杭州照明電器****企業標準
sy/xz0207
檔案編寫管理標準
（a版）
2023年7月30日發布 2023年8月1日實施
杭州照明電器****發布
為統一檔案格式，規範檔案編寫，特制訂本標準。
1. 範圍
本標準規定了檔案編寫部門的管理職責，以及不同種類檔案的格式、內容結構、編號方法和排版要求。
本標準適用於杭州三元照明電器****。
2. 引用標準
無3. 定義
3.1 管理標準：是規定公司某項生產經營活動如何進行管理的檔案。
4. 管理職責
4.1 行政部是檔案編寫的歸口管理部門，負責：
4.1.1 檔案編寫的總體策劃。
4.1.2 對各類檔案的編寫情況進行指導、檢查和管理。
4.2 各部門根據本部門職責，負責起草或修訂本部門歸口的檔案。
5. 管理內容與要求
5.1 檔案的種類
本公司檔案包括管理檔案、各類技術性檔案，作業指導書，三類。
5.2 編寫原則
各類檔案在編寫時，應符合以下原則：
5.2.1 符合國家、地方有關法律、法規，與有關標準、規範相協調；
5.2.2 與公司總體生產、經營、管理方針和目標相適應；
5.2.3 職責明確，許可權得當，處理好各種介面關係，避免職責重複、不清和空缺，合理安排上下級工作分工；
5.2.4 注重檔案的繼承性，編制制度時須參考原有檔案和其它相關檔案；
5.2.5 吸收同行業或其他公司的實踐經驗和管理方法；
5.2.6 對任何一項活動只能規定唯一的程式；
5.2.7 可操作性強，確保在具體工作中能完全做到並便於檢查、監督；
5.2.8 內容應詳實，文字表述要嚴謹、規範；
5.2.9 編寫前應進行充分調研，編寫過程應充分考慮各方面意見，對內容特別關鍵、牽涉敏感性問題的制度要廣泛徵求意見，逐字逐句反覆修改；
5.2.10 格式符合本標準規定要求。
5.3 寫作要求
5.3.1 用語
為使公司檔案的編寫標準化、規範化、制度化，檔案在編寫時用語應準確、並保持一貫性，避免任何可能引起的歧義。措辭要簡潔、避免出現空話、套話，要精簡用字，反覆推敲每句話、每個字，刪除每乙個可有可無的字。同時在編寫時應符合以下要求：
5.3.1.1 術語/定義
盡量使用大家公認的或有標準定義的片語和術語，以精簡文字。術語的使用要規範、統一。
5.3.1.2 縮略語
同一片語在檔案中多次出現時，提倡使用縮略語。第一次使用縮略語應給出完整的詞.
5.3.1.3 數字
檔案**現的數字應使用阿拉伯數字，但序數詞和約定俗成的用法除外，數字的千位及百萬位後加逗號，其餘類推。
5.3.1.4 程度
檔案中，對程度的表述應採用下述形式：較快、快、很快、特別快；較差、差、很差、特別差；較勤奮、勤奮、很勤奮、特別勤奮。避免使用「偏差」、「偏好」、「尚可」、「基本上」、「原則上」等詞語。
5.3.1.5 單位
各類計量單位，一律採用國家頒布的法定計量單位，但約定俗成的單位除外。
5.3.1.6 範圍
對表示範圍要精簡而明確。示例：
5.3.2 層次
5.3.2.1 檔案按其邏輯結構，一般以條、款、項劃分層次：
a、 條是檔案中最基本的組成部分。每一條一般應有乙個小標題，直接放在編號之後，並單獨成一行，與前面的正文分開；
b、 款是條有編號的細分單元。款一般不設標題，如果有則和其編號一起單列一行；
c、 項是款有編號的細分單元，項不設標題。應避免檔案層次的過度細分，少用項編號。同層次內關係密切的內容用分句編排。
5.3.2.2 條款項號
檔案的條款項號用半形阿拉伯數字多級編號(1/1.1/1.1.
1/......)，同一主題內容最多使用四層，若多於四層，則以小寫英文本母按順序表示（a、b、c...... ）。
多於五層時，由編寫者視具體情況採用合適符號標明第五層及以後的各層層次關係
5.3.3 標題
檔案標題的使用應滿足下列要求：
檔案標題應簡明、確切地反映主題，並能明確地與類似檔案相區別；相關檔案的標題應避免使用近似詞，形式和詞義要突出個性；標題措辭應特別精煉，不涉及次要的細節，盡可能省掉每乙個不必要的字，越常用、越重要的檔案，標題字數應越少；盡量使用小標題。檔案標題和小標題應能幫助讀者迅速找到所需的內容；除必須引用其它檔案外，標題一般不加書名號和其它標點符號。
5.4 字型
5.4.1 檔案標題統一用宋體3 號粗體字。
5.4.2 正文用宋體小4 號字。
5.4.3 對於術語、字數少又需醒目的通知等，標題可以用黑體2號字，正文使用宋體3號字等相應字型。
5.4.4 不得擅用其它字型，不得亂加修飾。專門設計的特殊用途檔案、向公司外發
的檔案、部分公司內部資訊網上發布的檔案可不受本規定約束。
5.5 排版
5.5.1 檔案頁面設定一律為a4紙。
5.5.2 檔案標題在規定位置居中均布，標題一般不超過8個字。
5.5.3 無特殊情況檔案排版應為橫向排列。
5.5.4 需裝訂成冊的檔案，其排版要求為：
每行37個字，每頁28行。頁邊距：上下為2.
