總經辦總經辦(general manager office)
什麼是總經辦
總經辦是指總裁或總經理辦公室。
總經辦有兩種含義：一是總經理的辦公場所，是工作人員完成任務、履行其職責的工作地點，二是管理機構，是公司組織體系中設立的辦理行政性事務的工作組織，是設在總經理身邊、直接為領導服務的綜合部門，是溝通上下、聯絡左右的橋梁和樞紐，是總經理工作的輔助性機構。
總經辦的地位和作用
總經辦在公司組織結構中處於中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下幾點。
1．中心的地位和作用。
總經理的主要任務在於進行決策、制定方針、政策。在企業，雖然有些總經理有其領導班子，但每個領導成員往往一人分管多項工作，難以對每個方面作詳盡細緻的了解。何況總經理本身或其領導班子本身也受到經驗、專業知識、實踐範圍等多方面的侷限，不可能事事瞭如指掌，洞察一切，由於他們精力有限，也不可能事必躬親。
尤其在現在這種知識資訊年代，社會經濟和科技的發展日新月異，面臨飛速發展的客觀形勢，要及時對重大問題作出正確、科學的決策，這不僅要求總經理或其領導班子有合理的知識結構，善於精心規劃決策，而且需要一批管理水平高、熟悉企業運作、思維敏銳、精幹謀劃的人組成乙個團隊，這個團隊就是總經辦。
總經辦雖然不是企業的核心部門。而是領導層之下的輔助單位，然而它卻又要代表總經理處理全域性性的問題，起著輔助作用，是指揮、控制整個企業工作的中心部門，例如乙個企業有銷售部、研發部、生產部、採購部等，這些部門不能只依靠總經理一人或其領導班子直接去管理或監督，而要靠總經辦。總經理經營會議的決議，要經過總經辦傳達下去，各部門發生的情況要通過總經辦反映到總經理這裡。
儘管總經辦與各部門在行政職級上是平級關係，各部門之間由於工作需要而產生的協調，是一種平級間的協調，不存在淮領導誰的問題。但是，當總經辦參與(或牽頭)協調，就或多或少地代表著總經理，具有一定的指揮和決定權威，這種指揮或決定權威，或者是總經理臨時授權的，或是總經辦對總經理的指導思想的貫徹。所以，總經辦在橫向關係的協調中，往往帶有領導性質，體現一定企業組織系統的領導意圖。
總經辦又是乙個單位的資訊網路中心，是各種資訊的交匯點和集散地，國際或國內經濟趨勢，地方**的政策，企業本身的戰略規劃、目標管理、經營決策以及各種重大事件，重大活動過程中形成的檔案資料，各部門(單位)貫徹總經理決策的情況和反映，經營過程中各方面的動態、情報資料等等，都在總經辦匯集和綜合，並且發揮出資訊中心的綜合效應。
總經辦的中心地位，還體現在總經辦工作的多向性上，總經辦的工作是多方面基礎工作的綜合，總經辦的各項專業管理都通過縱橫交叉的網路，與企業內外各種渠道發生相應的聯絡。例如員工申訴工作，既要接受總經理的意見，又要了解員工所屬部門的情況，還要通過本部門人事單位掌握申訴員工的相關資料，然後再接受員工的申訴處理。所以說，整個總經辦在多向性多渠道的立體交叉的管理網路中居於中心的位置。
因此，總經辦不同於具體的業務部門，例如前面所講到的銷售部、研發部、生產部、採購部、財務部等，這些業務部門是企業的執行機構，它們負責具體貫徹執行董事會或總經理的決議，處理業務工作，而總經辦則一般不直接參與各項具體業務工作，它是綜合管理部門，看上去游離於各種管理之外，實際上又存在各種管理之中。
2．樞紐的地位和作用。
總經辦在乙個企業中，是溝通上下、協調左右、聯絡內外、保證企業工作正常運轉的樞紐。如果把企業比作乙個人的話，那麼，總經理是大腦，各業務部門是四肢，總經辦則是中樞神經系統。是總經辦把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的資訊反饋給大腦，以便讓大腦及時調整決策，推動整個肌體的正常執行。
總經辦雖然與其他部門同屬一類級別，但是，其他業務部門是執行層、操作層，總經辦則是中介層，總經辦直接輔助總經理工作。我們知道，企業是以業務部門為經營主題，這些業務部門有明確的職責和工作範圍，形成自己的工作系統，如銷售部有銷售管理中心、各銷售分公司、客服中心等等。作為總經理，他有許多任務作不可能由這些業務部門來承擔。
