定崗定員的方法及要求

在部門職能劃分完成後，崗位設定就成為關鍵的工作。此項工作涉及個人利益，關係組織效率，非常敏感，也非常重要。

崗位設定

1、設定崗位之前，應該對企業的各種崗位名稱進行規範，並寫出「規範崗位名稱一覽表」；2、崗位設定中可能會遇到以下幾種情況：a崗位工作重要性大（注：崗位工作重要性是指崗位工作與本部門的核心職能的接近程度。

下同），工作負荷大；b崗位工作重要性大，工作負荷小；c崗位工作重要性小，工作負荷大；d崗位工作重要性小，工作負荷小。

3、當然，嚴格講，制定定員一般是以工作日寫實為基礎依據。研究者（專家組或企業專案組成員）對職務操作現場進行實地觀察、記錄，進行工作日寫實。根據工作日寫實資料，計算每乙個崗位的工時有效利用率。

一般標準是：工時利用率在80%以上，崗位基本滿負荷，應該維持現有工作負荷；50%—80%，應該增加工作職責和工作內容；30%—50%應該考慮兼任另一崗位工作；30%以下，應該考慮撤消，工作由其他崗位兼任。對特殊崗位，做專門處理。

這種方法雖然科學，但是，需要的工作量極大，需要耗費大量的人力物力。

4、介紹一種較為簡單的方法

（1）由最熟悉各崗位工作的人員組成研究小組，按照部門職能劃分方案，將部門的所有職能分為核心職能、比較重要職能、一般職能；

（2）列出完成這些職能需要做什麼工作，完成這些工作應該設什麼崗位，列出可能有的崗位清單；

（3）對這些崗位的工作負荷進行估計，並將這些崗位按照a、b、c、d類進行分類；

（4）做出崗位設定與定員草案，報研究組組長；

（5）研究組組長根據行業特點、同類其他企業情況、自己企業的情況、自己的經驗，對草案做出相應修改，交專案組；

（6）專案組將各研究小組的方案彙總，交領導小組；

（7）領導小組討論、修改、定稿。

（8）將崗位設定與定員方案在全公司公布。

（9）職務說明書編寫的培訓。

5、注意問題

（1）「精幹、高效」是崗位設定的首要原則，研究組有關人員應該以嚴肅、負責的精神嚴格要求自己；

（2）初次定下的崗位設定與定員方案肯定帶有草案性質，執行半年後，要進行調整，為給下次調整提供依據，在第二年擬實行「工作日寫實」制度，具體實行方法如下：

由專家組進行工作日寫實方法的培訓，並提供工作日寫實的標準格式；

給每一位員工發放工作日寫實日記本，並在工作現場設定工作日寫實掛版；

規定每兩個小時記錄一次。記錄內容為這兩個小時內從事工作的內容、工作任務的**、工作地點、服務物件或協作者姓名、工作成果形式、成果認定者姓名等；

確因工作原因不能及時記錄的，在事後盡短時間內補記；

記錄後，一律把寫實本掛在掛版上，供任何人翻閱；

專案組成員進行巡迴檢查，並對每乙個寫實資訊進行真實性評價，必要時進行調查核實；

每個月評價一次，將寫實記錄本收齊，由專案組進行綜合評價，計算出每乙個職務的工時有效利用率；

將計算出的工時利用率張榜公布，接受員工的諮詢與質疑，由專案組進行答疑；

計算自實行開始4個月或5個月的平均工時利用率，以此為依據，進行崗位設定與定員的調整。

（3）如果某個系統中，個別部門的崗位設定和定員，需要進行調整，例如，有的崗位需要撤消，或定員需要減少，則，由人力資源部提出指標，由各系統負責人完成本系統的裁員方案。並負責裁員方案的實施。（人力資源部根據實際測定資料確定裁員數量，系統負責人確定撤消什麼崗位、合併什麼崗位、誰應該離開崗位）

（4）顯然，如果現在估計不准，或者一味地要求增加崗位，到時可能有很大壓力，所以，各部門負責人要嚴格把關。