用Office Excel制自動考勤表

今天我們用例項教你用excel製作自動考勤表，步驟相對複雜，不過還是非常實用的。

一、基本框架設定

首先要進行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。

1.啟動excel，新建乙個工作簿，命名為「員工考勤表」，在工作簿中建立12個工作表。

2.在當月工作表的a1、b1單元格中分別輸入「姓名」、「日期」，在a2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇a2、a3單元格，然後單擊「合併及居中」按鈕將兩個單元格合併為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。

圖1 excel新工作簿

3.在單元格c1中輸入「7-1」，程式將自動轉成「7月1日」(這裡假定考勤從7月1日開始)。用滑鼠點選單元格c1，並移動滑鼠到單元格的右下角，待出現實心「十」字的填充柄後，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在7月1日後便形成了乙個日期序列。

4.單擊日期序列最後的「自動填充選項」智慧型填充標記，在彈出來的選單中點選「以工作日填充」項，程式便自動將星期

六、日去掉，不記入考勤日期。

5.選中整個日期行，在「單元格格式」對話方塊中點選「數字」選項卡。在「分類」列表中點選「自定義」項，在型別框中輸入「d"日"」，然後單擊「確定」按鈕。

圖2 「錄製新巨集」對話方塊

6.輸入公式「=now( )」，然後按回車鍵，接著單擊「停止錄製」工具欄中的「停止錄製」按鈕結束錄製。

二、製作巨集按鈕

1.單擊「檢視→工具欄→繪圖」選單項，調出「繪圖」工具欄，接著選擇「繪圖」工具欄中的「繪圖→對齊→對齊網格」項。

2.單擊「檢視→工具欄→窗體」選單項，調出「窗體」工具欄，然後單擊「窗體」工具欄上的「按鈕」，接著在單元格b2中拖動滑鼠繪製乙個按鈕，excel將自動開啟「指定巨集」對話方塊，點選其中的「返回當前時間」巨集，並單擊「確定」按鈕(如圖3)。

圖3 選擇「返回當前時間」巨集

3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為「上班」，並對文字大小、字型進行設定。然後單擊「繪圖」工具欄上的「選擇物件」按鈕，並按住「ctrl」鍵，用滑鼠將剛才製作的按鈕拖到b3中，即將製作好的按鈕複製到b3中，並將按鈕上的問題更改為「下班」。

4.確認「繪圖」工具欄上的「選擇物件」按鈕被選中，單擊「下班」按鈕，然後按住「shift」鍵再單擊「上班」按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊「ctrl」鍵，用滑鼠將選中的兩個按鈕拖動複製到b列的其餘單元格中。

最後效果(如圖4)。

圖4 建立「上、下班」按鈕巨集

三、記錄出勤

選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的「上班」或「下班」按鈕即可。在單擊「上班」、「下班」按鈕時會返回很長一串數字，其實我們只需輸入諸如「13:30」這樣的時間即可。

單擊「格式→單元格」選單項，在彈出來的「單元格格式」對話方塊中點選「數字」選項卡，在分類框中點選「時間」，在「型別」框中點選「13:30」，最後單擊「確定」即可。

要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值，否則當公式被重新計算後，其結果將更改。選中表中的所有資料單元格，單擊右鍵選擇「複製」，點選「編輯→選擇性貼上」選單項，在「選擇性貼上」對話方塊中選中「數值」項，然後單擊「確定」

四、統計結果

1.在日期行之後的單元格中依次輸入「遲到」、「早退」、「病假」、「事假」等需要統計的專案。並將這幾列中的單元格上下兩兩合併，使之對應於姓名行(如圖5)。

圖5 建立相關統計專案

2.單擊單元格y2，然後鍵入公式「=countif(c2:x2，">8：

30")」（這裡假設上班時間為8:30），並按回車鍵，z2單元格中便會出現選中員工所有遲於8:30上班的工作日天數。

同理在z2單元格中輸入公式「=countif(c3:x3，">17：00")」(假設下班時間為17:

00)，並按回車鍵，z2單元格中便會出現選中員工所有早於17:00下班的工作日天數。

3.單擊ab2單元格輸入公式「=countif(c2:x3，"事假")」，並按回車鍵確認，ab2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。

4.其他人的統計方法可以利用excel的公式和相對引用功能來完成。

5.單擊「工具→選項」選單項，在彈出的對話方塊中點選「重新計算」選項卡，並單擊「重算活動工作表」按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。