某企業ERP管理資訊化解決方案

2021-09-20 22:09:52 字數 3513 閱讀 3954

解決方案

某某藥業公司剛剛開始運營,有較好裝置,但所有的管理體系尚未形成,主要有以下幾方面的問題:

人力資源問題

主要是專業人員不夠,在整個藥業的管理體系中,應聘請製藥行業內的專業人士來擔當銷售總監、生產總監、質量部長等。現在這樣邊經營邊摸索的方法,不能適應當前醫藥行業的激烈競爭。

工藝問題

現有主要產品的加工工藝還未能完全穩定下來,還在摸索。主要還是由於缺乏專業人員。

產品問題

現有產品多為普藥,沒有競爭力。某新藥雖然競爭對手少一些,但某新藥類產品已銷了10多年了,市場份額和獲利空間不大。如果沒有幾個有競爭力的新藥,藥業的生存都是有問題的,更不用說成為集團的利潤增長點了。

所以藥業現在應在新產品上加大投入。

銷售渠道問題

藥業現在正在建設銷售渠道,在這個時期應有盡可能多的業內人士參與其中,這樣才可以少走彎路,絕不能邊建設邊摸索,市場不等人。

由於某某藥業剛通過gmp認證,各種管理制度剛建立,因此,我們建議

某某藥業採用乙個成熟的製藥行業資訊管理系統,以資訊化建設為契機,提公升某某藥業的管理水平。

某某股份****藥業分公司(以下簡稱「某某藥業公司」),是某某股份****的直屬子公司。主要從事石油化工、精細化工、醫藥和其他高新技術產品的開發、生產、銷售及進出口**。

由於某某藥業公司剛建成投產不久,公司的管理模式還沒有完全定型,公司在藥品的生產管理、銷售管理、網路建設、市場營銷等方面尚處於摸索階段。因此,某某藥業公司希望借助軟體公司在醫藥行業資訊化建設中的豐富管理經驗和對醫藥行業特性的了解,幫助某某藥業公司匯入針對製藥企業的資訊化解決方案,規範某某藥業公司的基礎管理,以實現公司的發展目標。

本建議書是在軟體公司管理諮詢顧問對某某股份****和某某藥業公司進行調研診斷的基礎上提出的。本建議書所提供的資訊管理系統(erp)解決方案,以及方案所依據的業務模型,結合了某某的管理現狀和特點,以及製藥企業的業務流程,只對某某藥業公司具有參考價值。

為此,本次某某藥業公司資訊管理系統(erp)解決方案將涉及的業務範圍有:某某藥業公司的原輔材料的採購、產品的生產、銷售。而且上述銷售均是批發,但不排除將來可能涉足藥品零售業。

該項目的最終目標,是在某某藥業公司內建立完整的藥品生產和批發銷售業務流程管理資訊系統。在實現全部業務的微機化操作的基礎上,通過資訊的快速採集與分析手段,對公司內的各種資源合理調配,從而保障對客戶的服務質量,及時提供準確的銷售**,保障向某某股份****提供及時準確的管理資訊。

erp資訊管理系統軟體僅是企業實現現代管理的手段或工具,它必須是承載管理思想和管理意圖的載體,換言之,在erp軟體系統中必須有實現管理意圖的方式和處理方案。針對國內製藥企業的管理特點、具體情況以及it技術的優勢,erp資訊管理系統軟體應該融入以下管理思想:

「授權」是管理的真諦,但「授權」應同與之相關的責任相統一。明確某人、某個分支機構及部門的職務及其職能。明確具體某人工作的範圍大小或對具體事務的作用許可權。

「控制」是對於「授權」之後,可能出現許可權範圍內越軌行為的審計和防範。比如:利用系統授與的權力進行破壞性資料操作時,系統能夠在後台自動備份記錄,明細到何人、何時作了什麼樣的操作等。

「授權」與「控制」相結合,能夠建立企業內部真正意義的崗位責任制,建立企業內部在網路環境當中的協同工作機制。

實現上級對下級、總公司對各分部業務行為的實時監控和剛性限定。總部利用網路或**線,實時地對分支機構、部門、人員、在某個時間段或當前的業務狀態進行全面監控。通過遠端註冊到下級系統中以便真實地掌握業務經營狀態。

