Excel資料管理與圖表分析設定工作表列印區域

在excel中，如果只需要列印工作表中的一部分資料，而又不方便將其隱藏時，可以通過設定列印區域的方法來完成。使用者可以通過功能區和對話方塊兩種方法對列印區域進行設定。

1．利用功能區設定列印區域

利用功能區設定列印區域的操作方法較為簡單，能夠幫助使用者達到快速設定、新增列印區域的方法。

選擇工作表中要列印的資料區域，單擊【頁面設定】組中的【列印區域】下拉按鈕，執行【設定列印區域】命令，即可將所選區域設定為列印區域。例如，選擇b1至b7單元格，執行【列印區域】|【設定列印區域】命令，即可將該區域設定為列印區域，如圖15-13所示。

若要在工作表中新增多個列印區域，可以選擇要新增到列印區域的資料範圍，再次單擊【列印區域】下拉按鈕，執行【新增到列印區域】命令即可，如圖15-14所示。

圖15-13 設定列印區域圖15-14 新增列印區域

將所選區域設定為列印區域後，該區域將會以黑色虛線邊框的格式出現在該工作表中。若要取消列印區域，可以選擇要取消列印的區域，執行【取消列印區域】命令；如果未選擇某個列印區域，而執行該命令，excel將取消工作表中所有的列印區域。

2．利用對話方塊設定列印區域

在【頁面設定】對話方塊中，使用者不僅可以設定列印區域，還可以對列印標題、列印順序和列印效果等較為複雜的內容進行設定。

● 設定列印區域

在【頁面設定】對話方塊中，選擇【工作表】選項卡，將游標置於【列印區域】文字框中，利用滑鼠拖動的方式，在工作表中選擇要列印的區域，並單擊【確定】按鈕即可，如圖15-15所示。

圖15-15 設定列印區域

● 設定列印標題

當工作表中的資料過長，需要將其列印為多頁時，預設情況下，僅會在首頁顯示工作表標題。這樣，第二頁之後的資料則會因沒有標題而變得不易理解。通過列印標題的設定，可以幫助使用者輕鬆解決這一問題。

在【工作表】選項卡的【列印標題】欄中，通過對【頂端標題行】或者【左端標題行】的設定，可以將工作表中的某行區域或者某列區域作為標題行，使其顯示在多頁中。若要設定標題行或標題列，只需單擊其後的摺疊按鈕，並選擇要作為標題的行或者列即可。

例如，在「員工出勤統計表」中，要使b4至g4單元格區域作為標題行，只需單擊【頂端標題行】後的摺疊按鈕，在工作表中單擊第4行行號。然後，返回【工作表】選項卡，單擊【確定】按鈕，即可使b4至g4單元格區域在每一頁都顯示，如圖15-16所示。

圖15-16 設定列印標題行

● 設定列印效果

若要使列印出的報表具有一些特殊效果，如帶有網格線或者進行單色列印，可以在列印之前對其效果進行設定。

在【工作表】選項卡的【列印】欄中，通過啟用不同的核取方塊，即可為工作表新增特殊效果。另外，使用者還可以選擇列印工作表中空白單元格的方式，如圖15-17所示。

圖15-17 【列印】欄選項

其中，各選項的作用如表15-3所示：

表15-3 【列印】欄中各選項的作用

例如，若要以黑白色調列印「員工出勤統計表」，只需啟用【單色列印】核取方塊即可，其效果如圖15-18所示。

圖15-18 單色列印工作表

● 設定列印順序

通過對列印順序的設定，可以控制頁碼的編排和列印的前後次序。在【工作表】選項卡中，包含【先列後行】和【先行後列】兩個單選按鈕供使用者選擇。

其中，【先列後行】單選按鈕為預設列印順序，該方式將從第一頁向下進行頁碼編排和列印，然後移至右邊並繼續向下列印工作表。若選擇【先行後列】單選按鈕，則在列印工作表時，從第一行向右進行頁碼編排和列印，然後下移並繼續向右列印工作表。