文書檔案及圖紙立卷歸檔制度
電子檔案及電子文件管理辦法
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)總則
第一條為加強規劃設計部資料檔案管理工作，特制定本制度。
第二條歸檔的圖紙、檔案材料必須按年度立卷，
文書檔案及圖紙立卷歸檔制度
電子檔案及電子文件管理辦法
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)總則
第一條為加強規劃設計部資料檔案管理工作，特制定本制度。
第二條歸檔的圖紙、檔案材料必須按年度立卷，本部門內部在工作中形成的各種有儲存價值的檔案材料以及根據工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不准抽存)。結案後及時交資料員歸檔。工作變動或因故離職時應將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續，經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)檔案材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理檔案材料制度。資料員應為部門專職管理人員，負責管理本部門的檔案材料，並保持相對穩定。
第五條凡本部門繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆請示、**檔案含被**的原件)一律交資料員統一收集管理；圖紙及變更應由相關責任人驗收後交資料員統一管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議檔案由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要檔案資料向資料室辦理歸檔手續、資料室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、電子檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。
第七條資料員的職責：
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門檔案材料的歸檔範圍，收集管理本部門的檔案材料。
2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔檔案材料歸檔完畢，並向公司檔案室辦好交接簽收手續。
3.承辦人員借用圖紙、資料及其他檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用檔案材料登記手續。
(三)歸檔範圍
第八條部門接收的設計文字、圖紙、變更等。
第九條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、會議所用方案文字及圖紙、會議決議、總結、會議演示文稿、會議記錄等。
第十條公司下發來的與本部門有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案材料。
第十一條本部門對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十二條本部門的請示與上級機關的批覆。
第十三條本部門反映主要職能活動的報告、總結（如審圖意見等）。
第十四條本部門的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。
第十五條本部門負責辦理的公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
(四)平時歸卷
第十九條部門內要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案材料，由專(兼)職資料員集中統一保管。
第二十條部門內資料員根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職資料員歸卷。
第二十二條專(兼)職資料員應及時將已歸卷的檔案材料，按照"案卷類目"條款，放入平時儲存檔案卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。
(五)立卷(案卷質量要求)
第二十三條為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室專(兼)值資料員在公司檔案室檔案人員指導下組卷、編目。
第二十四條案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十五條歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
第二十六條歸檔的圖紙、文字，應分專案、階段、專業分別歸類，圖紙按順序整理後整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時資料員應查證圖紙的完整性。在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯絡，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年，其它檔案的立卷按照有關規定執行。
第二十八條卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
第二十九條卷內檔案材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角列印頁號。
第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條有關卷內檔案材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立捲入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內檔案材料要去掉金屬物，對破壞的檔案材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內檔案目錄)一檔案一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入捲盒，置於檔案櫃內儲存。
第三十五條本制度自印發之日起實施。
二、電子檔案管理辦法
(一)總則
第一條為加強本部門電子文件的管理，特制定本辦法。
第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成果的電子文件的表現形態。
第三條電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實行集中統一管理。部門資料員是專職檔案管理人。
(二)電子檔案資料的收集
第四條收集範圍
1.公司各專案方案、施工圖、變更、設計任務書、建設和裝修標準、交底記錄、各種原始設計條件圖紙審查意見等所有與設計工作相關的檔案的電子版本。
2.其它具有儲存價值的電子檔案資料。
第五條收集時間
1.電子檔案資料應在形成後乙個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應隨時收集零散的具體儲存價值的電子資料。
第六條收集要求
1.圖紙、文字和文字說明要收集齊全，按時歸檔並建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收複製件；
3.電子資料的內容要完整，版本更新要及時且要求版本編號明確區分。
第七條電子檔案資料的徵集
1.檔案部門有責任隨時徵集重要電子資料；
2.在徵集的電子資料中，凡涉及國家和行業重大變化，或將對公司運營發展產生重大影響的，應向公司檔案主管領導報送目錄和樣本。
第八條電子檔案費用的報銷
本部門按本辦法第四條形成電子檔案的發生費用，責任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經檔案管理人簽字認可，部門主管領導簽字批准，財務部門應給予核報費用。
(三)電子檔案的整理
第九條電子檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便於保管和利用。
第十條電子檔案的整理由相關各專業設計師負責，資料員協助。
第十一條分類、編號
1.圖紙、文字檔案按專案、階段、專業、版次、時間分類、編號，變更加編流水號和日期。
格式：（例）xxgs（分公司）-***x（專案）-bg(變更)-jg(專業)-000-2009/10/20
2.。。。。。。
第十二條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條文字說明的編寫
1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、記錄者等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部資訊，標註專案正確齊全；
(2)按資料的自然張編寫文字說明。
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用阿拉伯數字表示。
(四)電子檔案的保管
第十四條電子檔案入庫前要進行檢查，對已被汙損的，要進行必要的技術處理。
設計部檔案管理制度
存檔移交手續 1 存檔手續 在文件存檔等交表上註明存檔日期 檔名稱 文號 存檔分數，經存檔人簽字確認。檔案存檔登記表由資料保管員保管，不得遺失。2 移交手續 資料管理員若發生人事變動，交接雙方對移交的檔案進行檢查，編制移交清單，根據移交清單嚴格驗收，在移交清單上簽字並由部門主管簽字確認 移交清單一式...
設計部圖紙檔案管理制度
1.目的 為進一步加強圖紙文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現集團圖紙管理工作的規範化 制度化 科學化，特制定本制度。2.定義 本制度所指的圖紙檔案是集團在業務經營中形成的設計方案及效果圖 請照圖 施工圖 竣工圖 變更等各類專業圖紙的保管歸檔。3.管理原則 3.1 圖紙檔案由集團財務部集中統一管...
免疫規劃檔案管理制度
一 免疫規劃資料的收集要真實 完整 及時。二 免疫規劃基礎資料的內容包括 一 人口資料 轄區內總人口數，人口普查或抽樣調查的性別 職業別和各年齡組人口構成資料，建卡人數，出生人數 死亡人數 出生率 死亡率 自然增長率，流動人口情況。二 組織機構 轄區內的各級行政區劃和衛生防疫機構數，各基層單位的基本...