2010秘書資格(**)《秘書實務》複習重點(1)
禮賓次序常用的5種方法
1. 依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。
2按字母順序排列。
3依照來賓到達現場的具體時間早晚來排列
4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先後排列
5不排列即不分先後
涉外禮賓的準備工作。
1. 搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。
2. 注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。
3. 擬定來賓訪問日程。
4.安排食宿
涉外會見、會談的程式。
1. 提前約定。
2.通知對方有關事項。
3.準備工作.
4.迎接客人
4. 會見、會談
6.送別客人
接待計畫與安排
1、說明接待計畫的三項內容：
(1)接待規格;(2)日程安排;(3)經費列支。
2、人員安排中計畫中應寫明;
(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;
(3)住宿地點、標準、房間數量;(4)宴請時間、地點、標準、人數
(5)會見、會談地點、人數、參與人員。
3、日程安排計畫：
(1)日期、時間、地點;(2)活動內容;(3)陪同人員。
4、接待經費計畫(列支);
(1)工作經費;(2)餐飲費;(3)住宿費;(4)交通費;
(5)參觀費;(6)其他不可預見費用。
進行崗前培訓的基本原則和要求
①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業的大小應以禮相待，互相尊重
②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律
③內外有別：指要有保密觀念，既要保守****，也要保守本單位的機密。
④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等
新聞發布會的注意事項。
1. 確定新聞主題，選擇發布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請範圍。
2. 確定會議主持人，精選發人4.處理好應迴避的問題制定各種應變措施。
慶典活動組織工作重點。
1.前期調查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。
5.編排活動程式。6 安排其他活動。7.善後工作處理。
開放式和封閉式辦公室優缺點。
1開放式：有利於溝通節省辦公空間辦公裝置共享。難保機密干擾大無私人空間
2.封閉式：有利於安全保密集中注意力保護隱私。難交流費用高
選擇不同辦公模式的方法
1.認真分析現有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優缺點。
3.確定新的辦公模式。4.根據新的辦公模式制定相應規章制度。
5.確定新的分配制度。
辦公模式發生變化的原因
1.信技快速發展，尤是通技的改變人們的聯絡不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。
2.企業經營需要既支出少量費用，又能有更優秀的人才完成任務
3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益
4.大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。
5.人們思想觀念的變化，不再拘於一種固定工作模式
6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。
7.人們希望最大限度的發揮自己的才幹，多幹事情多得報酬。
8.人事制度的改革，必須打破「鐵飯碗」，用多種方式激勵員工的工作積極性。
2010秘書資格(**)《秘書實務》複習重點(2)
制定計畫的作用。
1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位
2.指明組織為實現自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據
3.指明組織的活動方針和範圍保證行動目標一致
4指明事務順序先後安排
5是一種主要控制手段和數量化財政計畫
計畫工作主要內容
1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限
2.每一項任務的數量和質量要求。
1.每一項任務所需費用和其他資源
4.每一項任務所承擔的人員及負責人。
5.每一項任務完成情況的檢查和監督。
安全檢查的主要內容及原則
1.對可預見的自然災害作好科學**分析及時及早預報
2.對可能發生的人為事故要多渠道深入了解有關資訊，掌握動向
3.對以前發生的事件進行總結，制定防範措施。
4.對**的突發事件制定應急方案
5.將應急方案或應急程式公示於醒目位置
6.進行對突發事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能
7.配備相關裝置和資源
8.定期檢查維護更新裝置和資源，使之處於良好備用狀態。
原則：1加強領導統一指揮
2.快速反應控制事態發展
3以人為本保護公眾利益
4公開透明面對公眾。
突發事件的報告和記錄的必要性及其兩表內容必要性：
1.作為事故處理的一依據
2.作為安全教育的案例資料
3.便於應對各種賠償案件
內容：1.《事故情況記錄表》：事故發生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人
2.《工傷情況報告表》：事故發生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節，救治過程，醫療處理情況，證明人
辦公裝置購買和租用的優缺點及其採購程式
1購買：優點：為組織增加固定資產。使用方便。缺點:一次付費過高。裝置難更新。
2租用：優：最初投入費用低，並能被獲得的利潤補償。租用協議包括維護修理。
便於更新換代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。
採購程式：提出購買申請審批落實費用選擇**商簽訂供貨合同貨物驗收入庫支付貨款。
正確選擇辦公裝置和易耗品**商須考慮的因素
1.**和費用
⑴比較不同**商的要價：初次洽談的**
⑵降低**方法，如批量購買，節日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商
