xx集團檔案管理制度
第一章總則
第一條為了建立健全集團的檔案管理工作，加強對集團檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合集團實際情況，特制定本制度。
第二條集團所有辦公檔案實行分類管理，遵循統一管理、分工協作、規範有序的原則。
第二章企業檔案範圍
第三條集團所有辦公檔案主要包括以下範圍：
（1）證照類檔案：集團營業執照及其他各類證照，註冊資料、年檢資料、工商變更資料、公司章程等；
（2）集團財務檔案：財務審計、會計憑證、財務報表等；
（3）集團人力資源檔案：勞動工資、人力資源檔案、員工花名冊、人力資源相關制度及流程；
（4）業務類檔案：基礎業務合同、客戶申請資料（未簽訂合同）、各業務單元業務相關資料等；
（5）集團法律事務檔案：報請**部門的申請溝通、爭議處理等涉及法律的相關檔案、訴訟仲裁案卷、往來律師函或法務函以及其他非訴類法律事務處理的相關檔案等；
（6）集團行政檔案：行政相關制度及流程、證照、一般商務合作協議、專案方案、通知等；
（7）集團聲像檔案：**檔案：新聞、**，由原版、翻版底片、**、文字說明構成；**檔案：重大公關活動、採訪、內部活動。
第三章檔案管理部門及職責
第四條檔案管理部門主要有：創業人才部、財務管理部、法務支援部、總裁辦公室及相關業務部門。
第五條各檔案管理部門的分工如下：
第六條各檔案管理部門應安排專門的檔案管理人員負責相應的檔案管理，必須保證檔案的完整、安全保密和使用方便。
第四章資料的收集與整理
第七條由各部門指派專人，每週一對其本部門需要歸檔的檔案進行收集，並進行分類、排列、編目。
第八條收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第九條檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索，做到層次分明，便於保管和利用。
第五章歸檔
第十條檔案管理人員應根據歸檔範圍對歸檔檔案進行分類整理、電腦錄入、編號、備份、歸檔和建立索引目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。
第十一條檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並要一定範疇，不能籠統含糊。如：證照類目、制度類目、檔案類目、合同類目、協議類目等。
第十二條檔案分類名稱經確定後，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類名稱及其代表數字編碼，用一定順序依次排列，以便查閱。
第十三條檔案分類名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並標註新舊檔案分類標號，以免混淆。
第十四條紙版檔案與電子檔案編碼應保證一一對應。
第十五條紙版檔案歸檔。檔案管理人員依據檔案的簽約主體、簽約時間、簽約專案、簽約內容等分成若干層次和類別進行分類整理，編制案卷目錄和案內目錄，並判斷是否需要電子歸檔。
第十六條電子檔案歸檔。檔案管理人員依據檔案的簽約主體、簽約時間、簽約專案、簽約內容等分成若干層次進行歸檔整理。
第十七條每年對檔案進行一次清理：清除不必要儲存的材料，並對破損和褪色的材料進行修補的複製。
第十八條檔案管理人員負責對相應檔案進行收集、整理，各部門要積極配合集團的檔案管理工作。
第六章檔案保密規則
第十九條檔案分機密檔案、秘密檔案、一般檔案三類。
（1）機密檔案：如被不應知悉者獲知，會給公司造成特別嚴重經濟損失或特別嚴重不良影響，如：集團的戰略發展規劃、重大專案的決策、整體財務情況以及人力資源檔案等。
（2）秘密檔案：如被不應知悉者獲知，會給公司造成嚴重經濟損失或嚴重不良影響，如集團領導會議的決定、集團年度規劃、總體經營狀況、機構調整和分、子公司和各部門負責人的人事變動等。
（3）一般檔案：除機密檔案和秘密檔案之外的其他檔案。
第二十條檔案的密級劃分及儲存期限（集團可根據實際情況擬訂檔案資料儲存期限的補充規定）：
第二十一條原則上密級檔案只允許在檔案管理人員處查閱，不可帶離；如確需帶離，必須確保其高度的安全性。
