修改文稿的一般方法

2022-03-09 17:17:11 字數 3709 閱讀 8239

一、審閱修改法

指核稿人員對文稿從字到詞、從詞到段,乃至全文的結構布局仔細檢視,發現問題隨時留下標記,待全文審閱完畢,再回頭對存在問題進行逐項修改。這是最基本、最常用的修改方法。

二、通讀修改法

通讀全稿1—2篇,努力把握全文的中心思想、結構層次,然後根據發文原因、目的來推敲文稿的思路、結構、邏輯關係,看看思路是否清晰,結構是否妥當,邏輯關係是否嚴密。如果思路不清,就要首先整理思路,重新安排結構;如果思路、結構基本可以,再考慮下一步具體修改問題。有的核稿人員喜歡一邊看稿一邊修改,結果一篇文稿一句、一段地改下來,到最後發現儘管文字能順了,但全篇的思想、結構還是比較混亂,於是又重新修改,以致於事半功倍。

如果文稿較長,可以一邊閱稿一邊將文稿的提綱整理出來,再從提綱中來看其思路和結構。

三、討論修改法

一些內容複雜、事關重大的公文文稿,可以組織有關人員進行集體修改,先就文稿的內容和形式進行認真的討論和研究,提出具體的修改意見,然後確定專人匯集整理大家看法並進行必要的修改。

四、特邀修改法

對一些政策性強、業務難度大的公文文稿,如果核稿人員把握不准,可以邀請熟悉政策的有關領導或熟悉業務的權威人士,對文稿進行把關或提出意見,使公文更加真實、準確、科學。

修改文稿要遵循「多就少改」的原則,如果原稿表達方式和語言風格與核稿人員不一樣,核稿人員不能一味強求,以「我」為準,將文稿都按自己習慣的表達方式來撰寫,而應以原稿的語言風格、表達方式等進行修改。

核稿的任務

核稿是公文處理工作中的重要組成部分,是對形成正式檔案前的文稿進行把關,修改、訂正文稿中存在的各種問題。這是一項綜合性、技術性、業務性很強的工作,有其自身的規律性。一般來說,核稿必須首先弄清文稿形成的背景、過程、部門領導的意見以及會商情況等,在此基礎上,抓住重點對公文進行審核。

一、把好行文關

審查是否需要行文,這是核稿工作的第一步。著重檢視文稿聽內容有無普遍意義,是不是照抄照轉上級檔案精神,是否已發了會議檔案或公開見了報,是否屬於業務職權範圍內的工作,以及是否能用口頭、**、傳真等解決問題。一般來說,可以不行文的就不行文,以控制發文數量。

如果確需行文,要審查以什麼名義行文比較合適,控制發文規格。

二、把好內容關

一看內容是否空洞無物。如內容空洞,無多大的實際價值,即使文字寫得天花亂墜,也要卡住不發。二看文稿是否結合實際。

有些單位或部門在貫徹上級檔案時,不做調查研究,不結合本地的實際,只是例行公事,把上級檔案依樣畫葫蘆,改頭換面發下去。這樣發文,不但起不到多少作用,而且還造成一定的浪費,是一種典型的不負責的表現。三看主題是否鮮明,主題是公文中所要表達的中心思想,是公文內容的核心。

修改文稿時要認真地研究主題。如果公文主題不鮮明、目的不明確、說理不清楚、章法混亂、沒有中心,可提出具體的修改意見,請擬稿單位加以改寫,以使公文主題明確。

三、把好結構關

結構是公文的骨架,調整結構主要是修改文稿的寫作方式。一要注意結構的完整性。主要檢查文稿的組成部分、內在聯絡以及開頭、結尾有無缺項。

比如修改一篇請示,首先要檢查請示正文的基本組成部分請示原由、請示事項、請示結語等是否完整;修改一篇會議通知,首先要檢查會議名稱、內容、時間、地點、參加人員、注意事項等是否明確。二要注意結構的嚴謹性。主要檢查段落安排是否合理、結構是否混亂、層次是否清晰、過渡與照應是否恰當等。

三要注意各部分的篇幅是否合理、長短是否恰當等。如果不合理、不恰當,就要進行補充或調整。當然各部分篇幅長短只是形式,要服從內容的需要。

內容所必需的,要能長則長,能短則短。值得注意的是,在修改文稿中往往需要刪掉多餘段落,增補某些材料,訂正某些觀點,或者增加某些引文,也會引起結構變動。這就需要我們在調整結構時考慮這一因素,不能顧此失彼,造成新的結構不合理。

