作為一名秘書，不僅需要能夠起草出內容正確、表達簡潔準確的公文，而且需要能夠按照《國家行政機關公文格式》（gb/t9704-1999，以下簡稱《格式》）的要求製作出精美的標準格式公文。
如果使用方正飛騰、pagemaker等專業排版軟體，製作標準格式公文是一件非常簡單的事情，但是，現實情況是，在大多數的中小機關和企事業單位，並沒有購買和安裝這類專業排版軟體，大多數的秘書人員也並不掌握這些專業排版軟體的使用技巧。
那麼，使用我們最常見、最常用的文字處理軟體word能否製作出符合《格式》要求的標準格式公文呢？答案是肯定的。只不過我們需要提前掌握一些平時使用不到的有關word的專業知識。
與製作標準格式公文有關的word專業知識介紹
（一）字元大小的表示方法
在word中，單個字元的大小是用字型大小和磅數來表示的，也就是說，在word中，當我們需要設定某些字元的大小時，既可以在格式工具欄的字元大小設定框的下拉列表中選擇某個字型大小，也可以直接在設定框中輸入某個數值，來表示字元大小的磅數。而且輸入的數值並不侷限於下拉列表中列出的常用數值，而是可以輸入乙個介於1和1638之間的任意值。
那麼，字型大小和磅數之間是乙個什麼的對應關係呢？下表列出了word中設定的各個字型大小與磅數的對應關係。掌握了這種對應關係，我們就可以在需要的時候在二者之間相互換算。
了解了字型大小和磅數的對應關係之後，我們還需要了解的另乙個問題，就是「磅」是乙個什麼樣的度量單位？它和其他的常用度量單位比如「公釐」之間怎麼換算？
「磅」是電腦系統中常用的乙個度量字元大小和字距、行距的長度單位，它是英文「point」的音譯，也可以意譯為「點」，和我們平時見到的重量單位「磅」是兩個完全不同的概念。
「磅」與「英吋」、「公釐」之間的換算關係是：1磅等於1/72英吋，即0.3527mm。
（二）漢字的形狀及其變化
在電腦系統的字型檔中，漢字的形狀都是正方形的，即每個漢字在版面中所佔的位置都是乙個高度和寬度相等的正方形區域。但是，根據工作的需要，我們可以通過相應的格式設定來改變每乙個漢字的形狀，使之變成高度大於寬度的縱向長方形或者是寬度大於高度的橫向長方形。
設定的方法是，選中需要改變形狀的字元，單擊「格式」→「字型」，開啟「字型」設定對話方塊，選擇其中的「字元間距」選項卡，在選項卡中「縮放」後面的比例設定下拉列表框中選擇或者輸入乙個百分數，當選擇或者輸入的數值大於100%的時候，字形為寬度大於高度的橫向長方形，當選擇或者輸入的數值小於100%的時候，字形為高度大於寬度的縱向長方形。也就是說，這個百分數就是字元寬度與字元高度的比值。比如，根據《格式》的要求，公文中「發文機關標識」的字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm。
這就要求我們，在標註「發文機關標識」的時候，要使「發文機關標識」的字元高度盡量接近22mm，即62磅，這樣才能做到醒目；同時，要使每個字元的寬度盡量接近15mm，這樣就可以使每個字元都呈現高度大於寬度的縱向長方形，看起來比較美觀。
由於設定字元的大小只能同時設定字元的高度和寬度，因此，要想滿足《格式》的這個要求，就必須通過字元的「縮放」來設定。我們用15mm除以22mm，可以得到能夠滿足這種要求的字元的寬高比約等於68%。設定的時候，我們先把「發文機關標識」的字元選中，在「字元大小」設定框中輸入「62」，然後，開啟「字型」設定對話方塊，把「縮放」比例設定為68%就可以了。
（三）行距的含義及其設定
行距，顧名思義，是指兩行字元之間的距離，即從上一行字元的下邊緣到相鄰的下一行字元的上邊緣的垂直距離。但是，在word的行距設定中，行距的值並不是指的這個距離。
在word的行距設定中，我們所選擇或者輸入的數值，都是指從一行字元的水平中心線同時向上下兩個方向延伸所得到的兩個方向的距離之和，單位是「磅」。如果在這個以字元的水平中心線為中點的距離內，字元上下兩側空白區域的高度之和與字元高度相等，這種大小的行距就叫單倍行距，以此類推，這個空白區域高度之和是字元高度的幾倍，就叫幾倍行距。
在word的預設設定中，我們輸入的任何一行字元，都是單倍行距。
了解了word中行距的真正含義，我們就可以在公文排版的時候，利用輸入回車符並設定回車符的大小和行距，來精確地定位公文中某個要素的位置，以克服word排版中不能使用輔助線和自由移動文字塊來精確定位某個版面要素的缺點。
比如，《格式》中要求，下行文中，發文機關標識的上邊緣至版心的上邊緣距離為25mm，我們就可以在版心的第一行輸入乙個高度為71磅（即2 25mm）的回車符，並把它的行距也設定成71磅，以消除回車符上下兩側的空白區域。然後，在第二行輸入發文機關標識的內容，並把該行字元的行距設定為與該行字元的高度相同，就使發文機關標識的位置完全滿足了《格式》的要求。
精確設定行距的方法是：選中回車符或字元，單擊「格式」→「段落」，開啟「段落」對話方塊，選擇「縮排和間距」選項卡，在「行距」下面的下拉列表框中選擇「固定值」，在「行距」設定的下拉列表框右側有乙個「設定值」選擇框，選擇或者輸入所需的磅值，如「71磅」、「62磅」，單擊確定。
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