劉麗萍伊春市建設監理有限責任公司
建設工程監理檔案檔案資料管理，是建設工程資訊管理的一項重要工作，是監理工程師依據工程專案目標實施質量、進度、投資控制、合同管理、資訊管理、組織協調以及安全文明施工監督的基礎性工作。
監理資料管理是建設工程資訊管理的重要工作，隨著資訊化時代的不斷發展，資訊資料的管理工作越為顯得重要。對監理資料的科學管理，可以為建設工程監理工作的順利開展和實施創造良好的前提條件。因此在專案監理機構中一般都配備專人(專職或兼職)負責監理資料管理工作。
下面主要就施工階段的監理資料管理進行淺述。
一、監理資料管理的重要性
1.施工階段的監理資料是對整個施工過程的記錄，是解決問題的依據、是追溯工程過程的主要證據。
工程施工過程中，存在著各種按計畫或突發的情況。這就需要在監理工作中，記錄這些包括質量記錄、工程計量、工程款、工程進度等原始資料，及時將這些監理資訊進行整理，形成文字的資料，這是是監理工程師進行目標控制的基礎和客觀依據。要充分利用監理資料解決矛盾，處理糾紛，協調各種關係，促使目標的實現。
例如：在施工過程中或工程完工後，往往會出現一些爭議的問題。經業主同意補簽的工程計量，往往施工單位報的量偏大而且提供的依據不足，此時監理根據日常在監理日誌或監理檢測記錄、監理通知、監理旁站記錄等記載可以準確的提供依據，作出合理的審核結果。
同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監理資料作出較全面準確的評價。當然，監理最終的質量評估報告的結論意見，一是依據施工單位自檢結果和監理抽檢結果，二是通過專業檢測，試驗單位提供的檢測資料，三是對施工過程控制的綜合評價。其中
一、三都是依據監理資料提供資料、文字的記載得出的結論。
由於監理是處於公正的第三方位置，相對於施工單位能夠比較客觀地通過監理旁站記錄，監理平行檢查和抽檢記錄使工程資料更完整一些，詳細一些，具體一些。因此施工過程中一旦有什麼不清楚，均可以通過查閱監理資料找出依據作為證據，來更好地解決問題。
2.監理資料是工程在交付使用後執行、保養、維修、改擴建的依據。
工程竣工驗收交付使用後，在保修期內往往會出現這樣、那樣的問題。問題出現的原因往往和施工過程中的環境、使用材料、施工工藝、裝置執行每乙個細節有關，而這些可通過監理資料予以查詢，包括監理日誌、監理旁站記錄、測量使用資料，通過分析出現問題部位的作業時間段的天氣變化，使用裝置運**況，原材料檢驗報告，操作人員，施工方法，過程中存在的問題等，準確找出原因，從而為維修處理提供可靠的依據。
工程的改、擴建是常有的，尤其是地下管線的接入，必須要有各類管線的平面、高程的準確位置，要有各段管網、管材質量，回填質量等資料，這些都是不可少的資料，都會集中反映在監理工程師審核、總監理工程師簽認的竣工圖上。
3.監理資料是對監理工作質量評價的重要依據
監理工作，從編制監理規劃、監理實施細則、旁站監理方案、設計圖紙會審，審批施工組織設計，審查施工單位管理體系，審查測量放線成果，審查開工報告，參加第一次工地會議，形成會議紀要到工序質量控制，原材料報驗審批，隱蔽工程驗收，進度控制，投資控制，主持每週監理例會併發會議紀要等等，可以說是對監理工作全過程的詳細記錄。即便是在緊急情況下，監理可先發出口頭指令，承包單位可先按口頭指令實施，但事後應在24小時內補上文字指令。
上述所有的文字材料組成的監理資料體現了監理人員勞動的成果，認真、及時、準確的收集、整理、分類歸檔並妥善保管極為重要。監理資料從某種程度上集中反映了監理工作的水平和質量。
二、如何做好監理資料的管理
1. 落實責任，分工明確
監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規模越大，技術越複雜，監理資料就越多。《建設工程監理規範》3.2.