6cm，左邊為2.7cm，右邊為2.0cm。
通知、圖表等檔案內部檔案，以及對外檔案可不受本規定約束。
5.5.5 檔案列印應使用word格式，**類檔案可以用word、excel或其它製表軟體格式，但是所用字型和字型大小應滿足要求。
5.6 **
5.6.1 表題
如果使用表題，應放在表的上面居中編排。
5.6.2 字型
檔案中的**字型同正文，如因其它原因，可適當將字型大小放大或縮小，但最大不能大於2號字，最小不能小於5號字。
5.6.3 編號
檔案中所使用**的編號方法如下：
5.6.3.1 直接出現的**
a、**用從1開始的阿拉伯數字編號。正文中採用：表1 、表2 、表3 等。
b、也可以不用編號，直接把**放在正文中適當位置，並引出。如：「考核標準見下表」、「按下錶規定的標準進行考核」。
5.6.3.2 文中引用的**
編號按本標準5.8.4條執行。
5.6.4 紙幅大小
根據實際情況確定，但應適合填寫、印製、裝訂和儲存等方面的要求。
5.6.5 表的接排
如果表的長度超過一頁，應在表的每頁重複表的編號，並在編號後註明「續」或「完」，示例：「表1(續)」，在表未完的各頁中；「表1(完)」，在表的末頁。
5.6.6 編制每乙份**應盡可能設計可選項供填表人選擇。可選項應全面、準確，既能規範填表，又能起到提示作用。
5.7 編號規則
各類檔案及部門編號規則如下：
5.8.2 作業指導書內文編號，如圖2所示：
sy/qg □□ □□□
檔案序號
部門代號
管理標準代號
杭州三元照明電器****代號
圖2 管理標準編號方法示意圖
5.8.3 作業指導書編號，如圖3所示：
sy檔案序號
部門代號
部門**（是部門拼音的前乙個字母的大寫）
杭州三元照明電器****代號
5.8.4記錄**編號，如圖5所示：
sy/xb
**序號
部門代號
記錄代號（x為所屬部門的前位拼音，b為**的前位拼音）
杭州三元照明電器****代號
圖5 記錄**編號方法示意圖
5.8.5 固定資產編號, 如圖6所示：
sy物品序號
記錄代號（第乙個空格：s代表生產 , b代表辦公,y代表儀器
第二個空格：g代表固定資產）
杭州三元照明電器****代號
圖6 固定資產編號方法示意圖
5.8.6 管理檔案編號，如圖7所示：
（□□） 司字第 [□□] 號
檔案序號
年份圖7 檔案編號方法示意圖
5.8.7 通知編號，如圖8所示：
□ sy /tz
檔案序號
部門代號通知
檔案編寫標準
1.範圍 宋體，5號，加粗 適用於工程管理的前期策劃。2.控制目標 全面策劃工程管理的要求，明確工程進度 質量等要求，以便指導專案公司的工程管理。3.職責 3.1 工程技術部 1 組織編制工程管理規劃書 2 組織工程管理質量策劃 3 審核專案公司深化的工程管理計畫 3.2 專案公司 1 參與工程管理...
檔案編寫格式規定
附件 一 版面 一 紙張 a4。二 頁邊距 採用word預設 左右3.17厘公尺，上下2.54厘公尺 三 頁首 頁尾 無 制度型檔案及程式型檔案由綜合辦公室負責新增頁首 頁尾 四 大標題 小二號，黑體，居中。五 檔案編號 位於大標題下，四號，黑體，居中，無括號。六 正文 四號，宋體，單倍行距。七 頁...
檔案及編寫規範
檔案編號 qa01001a 檔案修訂記錄 目錄1.目的4 2.適用範圍4 3.相關權責4 4.名詞定義4 5.作業內容 5.1二 三階檔案編寫格式規範4 5.2 四階表單編寫格式規範5 5.3二 三階檔案編寫架構5 5.4 規範分類編寫格式說明8 6.相關檔案8 7.相關表單8 8.附件8 1.目的...