將整個公司的業務利用計算機網路納入到全面受控的狀態並對具體業務進行調節和限制,以實現總部的統一營銷策略;實現對分支機構人員職權及時調整變化,全面掌握所有個人的業務資料,實現整個集團化企業所必須的集約化經營管理。

專業分工與協作是效率產生的前提,乙個高效的企業運作需要形成內部崗位規範與標準業務流程。規範化管理主要表現在以下幾個方面:

業務檔案與資料的規範

建立屬於企業自身的編碼、分類、序列規範。

建立崗位操作規範

配合崗位責任制的量化管理,建立崗位操作規範,以文字和軟體設定構建的崗位責任明確,通過對其在業務操作過程中工作效果的全面記錄,就能對某一崗位建立反映其工作效果的指標體系,利用真實業務資料,就可以對各崗位工作定時定質,從而形成崗位操作規範。比如:外勤(銷售人員)的業績合理考核,不僅要考察絕對數字,而且要綜合考慮實際收入的組成與欠款的分布;對製單崗位的製單數量和質量進行考核。

建立健全總部與分支機構的匯報與審計機制

建立健全總部與分支機構的匯報與審計機制,不僅可以收集傳輸上行報告,同時能夠對出軌業務和工作責任調查原因,並且確定各個崗位間的業務銜接和傳遞規範。

全過程監控

對公司的業務,從產供銷到內部事件到全過程監控。清楚某筆業務處於何種狀態以及業務發生的詳細情況。

過程中的業務控制

對主要的業務過程進行監測控制。如:對客戶的信譽控制,銷售的**策略控制、庫存量的控制。

差異是企業運作中的一種客觀存在,是由於某種特殊業務或不規範業務行為造成的。對差異的管理應建立在基於過程化管理和規範化管理的基礎上,利用全過程記錄和崗位責任,準確及時的反映差異。其次,對於差異的不同情況提出相應的解決機制,尤其是在不同的經營模式下,差異更呈多樣性和複雜性,必須能夠及時反映,而且能夠控制和調整這些差異。

具體到某個人、某個崗位的操作,系統構建時,精細化授權到每個人員的操作範圍和具體效果。

管理精細化

可以對分公司、部門甚至個人進行考核與評估,建立崗位責任與考核評估體系。不僅考慮絕對數,還應綜合考慮真實分布與具體組成。

核算精細化

可以對單一品種進行個人核算、部門核算,甚至逐筆業務核算。

決策精細化

資料倉儲為決策提供科學的數學依據。基於資料倉儲的決策系統不僅考慮業務財務發生的內部真實資料,而且要全面考慮外部環境的相關資訊,進行科學決策。在指導日常業務過程中,實時掌握業務資訊,以真實的資料為依據,對各個業務環節和業務的具體狀態從細節上進行監控。

遠端傳輸

實現總部與分部之間或異地機構之間的報表、單據、文字的傳輸,提供雙方的資訊互通與業務聯絡。

遠端註冊機制

利用網路將分支機構納入到一體化的管理,掌握任何時間段的具體業務的明細發生,並且設定控制開關,實現剛性管理。

遠端網上的業務協作

利用軟體通訊技術實現異地部門與機構之間的業務協作與業務操作。如:利用遠端庫房管理進行遠端提貨票的傳輸登入入帳、提前配貨、進行逐筆勾對,加強對發出商品的管理;利用遠端業務開票系統在異地衝減台帳,實現銷售業務的不同地域協作,以達到充分利用內部資源的目的。

工作流是指不同的部門或人員去完成同乙個由若干個階段組成的工作而形成的流動過程。如簽發或傳閱檔案的過程,採購進貨入庫的過程,銷售提貨的過程,退貨處理的過程等等;利用計算機技術來管理這些過程,就可以加快這些工作流的速度,提高工作效率和質量。

按照國際慣例,會計畫分為財務會計和管理會計二大類,我國的會計軟體也正在從核算型向管理型邁進。這也反映了我國企業管理對管理會計的重視。

製藥業對財務管理的需求同多數製造業一樣,都要符合我國的新會計制度和國際會計準則。

軟體利用電子傳票技術實現了業務財務一體化,並通過業務轉財務實現了財務中憑證的自動生成,不需要再繁瑣的手工錄入。

軟體在進貨和銷售過程中加入了財務的審核過程,從而避免了應付款的提前給款和應收帳的呆死帳現象,使得目前的記帳式會計上公升為管理會計。

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