第二十二條對已到保密期限的檔案，檔案管理人員要請相關部門領導鑑定解密，並提請公司領導批准。對僅公布前需處於保密狀態的檔案一經公開發布即視為解密。針對解密後的檔案按照上述一般檔案管理辦法進行管理。
第七章檔案借閱與使用
第二十三條借閱手續：
1、因工作需要需借閱密級檔案時，由借閱人申請，經過借閱人所在部門負責人和檔案所在部門負責人審核同意後，方可借閱。如果審核人不在公司，可以由借閱人或經辦人通過微信、手機簡訊等方式申請同意後辦理，待審核人回公司後簽字確認。
2、檔案所在部門負責人應確定可獲知密級檔案內容人員範圍，相應級別、崗位的員工有權調取對應工作職能、職責範圍內相關的密級檔案。
3、借閱人員需要帶離檔案的，應辦理借閱登記手續，並註明借出日期，以備及時催還。
4、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無異後，檔案即歸入檔夾，並註明歸還日期。
5、借閱人須愛護檔案，保持整潔，不得轉借、拆卸、遺失、調換、汙損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，未經批准不得影印和摘抄檔案。
6、借閱人應於規定期限內歸還檔案，並不得私自同意他人查閱。
7、會計檔案一律不准外借。內部調閱應經財務部門負責人同意。外單位因特殊原因需要查閱有關會計檔案時，應持正式公文並經公司領導同意。
查閱會計檔案時不得帶出公司；如需摘抄、影印，應經財務部門負責人同意方可辦理。
第八章檔案的銷毀
第二十四條集團任何個人或部門未經允許不得銷毀公司檔案資料。
第二十五條凡屬於密級的檔案資料必須由總裁批准方可銷毀；一般檔案資料，由相關部門負責人批准後方可銷毀。
第二十六條當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理人員編制紙質和電子的《檔案銷毀登記表》，報相關負責人審核批准簽字後，方可進行銷毀。《檔案銷毀清登記表》需註明：銷毀檔案目錄、部門負責人意見、檔案管理人員簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
《檔案銷毀清冊》需永久保管。
第二十七條如需使用第三方進行銷毀工作的，需在銷毀前，規範填寫第三方提供的銷毀單，核對後，需將填寫完畢的銷毀單影印，隨銷毀包裹一同移交至第三方進行銷毀。
第九章檔案的移交
第二十八條需要移交的檔案，需由檔案管理人員編制《檔案移交登記表》，由相關負責人審核批准並指定交接人後，方可進行移交。《檔案移交登記表》需註明：移交檔案目錄、相關負責人意見、移交方簽章、接收人簽章、移交時間、移交原因等。
第二十九條 《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各乙份並永久保管。
第三十條如需使用第三方進行檔案儲存的，需在移交儲存前，規範填寫第三方提供的儲存單，核對後，需將填寫完畢的儲存單影印，隨儲存檔案一同移交至第三方進行儲存。
第十章罰則
第三十一條有下列行為之一，視情節輕重，給予書面警告直至解除勞動合同等處罰，若構成犯罪將依法追究刑事責任：
（1）毀損、丟失或者擅自銷毀公司檔案；
（2）擅自向外界提供、抄摘公司檔案；
（3）塗改、偽造檔案；
（4）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；
（5）未按手續辦理借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）；
（6）洩露公司檔案機密者。
第十一章附則
第三十二條在本制度框架下，集團各分、子公司及各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則, 但不得與本制度發生衝突，經報總裁辦公室備案後，與本制度具有同等效力。
第三十三條本制度自頒布之日起執行。
附件1：
《檔案銷毀登記表》（適用於公司內部銷毀）
銷毀時間： 年月日銷毀地點：
附件2：
《檔案移交登記表》（適用於公司內部移交）
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