1 目的
確保採購合同的有效管理和控制。
2 適用範圍
適用於工程建設物資採購合同的管理。其他物資採購參照本規程對合同進行管理。
3 職責
3.1 採購部負責採購合同的擬制、執行及歸檔管理；
3.2 行政部負責公司合同專用章的刻製、發放及使用管理監控。
3.3 董事副總經理負責採購合同的審批及簽署。
作業內容
4.1 採購合同的擬制、審批。
4.1.1 採購員根據採購計畫和需要採購的物資，從《合格供方名單》選擇相關的供方進行洽談，協商採購及合同簽訂的有關事宜，並請供方提供**單。
4.1.2 根據洽談情況，採購員擬制《採購合同》草案，經採購部經理審核，報董事副總經理審批。
《採購合同》條款中應包含的內容為：
a)物資名稱、規格、型號、等級、花色；
b)數量、**及交貨日期；
c)包裝要求(包裝的標準和包裝物的**和**)；
d)質量要求或技術標準；
e)服務要求；
f)驗證方式及執行標準；
g)不合格物資的處理；
h)運輸方式及費用承擔；
i)結算方式；
j)違約責任；
k)合同變更事項；
l)其他事項。
4.1.3 經批准後的合同由行政部加蓋合同專用章，董事副總經理簽字後，送供方蓋章簽字生效執行。
4.1.4 合同正式的份數及所派發的單位(部門)按合同規定的要求執行。
4.1.5 應優先選用法規或國家行政主管部門推薦的合同示範文字。
4.2 採購合同的履行
4.2.1 採購員在採購實施過程中，嚴格執行合同條款內容，不得損公利己，謀取私利。
4.2.2 採購員應不定期跟蹤採購合同的執**況，傳遞、反饋供需雙方的資訊和要求，對合同執行中存在的偏差或問題及時上報，並採取改進措施，做好記錄。
4.2.3 在合同履行中，應明確規定並執行下列各項：
a)計量方法：
合同中應註明所採用的計量方法，並明確規定計量單位。
合同中供方發貨時所採用的計量單位與計量方法，應與合同中所列計量單位和計量方法一致，並在發貨明細表或質量證明書上明確規定，以便利合同需方檢驗。運輸中轉單位也應按供貨方發貨時所採用的計量方法進行驗收和發貨。
建築材料在運輸過程中，容易造成自然損耗，如揮發、飛散、乾燥、風化、潮解、破碎、漏損等。在裝卸操作或檢驗環節中換裝、拆包檢查等也都會造成物資數量的減少。這些都屬於途中自然減量。
途中自然減量的處理規定，由雙方制定，並在合同中註明。
b)驗收的依據：
●供貨合同的具體規定；
●供方提供的發貨單、計量單、裝箱單及其他有關憑證；
●國家標準或專業標準；
●產品合格證，化驗單等；
●圖紙及其他技術檔案；
●當事人雙方共同封存的樣品。
c)驗收內容：
●查明產品的名稱、規格、型號、數量、質量是否與供貨合同及其他技術檔案相符；
●裝置的主機、配件是否齊全；
●包裝是否完整，外表有無損壞；
●對需要化驗的材料進行必要的物理化學檢驗；
●合同規定的其他需檢驗事項。
d)驗收方式：
●駐廠驗收。即在製造時期，由需方派員駐供貨的生產廠家進行材質檢驗；
●提運驗收。對於加工訂製、市場採購和自提自運的物資，由提貨人在提取產品時負責檢驗。
●接運驗收。由接運人員對整車和零擔到達的物資進行檢查，發現問題，應當場作出記錄。
●入庫驗收。這是大量採用的正式的驗收方式，由倉庫管理人員負責數量和外觀檢驗。
e)驗收中發現數量不符的處理：
●供方交付的建築材料多於合同規定的數量，需方不同意接收，則在托收承付期內可以拒付超量部分的貨款和運雜費。
●供方交付的建築材料少於合同規定的數量。需方可憑有關合法證明，在貨到十天內將詳細情況和處理意見通知供方，否則即被視為數量驗收合格；供方應在接到通知後十天內作出答覆，否則即被視為認可需方的處理意見。
●發貨數與實際驗收數之差額不超過有關主管部門規定的正、負尾差，合理磅差，自然減量的範圍，不按多交或少交論處，雙方互不退補。
f)驗收中發現質量不符的處理：
如果在驗收中發現建築材料不符合合同規定的質量要求，需方應將它們妥善保管，並向供方提出書面異議。通常應按如下規定辦理：
●建築材料的外觀、品種、型號、規格不符合合同規定，需方應在到貨後十天內提出書面異議。
●建築材料的內在質量不符合合同規定，需方應在合同規定的條件和期限內檢驗，提出書面異議。
