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管理制度
二零零三年三月
目的：為加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度
原則：辦公管理貫徹 「規範、效率、效益」的原則
規範：以制度規範辦公管理；
效率：有助於提高整體工作效率；
效益：減少資源耗費，降低成本；
標準：程式化、制度化、統一化、合理化；
行政管理制度
目錄一、 會議管理規定
二、 文書管理規定
三、 檔案管理規定
四、 印章管理規定
五、 出差管理
六、 安全管理
七、 車輛管理
八、 宿舍管理
九、 資產管理
一十、 辦公用品管理
一十一、 前台接待管理
一十二、 通訊管理規定
一十三、 辦公事務管理規定
會議管理制度
一．前言
1.為規範會議管理，提高工作效率，特制定本制度。
2.本制度主要規定了公司會議的分類及其組織。
3.公司會議包括公司內部及部門、班組的會議。
4.公司會議堅持實用、精簡的方針。
二．會議分類及組織
1．會議按組織型別可歸納為三類
公司會議：主要包括公司領導會議、公司周工作例會等。應分別報請總經理批准後，由辦公室組織。
系統、部門工作會：各部門科室及班組召開的工作會，由各部門、科室經領導決定召開並負責組織。
專業會議：系全公司性的技術、業務綜合會，如質量分析會，生產計畫排程會，安全工作會等。由分管領導批准，由主管業務部門組織。
2.為避免會議過多或重複，全公司正常性的會議納入例會制，原則上要按例行規定的時間，地點，議題、議程組織召開。
其他會議的安排。凡涉及多個部門參加的臨時會議，均須於會議召開前，經所跨部門的上一級領導的批准，報辦公室安排召開，由發起部門組織主持。
3.有固定時間、地點、參與人員和議題的例會，如無改期，無需通知。其它會議在召開前，召集單位需發布會議通知，將會議的時間、地點、參與人員、議題通知參加單位或個人。
通知參會人員在不能出席會議時，需向會議主持人請假，並安排好代參會人，代參會人在出席會議前需了解需報告的內容並在會上進行報告，並及時向原參會人通報會議情況；
4.凡已列入計畫的會議，如需改期或遇特殊情況需安排新的其他會議，召集部門應於前一天報相應領導調整會議計畫，未經同意，任何人不得隨便打亂正常會議計畫。
5.各項會議，除作必要的記錄外，對於有重大決議事項的，應整理出會議紀要。會議召集人必須根據會議記錄，執行並監督相關人員對會議決決議的執行，進行問題跟蹤匯報，杜決對問題議而不決或決而不行的狀況。
6.系統和部門內會議，由各部門負責儲存會議紀錄或紀要；其餘跨部門會議的記錄和紀要均應抄送辦公室備案。
三．注意事項
1.會議主持人和與會人員會前應作好有關準備工作，以提高會議的效率和作用。
2.對於參加人員相同、內容接近、時間適宜的幾個會議，辦公室可安排合併。
3.各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會的同期召開。應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
4.各項會議都應注意遵守公司保密制度。
四．會議室、接待室的管理
為保證會議室、洽談室的整潔、提高工作效率，特對會議室、接待室做如下管理規定：
1.各使用會議室、接待室者，應注重效率，按會議計畫時間使用，不允許長時間無效使用；
2.各使用完會議室、接待室者，結束之後必須完成如下程式：
座位歸位；
資料收妥，茶杯等雜物清潔整理乾淨；
如使用白板，須將白板上的文字內容清潔乾淨；
將用後的儀器，整理好歸還相應部門。
3.因會議室為半敞開式，會議室使用前告之前臺，由前台維持會議的安靜進行，禁止無關人員影響會議。
文書管理規定
一.前言
1.為規範公司的文書管理，保證安全暢通高效的資訊流通，特制訂本規定。
2.凡公司內外交流以及公司內部交流的檔案資料、聲像材料、電子資訊等，統稱為文書，在本規定管理範圍之內。個人接收的公司文書，外出會議、參觀、考察帶回來的資料都包括在內。
