1 範圍
本制度規定了公司檔案的分類、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀。
本管理使用於公司檔案管理。
2 規範性引用檔案
《中華人民共和國檔案法》
《機關檔案材料歸檔範圍和保管期限規定》（國家檔案局8號令）
《企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定》（國家檔案局10號令）
《國家重大建設專案歸檔要求與檔案整理規範》[行業標準（da∕t28-2002）]
《重大建設專案檔案驗收辦法》（國家檔案局國家發展和改革委員會檔發[2006]2號）
《國家重大工程建設專案檔案歸檔範圍和保管期限表》 （中華人民共和國行業標準da∕t28-2002 2002-11-29發布 2003-04-01實施）
3 術語和定義
3.1 檔案
在各項工作活動中形成的具有儲存價值的各種門類和載體的檔案材料的總稱，是企業各項工作活動的真實記錄和歷史見證，是業務工作日常查考、總結經驗、決策研究、保障權益、編史修志的原始憑證和重要依據，是企業資產的重要組成部分。
4 管理職責
4.1 綜合辦公室是公司檔案的歸口管理部門。負責：
a) 公司各種檔案的管理工作；
b) 負責文書檔案的收集整理和聲像資料的收集整理；
c) 對各部門形成的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行檢查、監督和指導。
4.2 發展規劃部負責工程立項、審批、勘察、設計等檔案及招投標檔案資料的整理和移交。
4.3 工程管理部負責工程建設、裝置驗收、除錯等檔案的整理和移交。
4.4 財會部負責財務類檔案的整理和保管。
4.5 人力資源部負責人事檔案的整理和保管。
4.6 運營管理部負責各單位生產執行檔案的整理和移交。
4.7 客戶服務部負責客戶檔案的整理和保管。
4.8 各單位負責本單位檔案的整理和移交；負責本單位留存盤案的管理工作。
5 管理內容與方法
5.1 檔案的編制
5.1.1 公司檔案分為：
a) 文書類檔案：行政管理和工程建設中形成的檔案；
b) 工程類檔案 ：工程建設和管理中形成的檔案；
c) 運營管理檔案 ：工程建成後的各項執行管理資料；
d) 財會類檔案：財務工作管理和會計核算活動中形成的檔案材料；
e) 聲像類檔案：反映工程建設活動形成的**、錄音帶、錄影帶等不同載體及相應的文字材料。
5.1.2 檔案標識
5.1.2.1 分類編號
a) 文書檔案分類編號
20ⅹⅹ-w-01-n
案卷號文書檔案二級類目代號
文書檔案一級類目代號
年度號b) 工程檔案分類編號
g---01---01--- n
案卷號工程類檔案**類目代號
工程類檔案二級類目代號
工程類檔案一級類目代號
c) 運營檔案分類編號
y---01---01--- n
案卷號工程類檔案**類目代號
工程類檔案二級類目代號
工程類檔案一級類目代號
d) 財會檔案分類編號
20ⅹⅹ---c---01---n
案卷號文書檔案二級類目代號
文書檔案一級類目代號
年度號e) 聲像檔案分類編號
20ⅹⅹ---s---01---n
案卷號文書檔案二級類目代號
文書檔案一級類目代號
年度號5.1.2.2 檔案的類目劃分
a) 一級類目的劃分與標識
一級類目是檔案實體分類的最高層位，以全部檔案為物件，按照檔案形成規律，將形成於同一活動領域的檔案集中在一起，確定為文書檔案，工程類檔案、運營管理檔案、財會類檔案、聲像類檔案五大類構成，其名稱、識別符號號和主要內容如下。
w 文書類檔案行政管理和工程建設中形成的檔案
g 工程類檔案工程建設和管理中形成的檔案
y 運營管理檔案工程建成後的各項執行管理資料
k 財會類檔案財務工作管理和會計核算活動中形成的檔案材料
s 聲像類檔案反映工程建設活動形成的**、錄音帶、錄影帶等不同載體及相應的文字材料。
注：一級類目的標識採用類目名稱的漢語拼音的第乙個字母，如：「w」即為「（文書）wenshu的首字母縮寫。
b) 二級類目的設定
二級類目是對一級類目的細分，一般根據某一門類檔案的形成規律和特點，結合檔案反映的內容性質進行設定；二級類目的標識採用「雙位制」。如「綜合」為「01」，其餘二級類目可分別用02、03……99標識。
c) **類目的擴充套件和標識
根據《歸檔檔案整理規則》（da/t22-2000）**類目設定原則和檔案的特殊性，工程類檔案、聲像類檔案及運營管理檔案可在二級類目下設**類目，其標識方法、符號與二級類目相同。
d) 四級以下類目的擴充套件和標識
根據《歸檔檔案整理規則》（da/t22-2000）**類目設定原則和檔案的特殊性，工程類檔案可在**類目下設
四、五級類目，其標識方法、符號與**類目相同。
5.2 檔案的歸檔要求
歸檔檔案必須完整、成套、系統、必須字跡工整、影象清晰、真是系統、完整無缺、不得使用原子筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫，使用不生鏽的鋼夾進行裝訂，不得使用訂書機進行裝訂；
