以下條款是為了更好地協助專案領導在組織內的工作。在管理專案之時，應利用
這些條款來幫助確定所有的關鍵問題。
我把整個專案分為４個主要階段：
第一階段啟動專案正式開始之前的一段時間
第二階段計畫一旦專案工作組開始啟動
第三階段執行／控制一旦專案正式開始
第四階段結束結束工作
我已經試圖在每一階段定義一些關鍵問題。本文件中某些頁面中的內容相互關聯
。這些頁可以用來定義和估計專案範圍，也可以為過程報告提供相應清單。
本文件旨在呈現乙個仔細思考的開端，它應被視為每乙個區域都使用的邏輯開始點。根據每一項目的具體特徵，應該每一次都已全新的＂專業化＂的態度去面對。應該
以這樣的態度對待每乙個專案。
ｐａｇｅ １
專案開始清單
１． 該專案任務，需要和良機已經定義了麼？
回答：２． 該專案任務和戰略計畫或者綱要性任務有關麼？
回答：３． 初步的功能和要求明確了麼？
回答：４． 有沒有乙個初步的時間進度表，該錶包含預期開始時間？
回答：５． 對於整個專案的成本，有沒有乙個大概的總體估計？
回答：６． 對於下乙個階段的成本，有沒有估計？
回答：７． 有沒有做過初步的風險評估？有沒有考慮過該評估的基礎？
回答：８． 對於該專案，有沒有做過初步專案環境分析？例如，可行性分析，法律方面分析，成本／效益分析
回答：９． 對於該專案，需不需要任何合約協議？
回答：１０． 該專案應該進入計畫階段麼？
回答：啟動專案
任何乙個專案開始之前，都一定要明確目標，理解專案範圍，還要搞清參與專案的人力情況。此外，還要明白該項目的成本以及該專案能為公司帶來的利益。如果組織內
大多數你的專案都是由你＂提出＂的，卻不是由你想出的，我建議你採取以下步驟。你需要：
步驟一：明確專案範圍
步驟二：明確專案目標－－準備好專案目標綜述
第一階段
什麼時候用＂專案＂這個詞才是正確的？乙個簡單的問題，卻往往被忽略。我認為把專案分割成不同的任務是非常重要的。
下文可以幫助我們實現這點。我強烈推薦您和專案發起人使用以下調查問卷。
調查問卷分以下幾部分：
ａ） 專案合理性
ｂ） 人員
ｃ） 預算
ｄ） 時間
ｅ） 交付
ｆ） 關係人分析
１專案背景是什麼？（導致專案提出的環境的簡要描述）
２對組織有什麼好處？－－對於組織的價值
３對於組織來說，該專案是不是必須的？
４該專案產生是不是因為以下原因：
可能原因是否
公司方向的改變
公司核心層的改變
公司部門層的改變
優先權的改變
管理決定
由於先前一些沒能完成或開始的專案
乙份詳細的分析報告的結果
５哪乙個具有最大的優先權？
時間預算質量６誰是專案發起人？
７專案發起人是不是也是專案擁有者？如果不是，那麼誰是？８專案的特徵是在下表中勾出）問題是
否不知給組織以競爭優勢
是有益的加強工作
將提高執行的效率
提高人力資源的效率提高行政效率
提高系統效率
產生長期利益
產生短期利益
導致資金節省
增強部門凝聚力
徹底的新改革
出於安全的必須
ｂ）人員
１誰是專案發起人？什麼部門的？
２誰是投資人？
３有多少部門參與其中？
４對於這個專案，有沒有預選人員？
５我們有沒有執行專案所需的所有技術？
６我們需不需要外部資源？
７考慮到４， ５， ６－－時間成問題麼？這些人員中，有沒有人參與其他專案會影響該專案？
８會不會有其他專案優先於這個專案？
所以： １我能不能保證這個專案？
２我能不能留住專案工作組人員？
９對於這個專案，我的權利在哪一層？
１０我能不能自己選擇專案組？
ｃ）預算
１專案有沒有做預算？
２專案怎麼進行開支？
３誰負責預算？
４需不需要說明人工時？如果需要問題是
否需要精確的時間表麼？
經理會給我人工時預算麼？
在我繼續進行之前，經理要不要大概的估計？
誰將提供人工時的成本？
５在預算中還需要加哪些成本？例如，文具，培訓，計畫，發展，旅遊，住宿，電腦執行，推銷費等。
６進行預算需要額外的花費麼？例如，硬體方面，軟體方面等
７預算是不是最重要的？如果不是，那麼是第幾呢
８有沒有做過成本－收益分析？如果沒有，需不需要做？如果需要，誰來做？我需不需要等預算完成？
９我怎麼樣才能保證不超出預算？需要什麼檔案？我需不需要乙個專案管理軟體，比如
１０其他說明
ｄ）時間
１專案有沒有乙個開始時間？
２有沒有結束時間？
３時間對於專案的成功來說是不是很關鍵？
４時間是不是最重要的／如果不是，是第幾
５我的時間百分之幾花在該專案上？
組員名時間百分比
專案經理
６我的工作組成員的時間有多少花在該專案上？