3.公司文書為公司所有，任何人都不得私自占有。
4.本規定規定了文書工作的處理要求和程式。
二. 文書工作
1.公司的文書工作由辦公室歸口管理。公司各級部門均有文書管理的責任。
2.文書工作的中心任務是及時、準確地處理往來文書，迅速、安全地組織公司文書運轉，充分發揮文書的作用。其具體任務主要有以下幾項：
1 來文的簽收、登記、編號、送批、分辦、催辦工作；
2 檔案的傳閱的組織工作；
3 發文的核稿、繕印、校對、用印、封發工作；
4 檔案的清理、保管工作；
5 文書材料的收集、分類、保管和立卷工作。
3.公司文書分為公司文書類和部門文書類兩類。公司文書類是指以公司為發文主體或受文主體的文書。
部門文書類是指以部門為發文主體或受文主體的文書。但以部門為發文主體或受文主體的重要的關係公司重大權益的文書也應作為公司文書類處理。
4.文書工作的主要執行者是辦公室文秘和各級部門的文書。辦公室文秘是公司文書工作的主要執行者，主要負責公司文書的處理工作，同時又是公司文書工作的管理者，對整個公司的文書工作有管理責任，對其它部門文書的工作有指導、檢查和監督的權利和責任。
其它各級部門文書主要負責本部門文書處理及管理工作。
5.文書處理必須做到準確、及時、安全，必須嚴格執行有關保密規定。
6.文書處理必須遵循成文原則，即凡重要的往來交涉，都必須形成「文書」或形成文字記錄。即使情況特殊，不允許當即形成檔案，也必須事後追憶，形成備忘錄。
7.為明確責任，有重要責任的文書的收發實行簽收登記制度。
三.收文處理
1.收文處理是指本公司或本部門收到的外部檔案進行處理的一系列工作，包括接收、登記、分辦、批辦、辦結等程式。
2.接收。所有通過郵寄、專遞、送達、傳真的檔案資料，均由前台統一接收，進行公司、部門的分類登記，個人接收的按其所在部門進行分類，不能判別部門的文書統一作為公司類。
公司類和辦公室類由辦公室文秘接收，部門的由相應部門文書接收。
各部文書接到檔案後進行公文類和個人類的分類、登記。公文類是指以公司為受文者的文書，包括署公司或部門名、公司或部門負責人等而未署名或未署「親啟」字樣的文書。個人接收是指直接署名或署有公司或部門負責人「親啟」字樣的文書。
個人接收文書由本人簽收拆閱；公司類統一由文秘或文書拆閱。
個人接收的公司文書，有必要登記時，應交給秘書、文書補辦登記手續。外出會議、參觀、考察帶回來的資料以及以其它方式接收的公司文書也應依據上述程式辦理。
3. 登記。公司文書由各部文書拆封後，填寫「收文登記簿「，登記收文編號，收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要，並判斷分文類別、經辦部門。
當天的檔案一定要當天登記，不得壓延。登記好的檔案必須貼上檔案辦理單，對閱件、辦件要作出標記。閱件係指各種報告、抄件等，只需收文機關了解來文的內容即可；辦件是指需要收文部門辦理的檔案。
對有些沒有密級且屬沒有必要的行文，發給個人或無工作關係的抄件，不須辦理和沒有儲存價值的公文，可不登記。
4.分辦。公文由文書協助領導處理。
屬於閱件的，分有關部門上或有關人員閱讀。閱讀範圍較廣的，經請示領導，可按規定翻印或組織傳閱或開會傳達。辦件，對於有明確主管部門負責的，要在轉辦時提出外理意見和要求，直接轉交該主管部門處理；需要幾個部門協商辦理，轉交乙個部門主辦，由主辦部門會同有關部門商辦；對需緊急處理的公文，要提出辦理時限。
5.批辦
收文中事關重大、緊要、複雜的足以影響公司權益的文書，由文書（文秘）提出擬辦意見後，直接送主管領導批辦。呈送時應提供簡要的背景情況和有關檔案，以備領導批示處理時參考。經批示需要辦理的，按批示要求進行辦理。
需要分文辦理的，按上述分文程式辦理。
6.承辦
主管部門收到交辦的公文後，應積極承辦，限期辦完。到期未辦完的，要主動向交辦部門說明原因。
