第一條為了使本所檔案管理工作規範化、制度化、科學化，提高衛生行政管理工作的效率和質量，結合本所實際制訂本制度。
第二條行政辦公室負責本所檔案管理工作。配備專用檔案室及檔案管理人員，做好各類檔案的整理歸檔及日常管理。
第三條歸檔範圍
1、綜合類檔案歸檔
（1）所黨、政、工、團在管理工作中形成的有儲存、利用價值的檔案材料，主要有：各種會議記錄、機構變動、工資福利、幹部任免、各類獎懲、職工名冊、工作計畫、總結、請示、報告、演示文稿、資訊等；
（2）有關部門關於工作的指示、規定、有關通知；
（3）監督、取樣，檢測動態情況報表；
（4）裝置儀器檔案：裝置儀器的圖紙和技術檔案，裝置儀器安裝、除錯和驗收過程中的技術性憑證性檔案材料，裝置儀器的執行維修記錄，裝置改進、改裝和報廢的檔案材料，裝置儀器論證申請報告，上級或領導的批覆，驗收報告、訂購檔案合同、訂貨卡。
（5）會計檔案：財務部門根據財政部、國家檔案局聯合頒布發的《會計檔案管理辦法》收集、整理在經濟管理和會計核算一系列活動中產生的會計憑證、帳簿和報表等。
2、業務檔案
食品、化妝品衛生監督業務檔案包括：經常性衛生監督檔案、現場監督檢測取樣檔案、衛生監督行政處罰檔案、衛生許可審核檔案。
3、聲像實物檔案
（1）在衛生監督活動中形成的有儲存價值的各種重要會議活動（含外事活動）聲像材料；
（2）監督執法、重大事件、事故處理的聲像材料；
（3）獲得上級部門頒發的錦旗、獎狀、證書；
（4）在與有關單位進行交流、協作等活動中收到的禮品、紀念品；
（5）已廢止的印章、印鑑。
第四條檔案的整理與歸檔
1、綜合類檔案的整理與歸檔
綜合類檔案的檔案材料必須完整、齊全，乙個問題一件事情交代清楚，有始有終，有請示、有批覆。跨年度的檔案材料等辦理完畢後歸檔。文字處理程式必須完備，符合要求，有簽署、有印章，按時向檔案室移交。
2、業務檔案的整理與歸檔
（1） 檔案案卷採用一戶一檔、一事一檔、一案一檔的方法整理；
（2） 案卷內資料可按時間順序、先綜合後分類等方法排列，並可按頁或件標號用檔案袋的保管形式；
（3） 依據案卷內資料的規格和形狀選擇統一的檔案袋或盒，每個檔案袋或檔案盒內應填寫卷內目錄和備考表，進行登記編號，袋裝檔案可不裝訂；
（4） 各類歸檔檔案材料應做到紙質優良，書寫用紙規範，簽署完備，裝訂整齊美觀。整理成捲的檔案應當移交檔案室歸檔，做好交接登記。
3、聲像實物檔案的歸檔
聲像實物檔案必須影象清晰、聲音清楚、實物完整，並加以必要的文字說明。歸檔的材料必須是原版、原件，按時向檔案室移交。
第五條檔案的保管和利用
1、檔案保管
（1）檔案室必須配有專用檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防光、防盜、防潮、防高溫、防塵、防蟲、防有害氣體等安全防護措施。各業務科室應當有專人專櫃保管檔案。
（2）對破損檔案要及時修補、複製，應定期做好檔案的鑑定、銷毀工作。各類衛生監督檔案的鑑定銷毀需經黨政領導審核，統一編制銷毀清冊，存檔案室備案。
2、檔案保管期限
（1）綜合類檔案和聲像實物檔案根據其儲存和利用的價值，保管期限為永久、長期、短期三類；
（2）衛生監督行政處罰檔案和建築設計衛生審核檔案的保管期限為五年；
（3）衛生許可審核檔案的儲存期限為定期，以申請單位的有效期為準，一般在申請單位歇業滿兩年後，即可銷毀；
（4）經常性衛生監督檔案、現場監督檢測、取樣檔案的期限為2年。
3、檔案借閱管理
（1）建立檔案查閱登記制度。外單位查閱檔案須持有單位介紹信經所領導批准後查閱。本單位職工查閱重要檔案須經所領導批准。
查閱檔案過程中嚴格執行登記、簽收、點校、登出制度，如發現退還的檔案有缺少時要及時查詢，問清去向，防止遺失。
（2）檔案內容未經所領導或檔案管理人員的允許不得擅自翻印、複製，密級材料一律不得影印。
第六條衛生監督檔案歸檔前期材料質量要求
1、收文
（1） 每件收文均須有收文單，收文號；
（2） 收文單上的字跡必須用鋼筆書寫；
（3） 正文提及的附件必須同時歸檔；
（4） 來文要求上報的材料，應加蓋公章後與來文一併歸檔；
（5） 凡要求傳閱的檔案，傳閱者必須簽署全名並註明簽署日期。
2、發文
（1）原稿及文稿中擬稿、核稿、會稿、簽發、校對、列印等用鋼筆書寫；
（2）原稿及文稿中擬稿、核稿、會稿、簽發、校對、列印等必須簽署全名並註明簽署日期；
（3）正文若有附件，附件的原稿、列印稿一併歸檔。
第七條定期對幹部、職工進行檔案管理及保密教育，增強保密意識。如發生檔案遺失，追究相關人員責任。
素材3 檔案管理制度
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1 範圍 本制度規定了公司檔案的分類 整理 歸檔 保管 借閱 銷毀。本管理使用於公司檔案管理。2 規範性引用檔案 中華人民共和國檔案法 機關檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局8號令 企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局10號令 國家重大建設專案歸檔要求與檔案整理規範 行業標準 da...