比如企業對外行政事務，各部門報告、指示、請示的辦理，與外界企事業單位的聯絡、應對等，就需要總經辦綜合承辦。乙個企業，總經理是領導者，但秉承總經理意圖起指揮和組織作用的則是總經辦。領導者是依靠總經辦指揮全域性，推動各業務部門運轉，這些承上啟下、上傳下達、左右聯絡、內外應對、綜合處理、照應疏通、協調平衡的活動，大多要靠總經辦來承擔。
所以，總經辦在綜合承辦中，實際上猶如鐵道系統中的樞紐站，水陸聯運的交匯點，處於整個企業管理系統中的總控制、總排程的地位。
3．視窗的地位和作用。
總經辦是乙個企業的總進出口。對於公司的其他部門來說，總經辦是資訊網路中心。處於聯絡站的地位，是聯絡上下左右、溝通內外的「視窗」。
總經辦負責接受處理外界來文來函，接待**、企業界、同行的參觀和訪問，處理各種公務往來，接受員工投訴等等。一般與外界的聯絡，首先要經過總經辦，外界對企業的第一印象也常常是看總經辦的精神面貌、工作心態、管理水平與工作效率等，總經理要獲得外界的各種資訊，也首先要靠總經辦這個「視窗」。
總之，總經辦是溝通上下的咽喉，是聯絡左右的紐帶，是傳遞資訊的中樞，又是協助總經理決策的「外腦」和處理日常事務的手足。不同性質企業的總經辦工作，固然有不同層次、不同型別的具體要求，但其地位卻是大致相似的，因此，總經辦工作做得好壞，直接關係到企業經營決策、方針等能否得到充分落實，直接關係到企業文化的建設與發展。
總經辦的性質和特點
總經辦是乙個企業的綜合管理機構，具有明顯的綜合性和服務性。
一、綜合性
總經辦的綜合性主要是由以下四個方面的組合所形成：
1．多方面基礎工作的組合。總經辦的業務範圍很廣，諸如調查研究、公文撰寫、公文傳閱與處理、會務、接待、人事、後勤、工務、車輛、印章、檔案、機要機密、內外事務聯絡等大量的行政性和事務性的基礎工作，都在總經辦承辦。
2．多方面資訊的組合。國家政策、行業資訊、公司總體規劃、目標管理、總經理決策和其他經營過程中所形成的檔案資料、各部門落實總經理決策等方面的情況；其他各方面的管理資料和員工關係等等，都在總經辦匯集和組織，並且發揮出資訊的綜合效應。
3．多知識多技能結構人員的組合。由於總經辦的工作是多向性多功能的組合，要求總經辦工作人員的知識和技能結構也必須多種多樣，形成乙個「通才」和「專才」相結合的有機整體。例如，總經辦主任要當好總經理的參謀和助手，必須具備較好的職業素質、知識修養和組織能力，能比較準確地領會總經理意圖，善於統觀全域性、善於集中總經理意見和全體幹部、員工的智慧型；從事總經理秘書工作的人員，必須具備較高的企業管理知識和寫作能力，具有較強的企業法規觀念，熟悉企業業務流程，視野開闊，視覺敏銳，善於冷靜地思考；從事前台服務的人員，必須具有熱情、耐心、任勞任怨、不怕麻煩、靈活周到；從事人事、後勤、文控管理等方面工作的人員，要有各自工作相適應的專業知識與技能。
4．總經辦本身也是由多種專業組成，並相互滲透，結合交叉形成的乙個整體。總經辦只有在企業的管理目標下，分工協作、步調一致，才能取得綜合的整體效益。
二、服務性
總經辦除了具有綜合性外，還具有服務性，不論是參與經營還是內務管理，都是為了搞好服務。因為總經辦與業務部門不同，業務部門有明確而具體的業務目標，如銷售部的銷售指標、市場占有率，生產部的生產達成指標等。所以說，總經辦的任務就是服務，為領導工作服務、為各部門服務、為員工服務，這三種服務是做好總經辦一切工作的指導思想。
已知服務就是總經辦工作的一大特點，從其服務性質中，我們又可初步看出總經辦的具體特點所在：
1．政策性強。總經辦的重要任務是處理檔案，傳遞資訊、辦理事務、受理問題，這些都是政策性很強的工作。故總經辦對企業的有關方針政策要有較全面的認識。
工作中要有嚴謹負責、一絲不苟的作風，以深得各部門的認同和讚賞。
2，頭緒多、綜合性強。我們知道總經辦本身就是乙個多功能、多層次、多向性的綜合體。故總經辦作為綜合管理部門，它的每一項工作都是企業整體工作的一部分，它處理的許多事情往往帶有全域性性，會產生較大影響。
因此，總經辦必須從企業整體出發，統籌安排各項工作，防止顧此失彼。
3．要求高、時間性強。總經辦各項工作如果沒有高標準、嚴要求，就不能保證工作質量，沒有質量的服務是不受歡迎的。同時總經辦工作人員應有很強的時間觀念，沒有時間觀念，就談不上工作效率，更當不好總經理的助手。