●對某些只有在安裝後才能發現內在質量缺陷的產品，除另有規定或當事人雙方另有商定的期限外，一般在運轉之日起六個月以內提出異議。
●在書面異議中，應說明合同號和檢驗情況，提出檢驗證明，對質量不符合合同規定的產品提出具體處理意見。
g)驗收中供需雙方責任的確定：
●凡所交貨物的原包裝、原封記、原標誌完好無異狀，而產品數量短少，應由生產廠家或包裝單位負責。
●凡由供方組織裝車或裝船、憑封印交接的產品，需方在卸貨時如果車、船封印完好無其他異狀，但件數缺少，應由供方負責。這裡需方應向運輸部門取得證明，憑運輸部門編制的記錄證明，在托收承付期內可以拒付短缺部分的貨款，並在到貨後十天內通知供方，否則即被認為驗收無誤。供方應在接到通知後十天答覆，提出處理意見，逾期不作答覆，即按少交論處。
●凡由供方組織裝車或裝船，憑現狀或件數交接的產品，而需方在卸貨時無法從外部發現產品丟失、短缺、損壞的情況，需方可憑運輸單位的交接證明和本單位的驗收書面證明，在托收承付期內拒付丟失、短缺、損壞部分的貨款，並在到貨後十天內通知供方，否則即被視為驗收無誤。供方應在接到通知後十天內作出答覆，提出處理意見，否則按少交貨論處。
h)驗收後提出異議的期限
需方提出異議的通知期限和供方答覆期限，應按有關部門規定或當事人雙方在合同中商定的期限規定執行。
這裡要特別重視交(提)貨日期的確定標準：
●凡供方自備運輸工具送貨的，以需方收貨戳記的日期為準。
●凡委託運輸部門運輸，規定送貨或代運的產品的交貨日期，不是以向承運部門申請日期為準，而是以供方發運產品時承運部門簽發戳記的日期為準。
●合同規定需方自提的貨物，以供方按合同規定通知的提貨日期為準。供方的提貨通知中，應給需方以必要的途中時間。實際交、提貨日期早於或遲於合同規定的期限，即被視為提前或逾期。
4.3 採購合同的更改。
4.3.1 無論何方提出的合同更改，採購員均應及時將更改資訊和更改要求報採購部經理，並經雙方協商認可。
4.3.2 採購部負責將合同更改條款內容傳送相關部門審核，必要時，由其組織相關部門討論確認。更改後的合同經董事副總經理審批後再執行。
4.3.3 如採購合同更改內容較多，根據需要，可重新簽訂合同。
4.3.4 採購部應建立並儲存《採購合同更改記錄》。
4.4 採購合同台賬管理。
採購員負責編制《採購合同台賬》，並妥善管理。
《採購合同台賬》應包含的內容：
a)供方名稱；
b)合同編號；
c)簽訂時間和有效期限；
d)合同執**況。
4.5 採購合同專用章管理。
採購合同專用章由行政部使用及管理，合同專用章的報廢須經董事副總經理批准，報廢後的印章應立即銷毀，並及時更換新印章。
5 記錄
採購合同管理中的記錄由採購部按《質量記錄控制程式》進行管理。
6 相關檔案
a zh/qp-04《質量記錄控制程式》
附錄a zh/wi-1802-01《採購合同更改記錄》
b zh/wi-1802-02《採購合同台賬》
物資採購合同
合同編號 附件 供貨合同 簽訂時間 簽約地點 需方以下簡稱需方 供方以下簡稱供方 供需雙方本著相互支援，長期合作的原則，經友好協商，特就需方採購供方建築幕牆 建築門窗五金的有關事宜，達成如下協議 一 規格 品牌見附表，附表內產品清單規格是按供方提供技術資料確定，供方要確保產品使用功能。二 交貨時間 ...
物資採購合同
3 乙方為材料各種稅費的義務交納人或代繳人或義務扣繳人，甲方不承擔採購單價以外的任何費用。因此給甲方造成的任何損失或責任，乙方應負全責。第五條 貨物運輸與驗收 1 產品的交貨單位 2 交貨方式 3 運輸方式 4 甲方指定的到貨地點，接貨單位 或接貨人 為 5 驗收 根據所 物資屬性不同，選擇驗收方式...
物資採購合同簽定授權管理規定
為規範採購合同管理，有效貫徹分工負責制和逐級負責制，進一步嚴格合同簽定授權管理，制定本規定。一 物資採購合同的標的授權管理 1 各採購業務口所訂立的的採購合同標的範圍為歸口負責的採購品種，非不屬於本採購業務口歸口範圍內的採購物資一律不得對外訂立採購合同。2 各採購業務口負責訂立採購合同的人員必須持有...