時間：xx年xx月xx日
第一條主管部門
本公司所有外來文書，都由總務部文秘室統一接受。第二條處理方法
文秘室按下列規定處理所到達的文書：1．把公司文書與私人文書區分開來。
2．由文秘室直接開啟送達的公司文書，並在文書的空白處加蓋收發印章，註明收發日期。
3．對於送達各部門且不能開啟的，估計涉及內容與事項重要的文書，以及絕密文書，只需在封面上加蓋文秘室收發印章，註明收發日期。
第三條登記
凡符合下列規定的文書，都必須做好登記。
1．在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文書，或者夾帶重要物品的文書。
2．專人傳遞送達的文書，
3．標有「絕密」或「親啟」字樣的文書。第四條電報、快遞文書
文秘室必須優先處理電報、特快專遞類文書，不得拖延。第五條公休日到達的文書
凡下班後、或者缺席工作時間以外到達的文書，一律由值班留守人員接收，於此後第乙個工作日早晨移交文秘室。
第六條分發
時間：xx年xx月xx日
文書的分發按下列要點進行：
1．寫給各部門的文書，經登記後直接分發給各部門的主管。2．重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人不在的情況下，囑託部門主管轉交。領取文書者必須在登記簿上簽名蓋章。
3．文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中。4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由**者領取），在必要情況下，讓領取者在登記簿上簽名蓋章。
第七條回覆
各部門在接到文書時，應給文秘室乙個回覆，表示那些需要回覆的文書已經收到。
第八條退回
分送給各部門的文書，如果出現差錯，或不是所在部門接收的文書，應直接退回文秘室，再由文秘室處理。
第九條電報**記錄
收到電報後在「文書登記簿」上做好登記，接到**後填寫「**記錄傳票」。但普通的**不必記錄。
物料收發作業指導書
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