制，即在整個社群裡面，許多項的動作都會被定義好能得多少個知識貨幣，最後對每位員工的知識貨幣數量進行考核，並有針對知識貨幣的專項獎勵。
知識論壇裡的全部活動的分值定義如下：
表2每位員工的知識貨幣都有兩個指標，乙個是他的總知識貨幣收入額，另乙個是目前剩餘的知識貨幣額。根據知識貨幣收入總額進行排序，每10%的人為一檔，會把所有員工分為十級，作為在社群裡稱謂頭銜的參考。
除了上述各項動作的分數定義外，社群的日常運作還需要有管理者來維護、管理。知識管理的執行部門負有管理知識論壇的責任，其他各個版面的版主可以自由報名，由知識管理執行部門審定批准。總版主及各版主的職責是：
總版主職責：
監督版主的行為；
負責處理有爭議的版主行為；
組織版主研討會；
版主職責：
維護版面內秩序；
及時、公正的處理精華帖；
刪除冗餘、不合適的發言（刪帖時需要填寫刪帖理由）；
能夠組織版面內的成員展開積極討論。
知識論壇每月舉辦一次**大討論，由院知識管理執行部門制定計畫，包括：議題，具體問題（3個以上），建議參與部門，建議參與專家。由院知識管理執行部門確定時間，確認參與專家。
討論會當天，在研究院內部郵件系統發布通知，並再次提醒參與人員。討論開始前在社群中開闢相關的**討論版面。討論結束後由院知識管理執行部門人員和專家共同評定1-2名積極參與獎。
基於知識論壇的知識激勵制度
結合當年論壇及個人在論壇的表現，具體會有如下單獨獎項：
（1）最佳知識共享部門
評選標準：由知識管理執行部門在社群的知識共享情況確定。
（2）最佳原創文章獎
評選標準：
獲獎原創文章數由知識管理委員會確定
系統自動按評分高低提取獲獎文章數15%的原創文章
在這些文章中組織相關專家進行篩選，最終確定入選文章
（3）最佳專業論壇獎
評選標準：由知識管理執行部門根據論壇綜合發展情況確定。
（4）知識貢獻傑出員工：
評獎方式：
獲獎員工數量由知識管理委員會確定；
按當年獲取的知識貨幣排序，確定入選人員。
（三）其他輔助性知識共享推動措施
專家講壇
知識管理執行部門定期向員工蒐集員工的知識需求(可以通過網上調研的方式進行)，主要是希望核心技術人員傳授的一些經驗，彙總以後總結出幾個主題，然後安排相關人員做面向全院的講座，目的能夠傳承高階技術人員的隱性知識並推動知識共享。
1）每年不定期邀請國內外各大高校、知名機構有影響力的、權威的導師舉辦面向全院的專家講壇；（每季一次）
2）每年不定期邀請各級技術專家及技術骨幹舉辦面向全院的專家講壇。（每月一次）
星火燎原計畫
每年會由院領導和人力資源部選擇有潛力的重點培養物件，集中在一起進行一次為期3-5天的「新秀培訓班」的培訓活動，由資深專家進行授課。授課方式是多種多樣的，可以是直接講課，也可以組織研討，還可以直接帶著學員到外面的參觀學習。
新秀培訓班結束後，每位受訓成員要總結寫出這幾天培訓所得到的最精華的知識，並在部門內部對其他員工進行主題演講，向更多員工傳播他們所獲得的經驗和知識。
知識管理執行部門應對表現優秀的受訓成員給予獎勵，
部門技術交流會
每個部門每年開展1-2次部門自主的研討會，可以邀請其他部門共同參與。各部門負責人組織部門內的員工參加自主研討活動，鼓勵員工把自己的專業特長方面的東西或是專案中的一些體會總結出來做成演示文件，然後在研討活動中向同事們進行講授，大家共同分享經驗和體會。
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