一、總則
1.1為加強公司檔案的管理，保證檔案管理工作標準化、制度化，特制訂本制度。
2.1適應範圍：總部及各分公司各種檔案管理。
二、作業指導
2.1 總體要求
2.1.1檔案是傳達公司方針政策，發布公司行政規章制度，指示、請示和答覆問題，指導商洽工作，報告情況，交流資訊的重要工具。因此必須認真做好檔案的管理工作，有效地為公司發展服務。
2.1.2公司全體員工應發揚實事求是、認真負責的工作作風，努力提高檔案質量。
內發檔案應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力事項的宣告，日常的程式性，流程性檔案則應以報告、演示文稿等形式流傳，力避隨意發文。
2.1.3檔案處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。總公司檔案由人事行政中心統一發放、傳遞、歸檔和保管。
2.2 檔案分類
2.2.1 規定。發布重要的行政、財務等管理類規章制度，採取重大的強制性行政措施，用「規定」。
2.2.2 決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用「決定」。經會議討論通過並要求貫徹的事項，用「決議」。
2.2.3 通知。**上級機關檔案，批轉下級檔案，要求下***和需要共同執行的事項，用「通知」。
2.2.4 通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要資訊，用「通報」。
2.2.5 報告。向上級請求批示與批准。
2.2.6 函。商洽工作，詢問問題，向有關主管部門請求批准等用「函」。
2.2.7會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用「會議紀要」。
2.3 檔案格式
2.3.1檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
2.3.2 檔案標題應準確概括檔案的主要內容。
2.3.3 發文字號包括代號，年號，順序號，如：海逸生物集團人字[2013]第01號。（人事行政中心簽發）
2.3.4 總公司發文由人事行政中心統一編號。
2.3.5 檔案經簽字、蓋章生效。
2.3.6 密級分為「絕密」，「機密」，「秘密」（具體分級詳內《檔案密級等級與劃分》）。
2.3.7 緊急程度分為「特急」，「急」，「平」。
2.3.8 檔案內容要求事實清楚，觀點鮮明，條理清晰，文字精煉，用語準確。
2.3.9 發文單位必須註明全稱。
2.3.10 多頁檔案應標明頁碼，對外發文，必須加蓋騎縫章。
2.3.11 文字從左至右橫寫，橫排，左側留裝訂位。
2.3.12 檔案紙一般使用a4型。
2.4 辦文
2.4.1 辦文包括檔案的分送，傳遞，承辦，催辦等程式。
2.4.2 檔案傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止檔案遺失。
2.4.3 檔案辦理完畢後，統一交由人事行政中心及各分公司指定專人保管，立卷歸檔。
2.5 發文
2.5.1 發文一律使用a4紙。
2.5.2 發文程式，公司內部發文：
擬稿人→部門負責人審核→分公司總經理複核→分公司辦公室統一編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案；對外發文：擬稿人→部門負責人審核→分公司總經理複核→分公司辦公室統一編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案。
2.5.3 分公司所有發文應該抄報總部人事行政中心備案。
2.6其他要求
2.6.1 時限要求
特急：限4個工作時內完成；
急：限8個工作時內完成；
平：限16個工作時內完成。
2.6.2 檔案的保密要求
絕密檔案：閱後應立即退回發文部門，並由發文部門儲存在上鎖櫃內；
機密檔案：閱後應立即儲存在上鎖櫃內；
秘密檔案：閱後立即儲存在檔案櫃內。
三、范文示例
3.1普通通知示例
通知被通知物件:
為了輸入通知緣由和目的，輸入通知具體事宜，請大家輸入執行要求。
特此通知！
通知單位名稱
****年**月**日
3.2公告示例
（決議性公告主題內容）公告
輸入公告事宜。已於輸入具體時間通過。現將有關事項公告如下:
１、輸入公告詳細內容。
２、輸入公告詳細內容。
３、輸入公告詳細內容。
特此公告。
發布公告單位名稱
****年**月**日
3.3通報示例
通報甬禹順通字【年份】**號
被通報物件:
由於輸入通知緣由和目的，輸入通報具體事宜，請大家輸入執行要求。
特此通報。
通報單位名稱
****年**月**日
3.4證明范文
證明信接洽單位名稱:
現有我單位［姓名、身份證號碼］，前往貴處［輸入需辦理的事宜］。
特此證明。
單位名稱
****年**月**日
3.5介紹信范文
介紹信接洽單位名稱:
茲介紹［辦事人員姓名、身份證號碼］同志前往貴處聯絡［輸入接洽的具體事宜和希望］，請接洽並予協助。