⑶購買後還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，儲存物品報廢，儲存過多占用資金
2.質量和交貨
⑴保證購買後能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的**商
⑶比較**商交貨的時間⑷**商能說到，做到，有誠信，很可靠
3.服務和位置
⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式
⑵**商所在地點方便聯絡和交貨
4.安全和可靠性
⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨
⑵比較供貨商賣貨手續及相關發票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等
⑶了解商家規模的大小，經商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性
2010秘書資格(**)《秘書實務》複習重點(3)
申請費用以及報銷結算的步驟是:
1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，並親自簽字。
2、該報告或該錶必須經過組織確定的授權人審核同意，並簽字批准。
3、一種情況是將獲得批准的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。
4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、專案、費用等應與使用者實際用途相符。
5、商務工作結束，申請人應將發票附在「出差報銷單」後面，並親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和「報銷憑單」後，方可返還現金。
6、如果事實商務工作時，計畫的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批准後，超出的部分才可得到報銷。
制定採購預算方案的程式和內容
1程式：確定預算基數調研確定採購的產品編寫預算方案修改完善方案
2內容：預算的專案名稱目標需要的辦公資源採用預算方法測算的依據支付預算標準
**採購主要方式
公開招標邀請招標競爭性談判單一**詢價*****採購監督機構認定的其他方式
合理調配和利用辦公資源
制定合理的調配計畫：根據有關開支規定、現有庫存、輕重緩急、逐項作出調配計畫，計畫要又預見性和合理性，並注意在工作中不斷調整滿足辦公需要。b保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。
2.建立辦公資源執行檔案(購買資訊維修合同操作指南所有資源情況列表基本資訊日誌記錄和故障登記)
3.管理辦公資源的注意事項(及時更新記錄按規定清退辦公用品、裝置掌握人員流動情況)
2010秘書資格(**)《秘書實務》複習重點(4)
會議籌備
1作用：了解會務工作的全域性加強協調溝通確保會議目標實現
2特點：全面性和具體性計畫性明確性
3原則：嚴格時間事項明確會議必要
4內容：
會議應急方案的內容
1.會議中可能出現的意外事件：人員問題場地問題裝置問題資料問題健康與安全問題
與會者情緒問題與會者返程問題行為問題2.明確意外事件出現時工作人員的責任
3.處理會議中意外事件的方法：同上
組織**會議的方法
發出會議通知分發會議資料安排會場接通**相互通報出席情況記錄
組織**會議的方法
**會議的會場做好會場布置工作配備和檢查裝置裝置維護為減少租用通訊線路的時間節約費用
遠端會議籌備方案特點
（1）遠端會議具有節省時間和金錢、能夠與**服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優點。
（2）遠端會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，並提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，並提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數、與會者的**號碼、主持人姓名等。
（3）會議程式、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。
（4）遠端會議籌備方案中要有專人負責檢查遠端會議裝置是否齊全和正常，擺放是否符合要求。
會議籌備情況檢查主要內容
做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：
（1）聽取會議籌備人員的匯報
1）聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發現問題，解決問題。
2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。
3）選擇合適的匯報時間。
4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之後要抓緊催辦和落實。
（2）會前現場檢查
1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠端會議要提前下發材料。
2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。
3）設立入場登記臺。為使人們能輕鬆、快捷地登記入場，可考慮設定諮詢台或登記臺。張貼會場平面示意圖。
4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。
5）準備接待休息室。應在接待休息室內放置公司標誌或旗幟，可放置**機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。
6）安排接待、服務人員。配備精通產品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。
7）遠端會議要加強對裝置的檢查
2023年秘書資格常識知識 秘書的能力結構
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2023年秘書資格常識知識 秘書組織設定原則結構
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秘書資格複習一
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