辦公技巧巧用OfficeExcel自動工作日計算

2021-03-03 20:49:30 字數 2219 閱讀 6133

工作量當然得以「工作日」的數量去安排,但每個月的天數不同,而且週六日也不盡相同。如果想準確地知道乙個月有多少個工作日,可以請excel來幫忙!

小知識標準工作日是指法律規定的各企業、事業、機關、團體等單位在正常情況下普遍實行的工作日。通俗的說,就是指除了國家法定節假日(雙休日、元旦、五

一、國慶、春節等)之外正常工作的日期。

任務分析

因為每月的總天數和雙休日的分布是不同的,而且春節是農曆的假期,簡單地使用excel函式去計算是滿足不了要求的。我們先使用excel「分析工具庫」中的***workdays()函式計算出「準工作日」,再考慮其中的特殊農曆假日。這樣就能準確的算出「工作日」的天數。

有請 ***workdays()函式

通常情況下,在excel中是找不到這個函式的。別著急,跟我來。單擊「工具→載入巨集」,在彈出的「載入巨集」對話方塊中複選「分析工具庫」,再單擊「確定」按鈕。

將office的安裝光碟放入光碟機,按提示即可安裝成功,如圖1。

外來的和尚念不好經

***workdays()函式的語法為:***workdays(start_date,end_date,holidays)。其中start_date表示開始日期,end_date為終止日期,holidays表示乙個或者多個特定假日序列,可以採用單元格引用的方式。

如圖2,b8單元格公式「=***workdays(b2,b3,b4:b6)」結果為20。事實上,2023年的10月2日和3日是星期六和星期天,那麼按照我們的習慣就會通過調休的方式,最終得到10月份只有18天上班,而不是***workdays()函式計算出的20天。

特殊假日的處理

雖然說直接應用***workdays()函式並不能得到正確的工作日天數,但我們還是可以通過對此函式的變化來得到。圖3是我們的範例,演示了如何一步一步逼近我們的目標。

第一步:將a列定義為月份。選中a列,在右鍵選單中選擇「設定單元格格式」,在「數字」標籤中選擇「分類」為「自定義」,「型別」中輸入「yyyy-mm」格式,單擊「確定」按鈕退出。

第二步:設計b列公式。先直接用***workdays()函式計算只考慮本月除去雙休日後的天數。

雖然可直接使用該函式,但需要知道每月的開始日期和終止日期。開始日期當然是每月的1日,用「date(year(a2),month(a2),1)」表示就ok了。結束日期應當是每月的最後一天,這就有些難度了,究竟是30日、31日還是28日、29日?

需要乙個複雜的判斷關係。這裡我們採用了乙個變通的辦法,就是當月的最後一天其實就是下月的第一天再減去1天,所以我們可以用「date(year(a2),month(a2)+1,1)-1」來表示。於是b2的公式就有了:

「=***workdays(date(year(a2),month(a2),1),date(year(a2),month(a2)+1,1)-1)」。

第三步:計算除了春節以外的雙休日。我們知道國家規定的公眾假日一共10天,除了春節的3天是每年變化的外,其餘元旦1天,勞動節3天,國慶節3天都是固定的。

因此我們可以用if函式對月份是否是1月、5月和10月做判斷,再來減去相應的公眾假日天數,就得到了不考慮春節以外的工作日。於是c2=if(month(a2)=5,b2-3,if(month(a2)=5,b2-3,if(month(a2)=1,b2-1,b2)))或者使用or()函式就是c2=if(or(month(a2)=5,month(a2)=10),b4-3,if(month(a2)=1,b4-1,b4))。

第四步:考慮春節的問題。根據常識,春節的三天只會在1月份或者2月份出現,也就是說最後的判斷隻正對1、2月份。

通過萬年曆查詢得到2000——2010這十年的春節分布,巧的是正好沒有春節三天跨月份的年份,也就是說春節三天不是落在1月份就是落在2月份,如圖4所示,這給我們應用if函式判斷帶來了方便。通過對年份和月份的判斷,減去相應的春節天數,就得到了真正意義上的工作日。因此在d2中應該輸入=if(and(or(year(a2)=2001,year(a2)=2004,year(a2)=2006,year(a2)=2009),month(a2)=1),c2-3,if(and(or(year(a2)=2000,year(a2)=2002,year(a2)=2003,year(a2)=2005,year(a2)=2007,year(a2)=2008,year(a2)=2010),month(a2)=2),c2-3,c2))。

第五步:隱藏過渡列。選中「b:c」這兩列,在右鍵選單中選擇「隱藏」,將中間用於計算方便所使用的過渡列b和列c隱藏即可。

選中區域b2:d2,按住填充柄向下拖動填充後,只要在a列任一單元格輸入月份,就可以在d列得到該月相應的天數,是不是很方便?

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