組員名時間百分比
７為了執行該專案，我是不是應該重新安排我的時間表？如果是，會影響什麼？與此相關的影響是什麼？對於那些影響到的事情，會不會有人來接替我的角色？
８如果我覺得另需一些額外資源對於專案的按時完成是必須的，會不會有人提供我這些資源？
９我需不需要證明我要利用乙個專案管理軟體，例如
ｅ）意見
１． 專案的目標是什麼？
２． 什麼是不可委協的？
３． 以前相同專案中是否有可取之處？
４． 專案的成功應該如何測量？
５． 專案小組中有沒有獎勵，刺激紅利？
６． 專案經理如何評判？
７． 誰來負責？
８． 誰來負責專案中的交流
相關人員是不是
上層管理
客戶投資者
組織９． 專案的意見是否是好的交流並且是不斷更新的？
１０． 專案是否保持機密，高階秘密，高階／低階概要
１１． 範圍，時間，小組，預算，優先性的變化是否影響該意見表？１２．其它意見
ｅ）相關人員
完成下列顯示你和其他已知或者潛在負責人關係的圖表，（先看下列例子，然後完成空白表）
客戶和投資者問答
１． 專案的需求是什麼？
２． 專案的預期效果是什麼？他們應該是什麼樣的？３． 你已經試過什麼？
４． 你將會滿足於什麼？
５． 你需要專案什麼時候完成？為什麼？
６． 技術，時間進度表和成本的優先權是什麼？７． 你如何知道專案已經完成？
客戶預期檢查列表
１． 範圍和目標是否確切的定義了？
２． 作用和責任是否都落實了？
３． 意見單和結果是否按照以建的標準？４． 需要的資源和資訊能夠成功的獲得？５． 客戶的責任，支援，和參與是否清楚？６． 是否達成一致的時間和進度表？
專案顧客／投資人總觀（ｐ１５）
顧客／投資人確定
主要興趣所在
對顧客有利處
顧客的步驟２－－鑑定專案目標
準備專案目標陳述
基於以上的步驟，你應該能夠清楚的鑑定出一些專案目標。作為乙個嚮導，你應該能夠做出描述專案各方面的陳述。時間例
準時（日期）或提前，關鍵性？預算例
剛好或少於預算（￥）質量例
第一時間正確做，在公司質量實踐內，專案質量要求。客戶例
滿意標準關於專案和小組成員以及小組
投資者例
滿足標準和交流狀態
小組發展
例小組士氣，技術水平，生產率，粘聚力，責任心領導例
小組領導技術的發展，領導成功小組的能力，與其它地方銀行經理工作的能力
專案圖表模板
專案小組的任務：
背景－－
目的－－
利益－－
專案小組的目標
（用乙個句子定義將要完成的東西，包括乙個標誌完成的事件）。
專案小組意見表：
（目標分割成專案的所有方面。或是４－９意見表，或是４－９程序目標。每個陳述都是以乙個動詞開頭）
專案小組的範圍：（將要被包括／排除的限制）
專案完成的標準：（專案成功測量）
專案小**表模板
專案小組的任務：
背景－－
目的－－
利益－－
專案小組的目標
（用乙個句子定義將要完成的東西，包括乙個標誌完成的事件）。
專案小組意見表：
（目標分割成專案的所有方面。或是４－９意見表，或是４－９程序目標。每個陳述都是以乙個動詞開頭）
專案小組的範圍：（將要被包括／排除的限制）
專案完成的標準：（專案成功測量）
專案小組假設條件，風險，和侷限性：
（已經作出的決定和其它質量資訊）
專案小組價值觀：（小組最重要的是執行該專案，是小組成員價值觀的最重要的部分）
階段二計畫表
步驟一：確定人力資源和技術資源
步驟二：形成計畫表，包括任務，責任和時間進度表
步驟三：在實施之前，使得專案計畫停止和達成一致意見階段二
步驟一 －－確定人力資源和技術資源
主要人物
主要技術
可利用度
內部對外部
通過使用一些管理軟體，如ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ專案或是就有可能列出專案要求的任務。通過加入資源，就可以建立模板顯示出你將需要的人，資源來完成專案。還能夠粗略的產生所要花的成本和時間。
步驟二形成專案計畫草圖
現在有必要把在以前幾步中蒐集的資訊細節話並發布出來。由於專案計畫草圖能夠為每個人提供透明的清楚關於你專案的思路，所以專案計畫草圖是你專案的基礎，是最重要的文件，同時使你有機會確保你所做假設的正確，並能夠修正。
條款包括：
＊ 專案名稱
＊ 專案客戶／戶主
＊ 主要投資者的名字
＊ 專案領導的名字
＊ 核心小組的名字
＊ 專案目標
＊ 時間進度表
＊ 大事件／關鍵點
＊ 人力需求－－具體名字，技術，你們之間不和
＊ 確定所有的裝置，機器時間，你要求ｉｓ支援
