中國武漢華中農業大學文法學院主辦
第三屆現代應用文國際研討會交流**
1998.6.29-7.4
香港商業應用文的特點
白雲開(香港城市大學語文學部)
香港商業應用文的特點
白雲開(香港城市大學語文學部)
提要應用文是社會的產物，商業應用文更不能例外。認識香港的商業應用文，自然需要從認識香港商業環境入手。本文先交代香港幾個商業環境的特徵，進而理出香港商業應用文的特點，其中包括高度結構化、大量使用非文字工具、數字與文字關係密切、寫作欠規範以及英語和資訊科技的影響力大等等。
討論這個課題，可以從很多不同角度出發。如比較中港台以及新加坡等地商業應用文，從而找出香港這方面有別於他人的地方；也可透過比較香港應用文的不同應用範圍(如法律、公共行政、傳播媒介等)，找出商業應用文的特點。本文則主要針對香港商業社會的環境，從這個角度出發，嘗試**香港商業應用文的特點。
由於商業社會競爭大，香港機構一直追求效率，以求在國際**活動中保持競爭力。香港的高效率形象世人皆知，也一直是香港成功的要素。商業應用文作為與人溝通及傳遞訊息的主要工具，也必然以達到高效率為目標，影響所及，寫作時的各個方面，包括格式、結構、表達、篇幅等也不能不朝著高效率方向走。
因此，格式成為歸類編檔以至搜尋的主要工具，檔案要有嚴謹的結構，篇幅則短小精悍，表達則要求簡潔和清楚，。
商業運作中，常常強調顧客的重要性，因為他們既是消費者，更是機構經營成敗的關鍵。不能滿足他們的要求，結果往往是失去訂單，甚至失去生存的空間。在這個氛圍下，香港這個商業社會建立了以客為主，以客為尊的信念。
因此，顧客因素也左右甚至支配著應用文的寫作。格式(直寫或橫寫)、用詞(文言或現代漢語)、以至寫作工具(原子筆或毛筆！)也因客戶而改。
顧客至上的精神可謂發揮得淋漓盡致了。
大企業在香港這個商業社會的地位是無語倫比的，在殖民地時期，幾個英資企業不單可壟斷不同行業的發展機會，還可透過行政局等渠道影響**決策。雖然經過多年的發展，英資淡出，其他地方包括本地以及內地的企業慢慢抬頭，但這種以企業為主導的商業運作模式仍然不變。影響所及，寫作應用文時，企業與企業之間往往各有所屬，自成習慣，企業本身有自己的文化及寫作規則。
結果顯然易見：甲公司用的是一套，乙的卻是另外一套；更有甚者，就是同一公司不同部門各有一套(參樣本2,3,4,5)。這不但使人無所適從，也影響溝通以至訊息的傳遞。
香港商業社會的乙個最大特點便是語言媒介以英語為主。由於香港過去是英國殖民地，還一直是亞洲以至國際著名都市，也是著名金融中心，與世界各地保持密切聯絡，所使用的語言媒介自然是英語了。雖然香港人口中超過九成為華人，但社會仍以英語為主，漢語為輔。
這個情況在商業**的環境中尤為普遍。
資訊科技發展一日千里，對社會各方面都造成深遠的影響；但若論影響的直接和廣泛程度，商業**相信是影響比較大的領域。其中以電腦大量應用到商貿活動中最為明顯；事實上，我們從大部份電腦軟體都以商業機構為銷售物件這一點，足證兩者關係之密切。企業可利用資訊科技增加效率，加強收集及分析資料的能力，資訊科技對商貿活動的吸引力是顯而易見的。
由於商貿活動的需要，推動電腦軟體的發展；商貿活動倒過來又接受資訊科技的影響。從應用寫作這角度，這方面的影響主要反映到文體方面來。新軟體和文儀機器的出現，創造了新的應用文體，如電子郵件稿(使用電子郵件electronic mail寄發)、演示文稿稿(使用如powerpoint軟體作演示文稿)、傳真稿(使用傳真機寄發)和在網頁中的檔案等。
這顯然是香港商業應用文的一大特點。究竟我們怎樣看待這些新的文體，是沿用舊有表達方式和格式來應付，還是我們需要為這些新文體另訂全新的規範和寫作標準呢？這些都十分值得我們重視和繼續**的。
應用檔案的高度結構化正好體現商貿活動的特點。在處處講求高效率和提高競爭力的領域裡，節省閱讀和掌握資訊的時間是極為重要的。應用寫作對結構和格式要求在商業**的領域中體現得最為徹底，這明顯與商貿活動追求高效率有密切的關係。
因此，我們發現在與商貿有關的應用寫作中，使用諸如點列形式、小標題、段碼、文章綱要(executive summary)等結構性手段的地方特別多。(參樣本6,7,14,16)
