為系統、完整地管理公司安全標準化管理體系相關檔案，合理使用檔案資源，特製本制度。
適用於公司安全標準化管理體系所涉及的檔案管理。
3.1安全生產領導小組辦公室職責
3.1.1安全生產領導小組辦公室是安全標準化管理體系檔案管理的主管職能部門。
3.1.2負責監督和執行公司安全標準化管理體系有關檔案管理工作的各項規定。
3.1.3做好安全標準化管理體系檔案的收集、整理、立卷、保管、鑑定、統計和利用等各項工作。
3.1.4定期進行安全標準化管理體系檔案清理工作，核對帳物及庫存盤案的統計工作。
3.1.5對公司各部門安全標準化管理體系檔案的日常管理情況進行檢查。
3.2公司各科室、車間職責
3.2.1公司安全標準化範圍內的各部門、車間是本單位安全標準化管理體系相關檔案管理的直接責任單位；各單位負責人負責監督、檢查檔案和資料、檔案的管理工作。
3.2.2負責執行公司有關檔案管理工作的各項規定。
3.2.3負責本單位專業檔案、技術檔案、圖紙或檔案等的收集、整理、歸檔工作。
4.1安全標準化管理體系檔案定義
安全標準化管理體系檔案是指安全標準化活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
4.2安全標準化管理體系檔案定義
安全標準化管理體系檔案是指各單位在安全標準化活動中形成的公文、信件等，包括：管理制度、規章、通知、請示、報告等。
4.3安全標準化管理體系資料定義
安全標準化管理體系資料是指各單位在安全標準化活動中從公司以外收集的可提供參考的文字資料，包括各種圖表、**、技術資料等。
5.1檔案人員的職業素質和職業道德
5.1.1檔案人員的職業素質要求
檔案管理人員需熟悉相關檔案法規、檔案術語、熟練掌握本行業、本部門的專業知識，並能熟練操作計算機，除此之外，檔案管理人員還應注意培養：資訊意識能力、利用先進手段能力、工作協調能力。
5.1.2檔案人員的職業道德要求
檔案管理人員應忠於職守和熱愛檔案工作、遵守國家相關檔案法律和其他法律規定，嚴守公司機密，具有全心全意為公司服務的精神，不僅要維護檔案的完整性與安全性，同時也要維護檔案的真實性和可靠性，保持嚴謹的工作作風，發揚開拓進取創新精神。
5.2安全標準化管理體系檔案的收集
5.2.1安全標準化管理體系檔案的歸檔範圍
需歸檔的安全標準化管理體系檔案包括公司在安全標準化活動中直接形成的對國家、社會和本公司具有儲存價值的各類文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
5.2.2安全標準化管理體系檔案不歸檔範圍：
包括重份檔案、無查證利用價值的事務性、臨時性檔案；僅供參閱、徵求意見、不需要辦理檔案；未經領導審批或會議討論通過的、未定稿檔案；未生效檔案；一般檔案的歷次修改稿。
5.2.3安全標準化管理體系檔案的收集原則
（1）全面性原則
從社會和公司的整體利益出發，全面把握構成檔案價值的各方面因素，從檔案的內部特徵和外部特徵全面審視衡量檔案對公司和社會的作用。
（2）檔案應具有憑證、參考、正面或反面、內容或外表形式等作用。
（3）檔案的收集要具有聯絡性，需要保持檔案之間，各個案卷之間，卷宗之間的聯絡性。
（4）發展性原則
用發展的觀點對檔案進行分析收集，既要考慮檔案的當前的現實作用，又要**檔案的長遠歷史意義。
5.2.4安全標準化管理體系檔案編號管理
安全標準化管理體系檔案編號統一由檔案室分類編制。
5.2.5各部門須明確人員對檔案進行收集、整理、鑑別。
5.2.6凡本公司發出的安全公文一律由公司安全生產領導小組辦公室科統一收集管理。
5.3安全標準化管理體系檔案移交與統計管理
5.3.1接收安全標準化管理體系檔案資料時，移交部門或個人要簽寫歸檔目錄和入庫單，交接雙方簽字留存備查。
5.3.2接收的安全標準化管理體系檔案資料要及時登入、建立索引、建檔管理。
5.3.3對移出或銷毀的安全標準化管理體系檔案資料應及時登出，並註明原因和去向。
5.4安全標準化管理體系檔案鑑定與銷毀管理
5.4.1安全標準化管理體系檔案的保管期限
（1）以下檔案需永久儲存
包括安全標準化管理手冊及相關支援性檔案、會議記錄、**機關核准檔案、專案外部考評資料、其他經核定須儲存的檔案。
（2）以下檔案需長期儲存（10-50年左右）
包括計畫資料、其它經核定儲存10年的文書。
（3）以下檔案需短期儲存（1-5年）
期滿或解除之和約，結案後無長期儲存必要者，其他經審核儲存5年的文書。
5.4.2根據各類檔案材料保管期限，檔案管理人員應定期對檔案資料進行鑑定，進一步正確區分檔案價值，並將已失去儲存價值的檔案，剔出處理。