4．內容雜、服務面廣。總經辦工作要搞好優質服務，必須牢牢樹立整體觀念和服務思想，經常保持同總經理和各部門的密切聯絡，及時完成總經理交辦事項，同時面向員工，熱情關心每乙個在職員工。再則，總經辦作為企業的視窗，公司內部人員外出辦事和外部企事業機構人員來公司參觀訪問都要經過這個視窗，總經辦工作優劣直接反映著企業的精神面貌和企業的管理水平。
5．聯絡廣、協調任務重。總經辦特有的協調平衡作用，使得總經辦必須也持整體觀念的原則，熟悉企業各業務部門工作，擴大知識面，增強適應能力，只有這樣才能及時協調部門之間的矛盾，調動各方面的積極性。
6．機要保密性強。總經辦保密範圍很廣，諸如：檔案保密、會議保密、技術保密、商業保密等，這是總經辦保密工作的乙個主要特點。
另外，總經辦為總經理工作，接觸機密的機會多，知道機密的時間早，所以總經辦的保密工作與總經辦每乙個成員有直接的關係。要做好總經辦的保密工作必須使總經辦人員有很強的機密觀念，自覺遵守保密制度。
7．被動性與突擊性。總經辦的輔助地位決定了它的工作被動性。其被動性主要表現在兩個方面：
一是作為領導的輔助層，處於從屬地位，總經辦必須隨時按照領導的指示和意圖辦事，不能自行其是；二是總經辦又是企業整個行政管理的樞紐，內外往來的檔案、信函都要經過這裡，每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事件，這是被動性的另一面。
除上述兩大性質外，總經辦在處理日常事務中還經常要完成突擊性的工作。如舉行重大的年終晚會，召開經營類大型會議等等。在這種情況下，既要組織力量完成臨時任務，又不可因完成突擊工作而影響日常工作。
又如受命凋查某一事件、為臨時決定的會議準備材料、向臨時前來公司參觀訪問的人員提供專題資料等等也具有突擊性。要完成這些任務，要求總經辦應在平時做好紮實的基礎管理工作。還有一些偶發的突擊性工作，如發生重大災情、重大事故，必須刻不容緩去處理，這就要求總經辦要有嚴密的組織和制度，要求總經辦工作人員有豐富的經驗，處驚不變、當機立斷，在突擊中組織協調有關部門的力量，共同努力，及時解決問題。
總經辦的工作原則及任務
一、總經辦的基本原則
概括地說，總經辦工作的基本原則有如下幾項：
1．準確的原則。總經辦的任何工作都與總經理的工作相關聯。可以說，總經辦工作的準確性，相當程度地保證了總經理工作的準確性，保證了總經理工作的正常運轉。
總經辦工作的準確性，涉及的方面很多，簡單地說，辦文要準，辦事要穩，情況要實，主意要慎。總之只要準確無誤，就可事半功倍。做到這些，就須態度認真，作風過細。
比如說辦文，就應保證檔案的原文一字不錯，保證檔案質量不被破壞。為此，必須從起草、繕寫、校對、印製到呈批、傳閱、登記裝封、遞送、收拆、複製、分閱等等每一步都不發生差錯。有了錯，就可能破壞檔案的內容，降低檔案的質量。
工作出錯有時雖然是難免的，但錯出多了就是個工作態度、工作作風問題，而且會貽誤大事。「準確」是提高時效的基礎，也是反對官僚主義、文牘主義作風的一種保證。
總經辦崗位職責
公司職等及權責明晰 職位名稱 董事長 下屬崗位 總經理 崗位性質 公司 人 行政 運營 生產研發工作的首腦 管理許可權 受董事會的委託，行使對公司的經營工作的全面指導 指揮 監督 管理，並承擔執行各項規章制度的義務 管理責任 全面主持公司生產經營工作，對所承擔工作全面負責 主要職責 1.主持公司的生...
總經辦崗位職責
總經辦職能說明書 1.根據總經理要求,組織總經理辦公會及總經理參加的專題會議,做好會議記錄,督辦,檢查會議決定事項的貫徹落實情況 2.組織制定公司年,季度工作計畫,指揮排程公司生產經營工作,協調處理執行過程中出現的問題 對公司生產經營活動中各種資訊資料收集,整理,統計,並經分析彙總形成生產月報,雙週...
總經辦崗位職責
7.採購用暫支款，需及時與財務結算清楚，不得積壓或挪用 8.做好其他外勤和臨時分配的工作。四 行政 督察 助理工作職責 1.負責總經辦各類活動方案的擬定與組織實施，並協助其他部門開展各類活動 2.負責公司的企業文化宣傳及牆面版報設計與更換 3.負責總經辦各類會議的組織與安排，整理會議紀要並及時將會議...