文字的表達能力並非所向無敵，有的時候文字未必能夠有效地傳達訊息，尤其當訊息涉及資料資料的時候。事實上，資料卻又是商貿活動常要處理和接觸的資料，因此與商業**有關的應用寫作，常常借助非文字工具傳遞訊息，如圖表、**、**和影像等(參樣本8,9,10,12,13)；更有進一步朝著多**形式發展的趨勢。
此外，為強化表達以至說服效果，商業應用文也多用不同的線條、字型和改變字型。這方面在對外的商業應用文中表現得很突出，因為這些檔案或多或少總有點宣傳或推廣成分，用上以上工具，當能收較佳效果。(參樣本11,13)
商業機構的運作的主要目的，都是以有限資源從事生產(包括產品和服務)以賺取最大的利潤，但有關生產的各種決定如數量、種類、時期或資源調配等都取決於它得到的訊息。因此商業機構必須根據大量資訊才可正常運作，並須因應最新的客觀環境調整它的生產內容，以求達到賺取利潤的目的。那些商業機構賴以生存的資訊主要是資料資料，因此無論是英語還是漢語寫成的商業檔案中，常常出現大量說明資料或分析資料的文字(參樣本14,15,16)，掌握怎樣表達和分析資料的技巧變成寫作商業應用文的必然要求。
此外，由於應用寫作上常要處理數字，因此橫寫應用文遠較直寫的為多，這也是香港商業應用文的特點之一。
相比於英語來說，以漢語為物件的商業應用文資料仍然不夠，有的仍偏重於以文言詞表達為主的應用文，基本上不符合現代香港商業應用文的寫作要求。在這個背景之下，從事商業應用文寫作的人士，在沒有參考和根據下，惟有依賴英語材料，結果增加了英語應用文的影響力，也削弱香港商業應用文的獨立性。
加上前述的原因如企業文化和顧客至上信念的影響，香港商業應用文便經常出現混亂的情況。不同機構有不同寫作標準，有時為適應不同客戶又產生不同的寫作習慣來，加上中文應用文寫作方面沒有公認的標準，以致整體來說寫作欠缺規範，其中最明顯的例子便是通告類文體，文體混稱的情況十分普遍：「通告」、「通布」、「布告」、「公告」、「公布」、「通傳」、「通函」等名稱，在使用範圍、受文者(寫作物件)、發文者、內容性質各方面都有同有異，造成讀者無法從文體名稱準確了解內文，間接減弱了傳遞訊息的效率和力量。
一直以來，英語在香港這個國際**港口佔著主導地位，在經濟領域內更是唯一的語言媒介。雖然近年中國影響力大增，香港也回歸中國，中文在香港經貿界的使用情況逐漸普遍，但中英並存，以英語為主的格局在香港商業環境中仍是主調。雖然不少商用應用檔案都兼有中英文版本，但英語版本仍佔優勢(參樣本2)。
這自然影響寫作中文的應用檔案，結果出現不論用詞、格式、安排各方面都向英語應用文傾斜的現象。最明顯的例子莫過於「親愛的╳╳」這常見的啟事語，它當然是英語「dear sir」的直譯(參樣本5,6)。可是從漢語環境來看，啟事語應表現尊敬和禮貌的意思，應用「敬啟者」，而不應用上如「親愛的」 這般親暱的用語。
此外，由於部份商業機構使用美式書信寫作，以致同一書信的中文版本也變成美式：日期、發文者等都左排。(參樣本1,4)
這裡談的不少是所有商業應用文共有的特點，但也有香港商業社會特有的現象。要為香港商業應用文寫作奠下基礎，讓它走上專業化的大道，我們必須努力認清它的特點，這篇文章只是乙個起點，希望日後能有更多有關的討論，這樣香港商業應用文的發展才能又穩又好。
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應用文的結構
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應用文的體裁
按2007年起全國普通高考新課程標準語文科考試大綱所界定的實用類文章，包括範圍較廣，指新聞 通訊 訪談 調查報告 傳記 社科 等，高考中主要應用於閱讀，而寫作上幾乎應用不到，因此本節不作節述，只扼要介紹傳統體裁分類下的說明文和常見應用文的體裁特點和寫作要點，因為在目前的高考寫作中可能會用到。一 說明...
應用文寫作的報告
東莞理工學院城市學院文學與傳媒系 目錄概述 模組一公文 任務1 通告 任務2 通報 任務3 請示 任務4 報告 任務5 決定 任務6 函 模組二計畫 任務1 規劃 任務2 計畫 任務3 方案 模組三競選 任務1 自我介紹 任務2 競聘詞 任務3 主持詞 模組四調研 任務1 調查報告 任務2 市場調查...