＊ 潛在風險區的重要部分（這也許會鬆馳或時間的拖延－－比如公共休息日，其它的專案，出走）
＊ 使用的跟蹤預算
＊ 使用的交流系統
＊ 使用的操作評估系統
＊ 小組的進度表，主要投資者／客戶見面
＊ 由於權威而做的具體變動
專案大事件確定**（ｐ２２）
大事件確定
基準日期
ｗｂｓ元素
負責人改變權
大事件說明：
大事件完成標準：
修改日期
大事件批准
網路發展核對列表的問答
１． 你想在做的工作活動是什麼樣？（活動）
２． 你以什麼樣的順序做它們？（邏輯）
３． 每一項活動需要的時間是多少？（時間長度）
４． 做這項任務你需要從別人那裡得到哪些幫助？（程序）５． 你將要傳遞什麼並且要傳給誰？（後繼）
專案意見／任務計畫工作表（ｐ２４）
ｗｂｓ任務說明
意見顧客聯絡
預算階段二
步驟三 －－匯報和終止
這一步是非常重要的，因為它不僅可用來檢驗你的假設，而且還可以看作是一切其它東西建立在其上的媒介。
階段三執行／控制
＂執行計畫＂
跟蹤程序的更改
做１監視和反饋
＊ 跟蹤程序
＊ 常規會議（給出和得到）
＊ 如果有更動，反饋圈
做２管理客戶
做３交流
＊ 用ｅ－ｍａｉｌ／跟新系統書面的，口頭的，可視的做４
解決紛爭
做５管理小組
資料收集
１． 時間表資料
任務有沒有及時的開始？註明開始日期
任務有沒有及時完成？註明完成日期
在任務程序中，預期的任務完成日期？
有沒有鬆馳時間？
在關鍵的時候我們有沒有受任務的影響？２． 資源資料
實際的努力和剩餘時間
與開始預期相比較
在這一點上完成任務／階段的百分數
３． 執行和質量資料
產生的**線
返工數與現在質量標準的吻合度
在更動管理程序中更動的數目
實際成本與成本預算相比
４． 小組／投資者資料
小組遇到的問題
小組成員之間的衝突
個人／小組生產率（小組程序）
個人／小組生產率阻礙因素（小組程序）
小組技術
革新（不同的新的工作方式）
小組粘聚力／發展
突出的問題和提議的改正方案潛在的脫離小組的人
潛在投資者的更改
組織的變化
預期的問題
５． 完成標準
基於反饋的程序跟蹤狀態
專案狀態報告
專案報告**
專案名稱：
開始日期：
報告名稱：
報告目的：
負責人：
報告標準：
報告名稱：
報告分配：
內部外部：
報告分配頻率：
（）每週 （）每月 （）每季 （）每年 （）其他固定時間間隔
須包括資訊：
資訊形式：
第四步完成
最後一步是你必須再訪所有的專案投資人和工作組，以確定該專案已經執行，並且以近個達到所有既定目標和目的。
再訪某些特定的區域，在專案執行的過程中及時得到反饋資訊能夠確保你的方法在下次使用時的作用會得到提高。
專案完成計畫內容
乙個專案的完成計畫在專案執行階段應應該開始寫。計畫中應有以下內容：
＊ 對於負責專案完成計畫人員的角色、責任和權利的規定。（結束意見）
＊ 在結束時要求獲得批准
＊ 重新分配可利用的資源
＊ 專案後回顧
＊ 合約終止
＊ 完成報告
＊ 有關責任和花費的調整和最後提交
專案完成分析表問題是
否已經最後回顧一遍了麼？
專案結論已經歸檔成文了麼？
產品和服務是否已經發出，並且已被接受？產品和服務責任已經轉移了麼？
已經取得顧客反饋資訊了麼？
已經討論過專案後顧客服務的問題了麼？所有合約都完成了麼？
有沒有進行最後的完成工作？
有沒有將過程改進確定一下，並歸檔成文？有沒有進行專案後分析，並將其歸檔成文？有沒有將歷史記錄存檔？
有沒有將資源釋放，並重新安排？
專案工作組重新分配了麼？
有沒有向所有的工件組成員發致謝信？所有合約都已經結束了麼？
最後的成本報告都是有效的麼？
已經提交所有顧客反饋資訊報告了麼？已經達到所有接受標準了麼？
已經收到所有的批准了麼？
所有責任都已經完成了麼？
所有問題和行動都已經解決了麼？
專案領導須知 ｉｂｍ專案領導須知 ｉｂｍ專案領導須知 ｉｂｍ專案領導須知 ｉｂｍ專案領導須知 ｉｂｍ專案領導須知 ｉｂｍ
某國際知名公司專案管理培訓 7專案領導須知
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專案工作組織須知
專案制工作安排流程須知 第一步 會長確定專案負責人 第二步 專案負責人和會長共同商定專案目的等基本框架 第三步 專案負責人撰寫專案策劃 第四步 專案負責人向各副會長 各部門正副部長，各幹事，發布專案人才招募指標 第五步 副會長 各部門正副部長 各幹事根據個人興趣和時間申請進入專案組 第六步 確定專案...