文件的管理與應用
丁亞秀 2007.09.07
第一部分文件的重要性
一、從巨集觀角度上講，文件即是重要的工作成果，更有助於公司在管理水平方面
的提高。
二、從中觀角度上分析，文件是管理目標屬性的良好詮釋。
三、從微觀角度來看，文件對於管理人員素質的提公升是大有裨益的。
比如專案文件，從內容上進行區分，可分為「成果文件」和「過程文件」兩大類：
「成果文件」作為專案可交付物的乙個重要組成部分，其重要性自然不言而喻，沒有這些文件，整個專案是劃不上句號的。（竣工檔案、竣工圖紙、**職能部門竣工驗收並批復檔案、房屋交付使用檔案、決算檔案）
「過程文件」主要記錄了專案管理程序中的各種資訊，為專案管理人員進行工作安排提供科學的決策依據（管理人員可以從文件的資訊中總結、歸類出重點、難點、問題、優勢等，這樣才能真正地對專案運作的正常運作起到促進作用），以保證專案目標的順利實現；
另一方面，「過程文件」也是公司最為寶貴的文化資產，通過對「過程文件」進行歸納和分析，管理者可以對每次專案的成功經驗和失敗教訓了然於胸，從而使後續同類專案的運作更加有的放矢。
在進行專案管理時，有些企業在快速發展階段，往往會出現乙個通病：認為文件沒有產生看得見的、實質性的經濟效益，領導層及管理者對文件不夠重視，使得許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄作為實施的依據，以至出現問題時往往顯得無所適從，有的會造成被動局面或經濟損失。
從本質上講，文件強調的是一種規範化管理，要求管理人員利用書面語言進行溝通
表達，清晰、明了且有憑有據地指引各項工作的正常運作。
第二部分文件的分類
前期報批類
工程技術類
1、公司技術標準
2、外來的與工程有關的標準、規範及圖集圖樣等
3、招投標檔案（包括詢標紀要、招標檔案、投標檔案、中標通知書）
4、施工合同
5、地勘資料
6、施工圖紙（包括施工圖審查檔案，圖紙會審紀要，修改圖、圖紙加曬）
7、施工過程技術檔案（勘測資料、樁基資料）
8、聯絡單（設計變更聯絡單、工程變更聯絡單、施工變更聯絡單、傳真、工程罰款通知單，工作聯絡單）
9 、施工用水、電費用及量的統計
10、土方外運（包括垃圾）
11、工程竣工進度推進表
12、工程專題會議紀要
13、電子檔案
工程**、錄音、錄象材料（主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件主要環節的聲像資料。即工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工區域性（全貌）、重大技術、工藝施工、安裝）。
光碟（建築安裝施工圖、裝飾工程施工圖、景觀施工圖及其它施工圖電子檔案等）
14、竣工檔案
1、竣工驗收資料（竣工報告，竣工驗收記錄，設計、勘察、施工、監理出具工程質量合格鑑定資料，施工技術總結、工程監理總結，工程試執行記錄，工程竣工驗收會議紀要，工程質量監督報告，工程質量保修書，備案表）
2、工程預決算、決算審計（工程進度款付款報審與支付，設計變更、洽商費用的報審與簽證，工程竣工決算意見書，工程竣工決算審計意見書）
15、竣工圖紙
建築安裝工程、室內外裝飾工程、室外工程（室外安裝－給水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等的施工檔案，室外建築環境－建築小品、水景、道路園林綠化等竣工**件）
16、其它檔案
1、建設方、監理方、施工方管理機構及負責人名單
2、總、分包單位資質材料，供貨單位資質材料，試驗等單位資質材料
第三部分文件的應用
一、文件處置
1、收文記錄
1.1所有外來檔案均加蓋「收文圖章」
1.2填寫檔案收文記錄