四、把好主題和觀點關

每篇文章,都應主題(主要指標題)突出,觀點鮮明,材料充分,用主題和觀點統率材料,用材料說明主題和觀點,以求得主題、觀點和材料的統一。如果主題、觀點、材料配合失當,要麼就會造成主題和觀點大、材料少,顯得空洞、乾癟說服力不強;要麼就會出現事例的羅列,材料淹沒了觀點。所以,一要恰如其分地確立主題,使之成為公文的核心,用觀點和材料圍繞主題開展論述。

二要看文稿的基本觀點是否提出,已提出的是否正確,是否符合實際。如果文稿的基本觀點沒有提出或提得不夠明確,就要從材料中提煉觀點,使之成為公文的骨架,看了觀點就能知道公文的主要內容。如果基本觀點不正確或脫離實際,應退回原擬稿單位進行認真修改。

如果觀點基本正確,也比較符合實際,但較為模糊、片面,可進行修改訂正,使之正確、鮮明。三要刪減與主題和觀點無直接聯絡不大的材料,避免出現材料過於繁雜的毛病;要補充一些新的具有典型性、代表性的材料,以增強主題和觀點的說服力。

五、把好政策關

主要核查文稿的內容是否符合國家的法律法規。對新制定的政策、規定,一要按照區域性政策規定服從國家總政策總規定、過去政策規定服從現行政策規定、下級政策規定服從上級政策規定的原則進行審查,不符合這一原則的要進行修改。二要注意政策、規定的連續性,不能朝令夕改。

三要把握政策出台時機,雖然說公文的實用性、時效性決定了公文應快寫快發快處理,但對新提出政策規定的公文,要根據客觀實際,選擇最佳時機同台,以收到最佳的社會效果。四要注意這一政策與那一政策之間的銜接,核稿時對這一問題特別要引起注意,不僅要對照國家有關政策規定,而且更重要的是通過有關部門會簽發現問題,凡部門與部門之間政策規定有衝突的,必須通過協調、**裁決或請示上級答覆後才能發文。有的部門或單位往往從區域性利益出發,提出一些片面性的或與其它部門政策有衝突的政策規定,如果核稿時不進行認真審核,就會給執行過程中帶來一些困難或造成一定損失。

五要審核文稿中提出的落實政策、規定的措施和辦法是否切實可行。如果不明確、不具體或難以執行,核稿人員應主動向擬稿部門提出個性意見,使其制定出切實可行的措施和辦法。

六、把好事實關

公文法定的權威性和嚴肅性以及鮮明的政策性和政治性,決定了公文內容必須準確,事實要真實可靠,數字要準確無誤,結論要符合政策法規和實際情況,不可誇大也不可縮小,不可拔高也不可壓低。比如外交公文,一字一名都關係到國家的威望、安全和利益;司法公文關係到當事人的切事利益,甚至當事人的生命。把好事實關,就要認真檢視文稿內容是否添枝加葉、浮誇拔高;是否有「合理想象」萬分,張冠李戴或以點代面,誇大其詞;是否有弄虛作假的痕跡;是否有獵奇輕信,以訛傳訛等。

只有這樣,才能在實事求是的基礎上觀察問題、認識問題,有針對性地提出解決問題的方法,指導和促進工作的開展。

七、把好語言文字關

公文的語言文字表述如何,直接關係到公文的質量,影響公文的貫徹執行。因此,把好文字關是公文審核的重要一環。審核語言文字要注意以下幾點:

(一)壓縮冗長的文字。

(二)審核文稿語言文字上的毛病。

(三)遣詞造句,增強文字表現力。

(四)注意對文稿中的引文、數字、標點符號、序列號、計量單位、日期等進行認真審核。

八、把好文稿的體式關

公文的體式關係著公文的運轉效率和工作效能的發揮。核稿人員必須按照《國家行政機關公文處理辦法》的要求審核文稿體式,檢視文種使用是否合適,標題是否準確,發文機關和收文機關的關係處理得是否恰當,主送、抄送機關的範圍是否合適,有無亂抄送、濫抄送以及漏抄送的現象,秘密等級和緊急程度是否恰當,以及秘密等級、緊急程度、發文字號、附件、附註是否合適,特別有處理好黨政不分、請示與報告不分、越級行文等問題。這裡需要強調的是,要加強對發文形式的審核,如果是帶有全域性性的、比較重大的問題,部署中心工作或某一時期的重要工作,傳達貫徹上級方針、政策,發布規章和重要決定以及向上級報告或請示重要工作,應以**領導機關的名義行文;有的雖屬機關名義行文,如**直屬各部門的報告、通知有關重要事項等,可以**機關辦公廳(室)的名義行文;如果能以業務主管部門名義發文或有關部門聯合行文解決問題的,應建議由業務部門行文或由有關部門聯合行文,以發揮職能部門的作用。

其中有涉及下級**內容的,報**批准後,可在文中註明「經**同意」。

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