承辦部門確認交辦的公文不屬於自己主管範圍，應迅速與交辦部門交換意見，經交辦部門認可後可退回。不要積壓或自行轉出處理。
凡屬承辦部門在職權範圍內有權處理的事項，承辦部門可直接答覆來文機關，同時抄送交辦機關備案。
7.會辦。領導部門交辦的檔案涉及兩個以上部門時，由主辦部門負責與有關部門聯絡處理。有關部門要密切配合，不得推諉。
8.催辦。文書在公文處理過程中要加強催辦工作，建立催辦制度。對關請領導批示的檔案要及時催辦；傳閱件要及時組織傳閱；對轉給承辦部門的辦件，要採取多種辦法，抓緊檢查督促，盡快辦完。
9.辦結。閱件，凡應閱知的人員都已簽字或在公告處公告張貼視為處理完畢。辦件，凡按有關程式，符合下列情況之一的，為辦理完畢。
⑴ 已按領導批示，認真承辦，履行了處理程式，並有結果；
⑵對上級部門公文，已通過行文或其它方式貫徹執行；
⑶對同級部門函件已經明確答覆；
⑷對下級部門請示已作批覆。
10. 反饋。下級部門對上級部門重要來文執**況，應及時向發文部門報告。發文部門要定期檢查重要行文的貫徹情況，並形成督促檢查制度。
11．清退。閱辦完的公文要退給文書統一處理。有存檔價值和存查必要的公文，由文書部門立卷留存。會議形成的檔案、音像資料，要由文書負責收集齊全，組卷歸檔。
發文部門應按照有關保密規定，對絕密檔案和必須收回的機密、秘密檔案列出目錄，通知有關部門按時清退，進行處理。
12．歸檔
收文文書結案後，原稿由辦公室歸檔，經辦部門視實際需留存影印件。如為特殊案件，因業務處理需要，原稿需由業務部門保管者，應經辦公室經理同意後妥為儲存，辦公室以影印件歸檔。受文主體為部門或有明確的業務範圍的，由部門保管，其餘由公司統一保管，較重要權責關係的，由公司保管原件，部門留存影印件。
聯合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其他部門儲存影印件。
四． 發文
1.公司的文書分為公文和其它文書。
公文主要包括以下種類的文體：
⑴命令：適用於依照有關法律規定，發布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤消下級部門不適當的決定；
⑵決定：適用於對重要事項或者重大行動作出安排；
⑶指示：適用於對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導原則；
⑷通告：適用於在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項；
⑸通知：適用於批轉下級部門的公文，批發上級部門和相隸屬部門的公文；發布規章；傳達要求下級部門辦理和有關部門需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部；
1 行政辦公制度
五 多功能會議室和音像裝置的管理 一 會議室 學術廳原則上只用於本所的工作會議 本所舉辦的各類學習班教學 講座和工會舉辦的文娛活動，其他用途以及外單位借用必須經所領導批准。二 辦公室負責會議室 學術廳多 裝置的管理使用和維護。各科室使用會議室的多 裝置，須經辦公室同意。多 裝置一般不外借，特殊情況經...
公司辦公制度企業辦公制度
辦公管理制度總則第一條為了培養公司職工健康向上的工作觀 道德觀和價值觀，提高每位員工的綜合素質，塑造良好的企業形象，使公司系統的辦公工作實現規範化 程式化 制度化，迸一步加強管理和協調，明確辦公程式，提高辦公效率，保障和促進公司戰略目標的實現及各項業務的發展，制定本制度。第二條辦公室負責本制度的組織...
行政辦公制度制定流程與工作執行
第1章總則 第1條目的 為規範企業文印工作的管理，保證文印質量和效率，防止企業重要檔案資料外洩，現結合本企業的實際情況，特制定本規定。第2條文印室工作職責 1 檢查呈送的各類公文 文書等文稿是否按程式簽發。2 文稿要求隨到隨列印，不得拖延，不得有為難情緒，有時間規定的必須在規定時間內完成列印任務。第...