1.2.1重要檔案，如**批文、設計、合同、費用、合作方往來檔案等
1.2.2勘測資料及動測報告以「發文單位」的編號為準
2、發文記錄
2.1根據檔案中確定的發放範圍，填寫《發文記錄清單》進行發放。
2.2檔案採用書面形式發放時，檔案的簽收人均應在《發文記錄清單》上做好簽收記錄。
2.3檔案採用電子檔案形式發放時，需將簽收單的電子檔案一併傳送，收件人簽字後以傳真的形式回傳至發放部門。
3、圖紙、設計聯絡單收發文記錄
3.1 施工圖紙的發放流程為：
3.2 圖紙加曬
3.3對「有效版本」的圖紙加蓋圖章；對「無效版本」的圖紙加蓋作廢章，且留存一套備查
4、借閱記錄
4.1檔案一般僅限公司內部人員查閱和借閱。借閱檔案和資料時，應由借閱人辦理借閱手續（視檔案的重要性），填寫《檔案借閱記錄清單》。
4.2 外單位人員查閱或影印檔案和資料，須經相關部門負責人（或分管領導）批准，並填寫《檔案借閱記錄清單》或《發文記錄清單》。
5、作廢文件
5.1 作廢或失效的檔案（視檔案的重要性），經本部門負責人或分管領導審核批准後統一銷毀。
5.2 若作廢檔案需要留用備查的，應加蓋「作廢」章。
二、文件的編制（包括表單－質量記錄）
1、標識、編號完整——名稱、編號、日期、簽名、目錄，需齊全、準確；檔案格式、字型要求等
2、紅標頭檔案（常用：通知，報告、申請，函件，決定）——經辦人需將擬寫的內容交由綜管部統一套紅頭及編號
3、部門檔案（其中綜管部可以獨立對外行文——集團公司，其餘部門只能內部**）
4、會議紀要（包括專題會議紀要）
5、表單及目錄
三、檔案儲存期限
檔案的保管期限以檔案歸檔的當年作為第一年起計（專案文件在竣工交付後歸檔日期算起）
1、一般文件：3～5年
2、權證及工程技術文件：10～70年(根據用地性質而定)
四、檔案的流通等級
1、公開如樓書、公司**、宣傳資料等
2、內部如公司內部管理檔案、方案文字、施工圖紙
3、保密董事會檔案，經濟合同、設計檔案、材料裝置**、房屋**等。
五、文件的整理、收集、編目、儲存
1 公司各部門及員工在其為公司利益工作的過程中所形成（通過接收或自己產生）的檔案，應主動將原件移交存檔部門。各專案完成後，將各類工程技術檔案和資料整理後交公司歸檔。收集到的檔案應及時整理、彙總，並編制目錄。
2 歸檔檔案的種類、份數及每份檔案的頁數應齊全完整。
3 歸檔檔案中，應將每份檔案的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種檔案形式的同一檔案，分別立在一起。文電應合一立卷。
4 檔案應分類妥善儲存，並根據其特點確定儲存方式，以便於訪問和檢索，儲存的環境應確保在規定的儲存期內不損壞、不丟失、不失效。
5檔案採用電子**儲存的，需設定密碼。
6 各檔案使用人應妥善保管檔案，不得隨意塗改，並應注意核對檔案的有效性，嚴禁使用作廢或失效檔案，離職時須辦理交還手續。
7對於工程聯絡單、整改通知單、施工聯絡單、圖紙會審紀要、設計變更單等，必須每月整理、編目後存檔。
8工程部對於影響平面、立面、改變使用功能及調整戶型布局的變更需向銷售部傳遞書面的變更資料；對於超出原**部門批覆的變更，還必須向前期部提供詳細的變更資料。
9檔案若發生遺失或損毀等意外情況，必須由遺失或損毀人到原發放部門說明備案，並經發放部門的負責人審批後，進行領用或更換，原分發號同時作廢。
10檔案需註明是否為有效版本，並及時標識檔案的修改狀態。
11對引用的有關法律法規、技術標準等外來檔案，須由相應管理部門每年至少核查一次其適用性和有效性，以確認其適宜狀態。
12 歸檔檔案的初步建立
六、檔案的質量要求