此致敬禮！公司名稱
****年**月**日
3.6推薦信范文
推薦信（姓名）先生/女士:
[***]先生/女士於[***]年畢業於【學校名稱】【學院名稱】學院【專業名稱】專業。被推薦人特長
[被推薦人名稱] 先生/小姐[工作能力] 。我深信他是可以勝任的，順頌近安。
[推薦人職務][推薦人姓名]
****年**月**日
3.7意見函范文
關於徵求********意見函
被徵求意見單位：
現將【徵求內容】轉給你們，請討論修正，並將修正意見於【時間】前告訴我們。
徵求單位名稱
年**月**日
3.8覆函范文
關於********的覆函
覆函物件：
貴單位關於【需要覆函的內容】的請示已收悉。現覆函如下：
輸入覆函內容
此復公司名稱
年*月*日
3.9催辦函范文
******催辦函
被催辦單位：
貴單位【催辦原因】，為此函請貴單位盡快【催辦事項】。
公司名稱
年*月*日
3.10感謝信范文
感謝信敬愛的****：
【具體事件】【感謝之情】。
此致敬禮
寫信人****年*月*日
3.11邀請函范文
關於出席****會的邀請函
被邀請物件：
我公司經商議，定於【時間】在【地點】召開【會議主題】會議。現將有關事項函告如下：
一、會議報到時間（略）
二、會議位址（略）
三、接洽人及**（略）
特邀請您屆時出席。
公司名稱
年*月*日
3.12紅標頭檔案范文
關於********的決定
各公司、部門：
根據公司業務發展需要，經研究決定：
【通知內容】
公司名稱
年*月*日
主題詞：**** 通知
抄送：董事長
報送：總經理
傳送：各公司及中心、部門、新任命人員
人事行政中心印發共印5份存檔1份
四、正文格式規範
4.1公司的標準字型為黑體和仿宋_gb2312，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準。
4.2第一條：封皮凡有封皮的文字，請依據模板設定封皮。
4.3第二條：正文標題各種檔案中，正文標題均使用黑體小二號字並居中，標題和正文之間空一行。
4.4第三條：通知、制度等檔案編號編號置於正文標題下方，為黑體五號字型並居中。
4.5第四條：正體文字各級標題均用數字表示區別，一級標題為仿宋_gb2312（正文本型）四號字，加粗，二級標題為仿宋_gb2312（正文本型）四號字，不加粗，**標題為仿宋_gb2312（正文本型）四號字，不加粗，正體文字為仿宋_gb2312四號字，不加粗。
另外正文前如有填寫說明和目錄的，請依序安排，其中填寫說明與目錄的正文均使用黑體四號字。
4.6第五條：行距、段落間距檔案全文行距設定為1.5倍行距或固定值24磅。
4.7第六條：縮排段落及各級標題設定一般為首行縮排4個字元。
4.8第七條：頁面設定頁邊距上下、左右均為2.5厘公尺，頁首距邊界為1.5厘公尺，頁尾為1.75厘公尺。
4.9第八條：頁碼正文超過三頁（包含三頁）須加上頁碼，均用阿拉伯數字表示並要求居中。
4.10第九條：圖表圖表大小可根據需要設定，圖表標題用黑體四號文字，圖表內容，標題欄需用仿宋_gb2312四號字，其他內容用仿宋_gb2312，小四號字型，圖表的說明注釋文字則用仿宋_gb2312，四號字型。
4.11第十條：落款檔案底部如需落款，落款和日期要求和正文文字及字型大小統一並要求靠右，落款日期必須為年、月、日。
五、相關**
《檔案記錄清單》、《檔案和資料借閱記錄表》
六、附則
6.1本制度與現有制度有衝突時，按本制度實施。
6.2本制度執行、修訂、終止、廢除等解釋權歸人事行政中心所有。
6.3本制度經員工大會討論、協商確定並公示，經總經理簽字審批正式實施。
003檔案編碼管理規程
目的 建立符合gmp要求的檔案編碼管理規程，便於查閱 識別 控制和追蹤公司的管理檔案，同時可以避免使用或發放過時的檔案。範圍 本規程適用於杭州普濟醫藥技術開發 所有檔案的編碼。責任人 檔案編制 審核 批准人員。內容 1.所有檔案形成後，檔案必須有系統的編碼及修訂號。且整個公司應保持一致性，以便於識別...
2019檔案管理制度
檔案管理制度目錄 1.總則 2.職責 許可權 3.歸檔範圍 4.歸檔要求 5.歸檔時間 6.檔案保密制度 7.附則 1 總則 1.1 為提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產 經營 基本建設等各項工作服務，根據國家有關法律 法規及集團公司的規定，結合某 以下簡稱公司 的實際情況，制定本制...
8檔案管理制度
1 範圍 本制度規定了公司檔案的分類 整理 歸檔 保管 借閱 銷毀。本管理使用於公司檔案管理。2 規範性引用檔案 中華人民共和國檔案法 機關檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局8號令 企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局10號令 國家重大建設專案歸檔要求與檔案整理規範 行業標準 da...