2條明確指出「主持整個工程專案的監理資料」為總監理工程師職責之一，在7.4.2條中指出「監理資料的管理應由總監理工程師負責，並指定專人具體實施」。
也就是說總監理工程師是監理資料管理的責任主體，總監理工程師應對整個監理資料管理提出目標要求，提出指導性的意見，在實施過程中隨時檢查，指導監理資料的收集、整理、歸檔工作。總監理工程師工作繁多，當然應按規範要求指定專人具體負責管理監理資料，（對於專人負責，我們一般對較大規模的工程設立專職資料員，對規模較小的工程設兼職資料員。） 但這樣能否達到「監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序」的要求呢！
監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生於監理過程的特點，需要制定「誰監理、驗收，誰負責」的監理資料管理原則。
因此監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作範圍，建立內部責任制。監理工作範圍確定了，監理資料的責任也就明確了。各專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料（含附件）的收集彙總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監理資料交資料員驗收歸檔。
資料員負責監理資料的驗收、分類、整理。為了保證監理資料管理工作的有序進行，專案監理機構還應建立內部工作制度，確定工作程式、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監理日記有人記，確保監理資料的連續性、完整性。
同樣要確保資料的連續性、系統性好，還必須做到及時收集、及時整理，杜絕事後突擊整理資料的作法。及時收集、及時整理可以對存在問題及時處理，不足的可以及時補上。例如監理見證取樣送檢比例一般要求佔承包單位自檢數量的30%，資料員通過在收集整理過程中通過資料統計計算檢查是否滿足要求，如不足可及時補上，如等工程完工後再去整理分析，就無法解決問題了。
監理人員匯報監理工作時，應同時匯報監理資料的情況。總監理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理人員的工作質量。
2. 加強對施工資料的監理
施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、檢驗批、分項、分部工程的實體質量合格檔案。監理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的監理。監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行複查，以驗證施工資料的真實性。
施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從檢驗批、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從檢驗批、分項、分部工程做起。細分目標，逐步把關。
尤其，在檢查驗收隱蔽工程，涉及是否同意下一道工序施工的情況時，對施工報審的檢驗批及隱蔽記錄的簽認過程既是對施工資料的監理過程。
施工資料也是日後施工單位質量責任的證據。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，總監理工程師在第一次工地例會上就要強調施工資料的重要性，要交待有關施工報驗工作的程式和基本條件。
特別在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，並爭取獲得業主的理解和支援。
整個監理過程及工程專案的施工階段質量如何得以保證，如何按計畫進度實施，工程投資的使用情況等等，最終都要體現在監理和施工檔案中。所以，為進一步確保施工資料的及時、準確、真實、完整性，加強對施工資料的監督、檢查，是監理工程師的重要工作之一。
3、重視監理日記的作用
監理日記是逐日記錄監理工作和施工活動的重要資料，內容應涉及施工階段的全過程、全方位的人員、材料、機械，時間的連續性強，它是總監檢查監理工作和監理資料的重要線索。
總監應每天簽閱監理日記，這樣既檢查了監理人員的工作，又熟悉了監理情況。對於監理日記的檢查，總監理工程師可根據監理人員的職責和施工進度，檢查監理日記是否有漏記部分，例如：一些重要發文如監理工程師通知單、開工報告的審批、施工組織設計的審批、暫停令等是否在監理日誌上有記載。
專業監理工程師的監理日記中應對施工質量和安全的方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、隱蔽工程報驗等事項做有詳細記錄；以及召開工程例會的會議記錄、若存在質量問題，要有處理記錄。以這些記錄為依據，可再進一步檢查該監理人員負責的監理資料是否完整、及時、分類有序。如監理日記中記載機械使用情況，是否存在安全隱患等問題；或水泥進場報驗，可核查當天有無水泥報驗單，並檢查所附的水泥合格證、准用證等質量證明資料是否齊全、有效；如當天有測量放線報驗記錄，可檢查當天是否有測量放線報驗單，並檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監理複測記錄等。
我們還可以根據有關監理資料來核查監理日記。如：根據某乙份見證取樣送檢報告的日期，檢查該天的監理日記是否有記錄，或是根據見證取樣臺帳檢查試驗報告單的具體合格情況等。
這樣不但檢查了專業監理工程師所負責的監理資料，也同時檢查了監理工作的質量以及施工單位的原材料和施工質量情況。監理日記審閱後，總監理工程師應簽字留下記錄。很多監理工作的漏洞也體現在監理日記記錄過於簡單，內容不完整；記錄內容不準確，只記錄施工形象進度，監理工作內容卻未認真記錄，有的記錄日期與施工資料不相吻合等。
對於監理日記的缺陷，總監理工程師應及時檢查，督促改正。
4. 提高業務能力、管理水平和增強協同工作的團結精神。
監理資料管理的內容包括各種檔案、檔案、監理報表及計算機輔助文件等。檔案資訊主要是在工程建設過程中，上級有關部門的檔案、工程前期有關檔案、設計變更及工程內部來往檔案。監理報表主要有開工報表、監理工程師檢查記錄表、監理工程師通知單、質量管理用報表、計量與支付用報表及工程進度用表等。
在資訊時代的今天，監理工程師只有不斷提高業務能力和相應的管理水平，才能勝任對如此繁雜並不斷更新的資訊管理工作。一定要按照總監理工程師的指導，對資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時向總監理工程師匯報。
同時，資料員要充分調動監理部所有成員的積極性，要求都來參與和關心監理資料的收集、整理工作。監理工程師、監理員是第一線的人員，所有監理資訊都來自他們，所有原資料都來自他們，及時向他們收集資訊並及時整理、分析，將結果向他們反饋，對其中需要進一步收集的資料向他們提出要求，確保原始資料的全面性和可靠性。雖說分工是明確的，但是整個工程又是乙個完整的個體，各專業監理工程師在進行本專業監理工作的同時，完全可以將各專業的配合工作，銜接施工等統籌兼顧的考慮 ，達到協同作戰的良好效果。
5、加強監理的協調和溝通工作
監理工作簡言之，「三控制、兩管理、一協調」， 協調是貫穿始終的。監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主、施工方以及其他部門的協調工作。這裡主要強調和業主的溝通，是爭取理解和支援，監理資料中的施工合同檔案、勘察設計檔案、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等，都由業主提供。
平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯絡單等也和業主有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支援，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。
總之，要做好施工階段的監理資料管理工作，總監理工程師必須予以重視，落實責任，完善制度，勤於檢查督促，並且不斷提高監理人員業務水平和職業道德素質，這樣，在工程竣工驗收合格的同時，也能收穫乙份合格的工程監理資料。
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