1、書面檔案應採用耐久性強的書寫材料，如：用鋼筆、原子筆、簽字筆等。而且字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字、蓋章手續完備。
2、檔案表式中各欄目的填寫應規範、完整、準確，字跡要工整。確無資料、文字的，要在空格上劃斜線「/」表示，或填寫「以下空白」章，不得留有空白欄。
3、檔案內容需真實、準確，檔案內容需與工程實際相符合。
4、檔案規格為a4紙幅面；工程圖紙需折成a4幅面，圖示欄露在外面。竣工圖應是新加曬的藍圖，並在圖示欄上方空白處加蓋竣工圖章。
5、對於設計變更，應在竣工圖中的變更部位標註，並在此加蓋竣工圖章。如施工圖結構、平面布置等有重大改變，或變更部分超出圖面的1/3的，應重新繪製竣工圖（一般設計院會把握這個尺度的）。
6、設計聯絡單後附示意圖，則在施工過程中需設計單位重新出藍圖。
七、檔案的更改
1 當填寫出現筆誤時，由原記錄人進行更改，更改方法為：用兩條橫線將筆誤記錄劃去，在邊上填寫正確記錄，並簽名或蓋章。
2工程技術檔案的更改可根據實際情況採用補發修改檔案的方式進行更改。更改的審批可採用在修改檔案上簽字、蓋章等形式。
3外來技術標準、規範、圖集等檔案和資料換版時，重新辦理登記、蓋章等手續。同時，由發文部門（單位）收回舊版圖集、規範、標準等檔案，加蓋「作廢」章後留用備查。
第四部分文件應用中需注意的事項
一、專業技術人員——圖紙：審閱是否可以下發；填寫明確下發範圍；對於變更之處需在圖中「圈點」，並註明變更時間；隨時統計總結（如付款，變更的費用增減，變更的合理與否，甲供材料計畫、到貨、增加、減少等情況，）；
二、文件管理人員——定期檢查施工單位文件情況，尤其圖紙變更（是否為有效版本）。編制文件目錄，督促檔案移交（但需清楚移交檔案的種類）
三、及時發放、傳真或電子檔案需跟蹤收到與否、檢視檔案是否符合要求——簽字、蓋章、時間、編號以及文字內容的疏漏等，以及確認單位的簽署意見、蓋章、簽字是否齊全。
四、各部門重點涉及的文件
（一）前期**批文（原件全部歸存公司，日常用提供影印件）——需「收文登記」
（二）工程部
1、聯絡單（設計聯絡單、甲方聯絡單、乙方聯絡單）；
2、甲供材料往來函件——需「收文登記」，並按照單位、來文時間順序單獨歸存，尤其與供貨商往來檔案的收文時間一定要記清楚「來文日期」。
3、工程款支付資料及記錄（工程款審批、付款沿革記錄）
4、合同簽訂及歸檔、應用（分類歸檔，並登記，相同單位在不同時期簽訂的合同需陸續放在一起，尤其是**確認單——只針對不同規格的產品補充的**確認，如石材。要同時轉交財務、綜管部）
管理檔案用表
附件 施工監理常用檔案報送範圍一覽表 圖例 發件人 主送人 抄送人 注 本表報送範圍內為一般要求，監理機構按常見的一級機構設定，均僅供實用時參考。浙江省交通廳工程質量監督站 附件 施工監理常用檔案報送範圍一覽表 圖例 發件人 主送人 抄送人 注 本表報送範圍內為一般要求，監理機構按常見的一級機構設定...
管理檔案用表
附件 施工監理常用檔案報送範圍一覽表 圖例 發件人 主送人 抄送人 注 本表報送範圍內為一般要求，監理機構按常見的一級機構設定，均僅供實用時參考。浙江省交通廳工程質量監督站 附件 施工監理常用檔案報送範圍一覽表 圖例 發件人 主送人 抄送人 注 本表報送範圍內為一般要求，監理機構按常見的一級機構設定...
檔案講座 檔案管理規範化建設系列講座 目標管理
檔案管理規範化建設系列講座 檔案工作目標管理公升級認證工作 專題講座 主講 吳廣平 珠海市檔案局 二 一 年三月二十五日 檔案工作目標管理公升級認證工作 第一部分檔案工作目標管理工作概述 檔案工作目標管理是國家檔案局推進國家檔案管理規範化建設的最有效的舉措。自1988年，首次開展國營企業檔案管理公升...