a) 歸檔的檔案材料一般一式乙份，比較重要且利用頻繁的檔案材料一式兩份。
b) 檔案是公司在各項活動中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
c) 歸檔的檔案材料內容填寫做到真實準確、內容完整、字跡清晰、簽字齊全。
d) 歸檔的檔案材料內容記錄出現臨時性、少量的空項，可在該空格處用短橫線表示、工藝報表對角畫斜
5.3 檔案的整理與歸檔
5.3.1 文書檔案的整理歸檔
a) 紙質檔案在第二年的第一季度前歸檔；電子檔案隨辦隨歸檔：即時歸檔、**歸檔、虛擬歸檔、預歸檔……；
b) 明確歸檔責任，確定歸檔範圍，履行歸檔手續。確保保管期限要堅持「簡化」原則，檔案實行「兩分法」、「標時制」： ---永久，凡「重要性」突出的檔案定為永久。
---定期（30年、10年）（取消長期卷的概念），凡一般性檔案為定期；歸檔要求齊全、完整、規範、及時；
c) 應隨時收集公司具有儲存價值的**，包括記載公司外事重大專案活動的**、錄影，對反映同一畫面的若干**，選擇其主要的歸檔, 整理歸檔時間每月底移交公司檔案室。
5.3.2 工程檔案的整理與歸檔
a) 應明確歸檔時間和手續：注意平時積累、按工程-專案-階段-型號的規律歸檔、在竣工時，應先驗收檔案，實行「一票否決制」。在峻工時，應先驗收檔案，實行「一票否決制」；
b) 按照各項活動的自然形成規律，組成案卷和排序；
c) 注意多種載體檔案的收集歸檔紙質、**、錄音、錄影、電子等內容；
按工程階段和專案將其分類、排序；備份在統一規定的載體中（光碟）；文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，**要組成案卷，案卷題目應概括案卷內全部**的基本主體，與工程檔案一起移交公司檔案室保管；
d) 按工程階段和專案將其分類、排序；備份在統一規定的載體中（光碟）；文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，**要組成案卷，案卷題目應概括案卷內全部**的基本主體，與工程檔案一起移交公司檔案室保管。
5.3.3 運營檔案的整理與歸檔
運營部負責各執行單位的執行資料整理成冊裝盒，每月底移交公司檔案室保管。
5.3.4 財會檔案的整理與歸檔
a) 按照國家有關會計檔案管理辦法規定和制度，由財務部整理成冊裝盒，移交公司檔案室保管；
b) 每年形成的會計檔案，應當由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，整訂成冊，編制會計檔案保管清冊；
c) 會計年度終了後，移交檔案室統一指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案；
d) 移交檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，包括憑證、帳薄、報表等會計核算方面的材料；
e) 個別需要拆封重新整理的，檔案室會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
5.4 檔案的移交
各部門、單位建立《檔案移交清單》，並報公司辦公室備案。公司辦公室建立公司的《檔案移交清單》，並及時更新。
5.5 檔案的保管
a) 檔案庫房採取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫房與閱覽、辦公用房分開；
b) 檔案櫃架、捲盒、捲皮等檔案裝具符合標準要求；
c) 歸檔檔案材料的製成材料符合耐久性要求；
d) 採取有效措施保證檔案實體和資訊保安。
5.6 檔案的鑑定銷毀
a) 檔案室要根據檔案保管期限，會同有關部門定期對超過保管期限的檔案進行鑑定審查，剔除確無儲存價值的檔案；
2019檔案管理制度
檔案管理制度目錄 1.總則 2.職責 許可權 3.歸檔範圍 4.歸檔要求 5.歸檔時間 6.檔案保密制度 7.附則 1 總則 1.1 為提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產 經營 基本建設等各項工作服務，根據國家有關法律 法規及集團公司的規定，結合某 以下簡稱公司 的實際情況，制定本制...
7 13檔案管理制度
1.1 目的 為保證公司管理體系執行中，所有場所使用有效版本的檔案，以及對公司檔案的編寫 修改 審核 批准 發放 執行 識別 廢除 儲存 保密等進行規範化管理，特制定本制度。1.2 範圍 本制度適用於公司所有檔案及外來檔案的控制和管理。1.3 職責 1.3.1 辦公室負責對檔案編碼 標識 檔案格式原...
3檔案管理制度
第一條為了使本所檔案管理工作規範化 制度化 科學化，提高衛生行政管理工作的效率和質量，結合本所實際制訂本制度。第二條行政辦公室負責本所檔案管理工作。配備專用檔案室及檔案管理人員，做好各類檔案的整理歸檔及日常管理。第三條歸檔範圍 1 綜合類檔案歸檔 1 所黨 政 工 團在管理工作中形成的有儲存 利用價...