工程研發部管理制度

第一章總則

為適應公司資訊化建設的需要，規範電子檔案歸檔與管理工作，保障電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，結合公司和工程研發部的實際情況，制定本規定。

本規定適用於公司工程研發部。

第二章電子文件管理體系

第一條工程研發部電子文件管理體系的建立與工程部人員的聯絡制度，保證及時溝通、解決在電子檔案歸檔與管理**現的問題。

第二條為保證電子文件的安全性，能製作成紙質的存檔電子文件，須製成紙質檔案，並同步歸檔儲存。

第三條一般電子文件的分類：

1．文字型電子文件；2．**電子文件；3．音訊電子文件；4．影象電子文件；

第三章電子文件的收集與儲存

第四條電子文件在形成、接收時就要製作備份。在檔案流轉的每乙個環節，只要發生過資訊變化的，都必須製作備份，並在檔案內容中註明：初稿、修訂稿、定稿。

如需多次修改的檔案還需標註：修改1稿、修改2稿、以此類推並註明修改人姓名和修改時間。

第五條對已經定稿完畢的電子文件及時進行統一編號發布。

第六條電子文件存檔發布前應在電子文件登記表上登記，登記表與電子文件同時儲存。

第七條電子文件稿本**：

m—草稿性檔案；u—非正式檔案；f—正式檔案；

第八條文件接收單位對所收到的文件按其**進行分類，可分為內部文件和外部文件。外部文件標註為「單位+日期」模式；內部文件標註為「部門名稱+專案名稱+日期」，以資料夾或壓縮檔案形式儲存。

第九條成文日期是文形成的日期，其基本格式一律用阿拉伯數字表示。時間不詳時用數字「0」表示。

例1：20110314，即：表示年度為2023年3月14日。

例2：20110000，即：表示年度為2023年，月、日不祥。

第四章電子文件的歸檔

第十條工程研發部電子文件應集中、分類歸檔。並按檔案管理要求的格式將其儲存到符合要求的介質中。

第十一條儲存電子文件的載體上應當貼有標籤，註明載體序號、檔號、存入日期等內容，歸檔後的電子文件的載體應當設定成禁止操作的狀態。

第十二條對於特殊格式電子文件所需的機讀目錄、相關軟體程式及其他說明等應當同時歸檔。

第五章歸檔電子文件的移交

第十三條對歸檔電子文件，應當按照有關規定認真檢驗。檢驗合格後如期移交至保管人員，進行集中保管。

第十四條接收人員應對載體進行檢查，檢視載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續是否完備；核實登記表、軟體、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應當核實其相關的軟體、版本、操作手冊等是否完整。移交的電子檔案檢驗不合格的，退回製作人員重新製作。

第十五條檢驗結果分別由移交人員、接收人員填入《歸檔電子檔案移交、接收登記表》。

第十六條檔案保管人員驗收合格，完成《歸檔電子檔案移交、接收登記表》的填寫、簽字和蓋章等環節。登記表一式2份，乙份交電子檔案製作單位，乙份由檔案保管人員自存，並將電子文件的檔號返登入《電子檔案登記表》。

第六章電子文件保管

第十七條歸檔電子文件應當作寫保護處理，並避免擦、劃、觸控記錄塗層。

第十八條載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓；存放應遠離強磁場、強熱源等，並與有害氣體隔離。

第七章電子文件的使用

第十九條借閱電子文件需填寫《電子文件申請單》並經工程研發部主管批准。

第二十條歸檔電子文件載體未經批准不得外借；外借文件載體必須妥善保管。

第二十一條使用電子文件不得超出借閱範圍。

第八章歸檔電子文件的鑑定銷毀

第二十二條對過期歸檔電子檔案的鑑定銷毀，應當在工程研發部討論並經研發部主管批准後方可進行。

第二十三條通過審核銷毀的電子檔案必須在《電子文件銷毀登記表》上進行登記。

本制度自2023年3月1日起開始實施。