5.4.3檔案鑑定應本著「儲存從寬、銷毀從嚴」的原則進行，對鑑定剔出銷毀的檔案資料進行登記造冊，報送安全生產領導小組辦公室主任批准後方可銷毀。
銷毀檔案資料時應指定兩名人員監銷，並在銷毀冊上簽字，銷毀註冊應歸檔儲存。
5.5電子檔案管理
5.5.1安全標準化管理體系檔案歸檔範圍
（1）文字檔案歸檔範圍
包括重要檔案正式定稿的電子文件、各類重大協議、合同電子文件等。
（2）**檔案：包括具有儲存價值和重大意義的計算機的圖紙和**、影象等。
（3）資料檔案、包括具有儲存價值重要資料材料。
5.5.2安全標準化管理體系檔案檔案需歸檔辦法
公司各部門、車間必須依據「5.5.1電子歸檔範圍」，對本單位一年內形成的檔案、資料、資料儲存於指定計算機，檔案室對每一專案燒錄成cd-r、***光碟存檔。
5.5.3歸檔要求
（1）歸檔電子文件必須真實有效、文字檔案應以最後定稿歸檔。
（2）歸檔電子檔案必須完整、準確、系統、安全、視聽正常、無病毒、無機械損傷。
（3）歸檔電子檔案必須按照統一要求轉換為標準的檔案格式、保證日後能夠順利讀出。確需採用專用（非通用）格式的，應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。無法實現轉換在存檔檔案時必須附上專業軟體程式。
5.5.4歸檔模式
（1）各部門移交公司檔案室的電子檔案必須經過演示和檢測，保證其內容與檔案相一致和利用方便。
（2）儲存期限，根據內容的重要性，分為永久儲存、長期儲存和短期儲存三類.
（3）禁止重複歸檔、杜絕資訊垃圾，各部門移交公司檔案室的電子檔案須一式兩份、乙份封存乙份供使用。
（4）檔案形成部門應對歸檔電子檔案編制歸檔說明，需要簡要說明光碟中儲存檔案內容，執行的軟硬體環境，版本號，檔案的完整性和準確性。歸檔說明可兼作移交清單，一式兩份，移交部門和檔案室雙方簽字後各自儲存乙份備案。
（5）電子文件檔案儲存採用「雙套制」，即在紙質檔案的卷內目錄、備考表等內註明相應電子檔案的存放位址，編號等資訊，在電子檔案後標上相應紙質檔案的排號、櫃號、目錄號等資訊，當檔案的著錄、編號、櫃號、或內容等更改時，電子檔案也應與紙質檔案保持一致。並填寫《檔案檔案存放位置索引》
（6）檔案室每年對歸檔的電子檔案進行一次檢查，每隔二年對電子檔案進行一次拷貝。
5.6安全標準化管理體系相關檔案的查（借）閱管理
5.6.1公司各部門到檔案室借閱業務範圍以內的檔案時，填寫《檔案借閱登記表》，經檔案室負責人簽字後即可借閱。
5.6.2相關方來本公司查閱檔案，須經安全生產領導小組辦公室主任同意方可進行。
5.6.3借閱時間不超過七天，到期仍需使用時必須辦理續借手續。
5.6.4需影印、翻印、摘抄一般卷內檔案內容時，須在《檔案借閱登記表》上登記並寫明利用目的。
需要影印、翻印、摘抄卷內秘密以上檔案材料內容時，須經安全生產領導小組辦公室主任簽字認可。
5.7安全標準化管理體系相關檔案的保管規定
5.7.1嚴禁在檔案室內吸菸，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內暢通無阻，必須配備適用的滅火器材，對室內照明線路定期檢查，發現問題及時搶修，防止短路引**災。
5.7.2檔案管理人員外出時注意門窗落鎖，安全保密，非檔案室管理人員，未經批准不得進入。
5.7.3嚴格控制溫度，檔案室溫度、濕度適中。防止強光的照射、特別是紫外線的直接照射，保持室內的通風和清潔，適時清除設施上的積塵。
安全管理制度安全標準化檔案
企業安全管理制度 安全標準化檔案 2012 1 16 安全生產責任制 第一章總則 第一條 根據 中華人民共和國安全生產法 山東省安全生產監督管理規定 山東省安全生產條例 和 化工企業安全管理制度 等相關法律 法規，為保證員工在生產過程中的生命安全和身體健康，保護公司財產，促進公司安全健康快速發展，特...
標準化管理體系框圖
注 體系分三個層次 第一層次為管理手冊，主要包括管理手冊和程式檔案 第二層次為管理制度，主要包括公司管理制度 涉及全公司的綜合性管理辦法 規定等 和專案部管理制度 專項管理制度和管理辦法 第三層次為管理標準 也可稱為作業指導書 主要包括人員配備標準 崗位標準 工作標準 標識標準 工作流程 實施流程 ...
檔案和標準化管理制度
1.目的 通過對公司檔案資料的有效控制，確保工作現場使用唯一有效的檔案資料，並形成統一規範的編寫格式及處理程式。2 適用範圍 本制度適用於公司所有公務文書 檔案和資料的管理 3 術語和定義 3 1 公文 指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括 決定 決議 通知 通報 報告 請示 批覆 函 電報 ...