如何建立資料透視表

1　建立資料透視表（圖）的目的資料透視錶能幫助使用者分析、組織資料。利用它可以很快地從不同角度對資料進行分類彙總。

首先應該明確的是：不是所有工作表都有建立資料透視表（圖）的必要。

記錄數量眾多、以流水帳形式記錄、結構複雜的工作表，為了，將其中的一些內在規律顯現出來，可將工作表重新組合並新增演算法。即，建立資料透視表（圖）。

例如，有一張工作表，是乙個大公司員工（姓名、性別、出生年月、所在部門、工作時間、政治面貌、學歷、技術職稱、任職時間、畢業院校、畢業時間等）資訊一覽表，不但，字段（列）多，且記錄（行）數眾多。為此，需要建立資料透視表，以便將一些內在規律顯現出來。

2　建立資料透視表　　⑴將游標移入需建立資料透視表的工作表中，然後單擊"資料"·"資料透視表和圖表報告"。

⑵"資料透視表和資料透檢視嚮導－3步驟1"對話方塊上，單擊"下一步"（選用預設選項，「microsoft excel資料清單或資料庫」）。

⑶在"資料透視表和資料透檢視嚮導－3步驟2"對話方塊上，「選定區域」框中，已經自動選定工作表的（整個）資料區域，單擊"下一步"。

⑷在"資料透視表和資料透檢視嚮導－3步驟3"對話方塊上，選用預設選項："新建工作表"，在當前工作的左側建立乙個新工作表。這樣做，可以保證原始資料的安全以及可利用性。

單擊"完成"後，一張新工作表－「資料表（下圖所示）」即出現在當前工作的左側。

3　設定資料表中資料的關係3.1　資料表上，幾個區域的設定方法　　1、「請將行字段拖至此處」（相當於「左端標題行」），將作為橫向分類依據的字段，從「資料透視表」工具欄上拖至此處。例如，將「所在部門」欄位拖至此處。

2、「請將列字段拖至此處」（相當於「頂端標題行」），將作為縱向分類依據的字段，從「資料透視表」工具欄上拖至此處。

拖至此處的字段是計數的「依據」。例如，將「性別」欄位拖至此處，計數的依據就是「男」和「女」兩項。

3、「請將資料項拖至此處」（相當於「普通資料區」），將作為統計依據的字段，從「資料透視表」工具欄上拖至此處。

拖入該區中的字段，excel將用某種演算法，對其進行計算，然後將計算結果（彙總數值）顯示出來（如何設定演算法見3.2）。

4、「請將頁字段拖至此處」，將作為分類顯示（篩選）依據的字段，從「資料透視表」工具欄上拖至此處。

可以將乙個或多個欄位拖至此處。此區域中的字段是分類篩選的「首要」條件。例如，將「政治面貌」欄位拖至此處，然後在其中，選擇「黨員」，則下方**中，只統計「黨員」有關的情況。

提示：「頂端標題行」和「頁字段」區中，均可有多個字段。

3.2　透視分析資料改變透視表內部的透視關係，從不同的角度檢視資料之間的內在關係。主要包括：改變透視關係、新增或刪除專案以及資料更新

1、改變透視關係

更改各區域中的放置字段，或改變欄位的分組條件即可以改變透視關係。

新增欄位的方法上面已經介紹過了，刪除方法，是將需刪除欄位拖出資料表區域即可。

改變字段分組條件的方法：單擊欄位名右側的三角形按鈕，然後單擊下拉式列表選單上的相應條件

2、改變統計欄位的演算法

雙擊透視表左上角的統計欄位名，開啟」資料透視表字段「對話方塊（右圖）。

在「彙總方式」框內，選定所需的演算法，然後單擊「確定」。

提示：對日期型字段求和時，以2023年1月1日起算。

3、透視表的更新

若原工作表中的資料（含標題行－欄位名）更改後，透視表作相應更新的方法：

預設情況下，當重新開啟工作薄時，透視表資料將自動更新。

在不重新開啟工作薄的情況下，在原工作表的資料更改後，在透視表中單擊「資料透視表」工具欄上的「更新資料」按鈕即可。

提示：普通資料更改後，單擊「更新資料」按鈕後，即可完成更新。若更改了已經拖入透視表中的欄位名，則該字段將從透視中刪除，需要重新新增。

4　透檢視表將透視表製作成透檢視表的方法是：單擊「資料透視表」工具欄上的「圖表嚮導」即可生成一張圖表（位於左側的新工作表上）。

透檢視表的編輯方法，與普通圖表相似。不再贅述！