（2023年9月日）
第一章檔案及網路資訊管理制度
一、檔案起草。需要以集團公司名義行文或上報、下發的材料，屬於綜合性的由各有關業務部室和單位提供書面材料，綜合行政部統一彙總整理成稿；屬於單項工作內容的材料，由負責該項業務的主管部室和單位起草成稿，綜合行政部負責文字、行文規範等方面的把關。涉及重要資料的材料（如重點工程數字資訊）要經主要領導審閱後，交綜合行政部整理把關。
各種檔案、材料的起草必須認真負責，引文利當，內容詳實，不得粗製濫造，應付了事。
二、檔案審簽。形成初稿的檔案、材料，統一由綜合行政部進行初審，初步確定文種或發文形式，填寫發文呈批表，並提出擬辦意見。然後由起草科室和單位報分管領導審核，涉及兩位以上領導分管業務範圍的行文，由分管領導負責通氣協商，最後由主要領導簽發。
（單純屬於材料性質的由分管領導審簽即可）核稿人要認真按照規定審核，從整體工作統盤考慮，必要時應進行修改補充，提出建議。對需要作較大修改的文稿，核稿人提出意見後，退回原擬稿人或原擬稿部室（單位）重新辦理。各部室（單位）需要以集團公司名義行文的，一律由各部室（單位）擬起檔案初稿，並經部室（單位）分管領導簽字後，連同參閱材料一併送綜合行政部，由行政部按照行文程式分別辦理。
規範性檔案（如會簽合同）的組織起草和審核把關按照《合同管理及會簽管理制度》執行。為更好地轉變工作作風，避免行文過多過濫，維護集團公司行文的嚴肅性，應儘量減少發文數量，對不需專門行文而採取其他形式可達到工作要求的，原則上不予行文。
三、發文與存檔。綜合性檔案、材料，由綜合行政部統一分發、存檔；單項工作的檔案、材料，由主管部室分發。留存的各類行文於每年年底統一交檔案室，由檔案室按照公文檔案管理規定進行分類存檔。
打字、影印的檔案和底稿不得遺失，不准外傳，廢件應及時銷毀。
四、檔案簽收。檔案由綜合行政部專人管理，檔案簽收拆封均由文管人員負責，對收到的機要檔案要認真核對、檢查，對領導同志親收的檔案或材料，由領導同志本人拆封。
五、收文辦理制度。對所收檔案，要按來文單位、檔案標題、文號、份數等逐項登記清楚，當天填寫公文處理單，送主要領導或分管領導閱批，做到不積壓、不拖延、不誤事，提高辦文質量和效率。
六、檔案閱讀制度。檔案傳閱要做到送出有登記，收回要核點，秩序不橫傳。不准將檔案隨意亂放亂丟。
七、檔案材料的立卷歸檔。在日常整理檔案的基礎上，年終要將全年檔案、材料收集齊全，區分檔案的重要程度、級別，按標準合理組卷。
八、需在集團**發布的網路資訊，按照本制度的發文規定執行，其電子檔案由綜合行政部做好留存，以備查用。
附：《收文處理單
第二章合同管理及會簽管理制度
第一章總則
第一條為加強合同管理，規範公司對外簽訂合同的行為，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國合同法》和有關法律、法規的相關規定，結合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所稱合同，主要指公司法人或其授權的代表人與其他法人、組織或個人簽訂的，確定雙方民事權利和義務關係的協議。
第三條凡涉及公司與自然人、法人或其他組織之間設立、變更、終止經濟權利義務關係的事項，都應當訂立合同。
第二章基本要求
第四條訂立合同必須遵守法律、法規、規章和國家的方針、政策以及公司的有關規章制度，維護公司的正當權益，任何部門和個人必須堅持原則，不得利用合同損害公司利益，不得為部門和個人牟取私利。
第五條公司對以「***x投資集團****及集團所轄公司」名義簽訂的合同實行統一管理、監督，合同的製作、訂立、審批、簽訂、履行均應遵循本制度。
第六條簽訂公司合同應當採取書面形式，合同具體內容應當條款齊全、語言簡練、表達準確、文字嚴謹和規範。任何單位和個人不得以口頭形式達成各類合同。
第七條公司合同文字應根據國家《合同法》的有關規定和統一的標準文字起草，沒有規定標準（示範）文字的，合同格式應符合有關法律、法規和規章制度的規定。
第八條法律、法規規定或集團公司認為需要公證的重大合同，合同簽訂後應通過司法公證處辦理公證手續。
第九條除公司法定代表人按公司股東意願表達同意外，集團公司部門內任何組織，一律不得擅自對外私自簽訂合同和提供經濟擔保。否則，視情況給予處分。
第十條簽訂合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在地人民法院管轄。
第十一條重大合同的談判、起草、簽約一般應有公司法律顧問參與和指導。對超億元融資、對外擔保、對外重大投資、資產重組等合同的簽訂，必要時需報股東會批准。
本制度中的重大合同包括：
（一）金額在50萬元及以上的工程承攬、外包合同。
（二）代建專案合同。
（三）公司資產重組和固定資產轉讓等合同。
（四）以公司資產對外重大投資，如土地使用權、房屋、裝置、現金作為投資、參股的經濟合同。
（五）以公司無形資產投資的對公司形象、聲譽、權益可能造成較大影響的合同。
第十二條需要對外簽訂的合同由公司領導班子成員組成合同會審評委會，由合同會審評委會根據合同性質和所涉及的內容，指定合同主擬簽訂人牽頭、組織與所簽訂合同相關的部室人員具體承辦，承辦人在簽訂合同時，必須嚴格審查下列事項：
（一）對方當事人主體資格審查（由合同主擬簽訂人負責）
1、是否具有法人資格；
2、經營範圍（有否經營權）；
3、履約能力；
4、資信情況；
5、委託**許可權。
（二）合同內容的審查
1、合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程式是否符合法律規定。
2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
3、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
第十三條經濟合同文字起草前，合同主擬簽訂人應當落實資金**，對沒有資金**的經濟合同，不得洽談、起草和訂立。
第十四條合同的主要內容應包括：當事人的名稱或姓名和位址；標的；數量；質量；價款或報酬；履行期限、地點和方式；根據法律規定、業務性質和當事人一方要求必須訂立的條款；違約責任；解決爭議的方法；合同簽訂的時間、地點。
第三章合同會簽與履約
第十五條根據國有企業獨有特性，公司對重大合同實行雙層會簽審批制度。簽訂合同時應遵循以下程式：
1、擬文
（1）由合同主擬簽訂人牽頭、組織與所簽訂合同相關的部室人員負責擬寫合同文字。
（2）若對方已提供合同文字，則只需由合同主擬簽訂人牽頭、組織與所簽訂合同相關的部室人員根據參與會簽部門會簽建議及補充修改意見，形成呈報待批合同件後，報公司經理層各分管領導提出合同文字修改意見會簽審批，形成正式合同文字。
2、詢價及競價情況的記錄
（1）對於50萬元（人民幣）以上的工程類合同，公司應通過網路、**、公告等形式發布招標資訊，召開競價會進行招標，本公司合同簽訂相關部室及人員（至少兩個以上）應做好競價、詢價情況記錄。具體包括合同標的物內容、簽約單位、合同金額、時間、地點、競價方式、對方單位及**等內容。
（2）對50萬元（人民幣）以下的合同（含非工程類合同），可通過詢價了解相關資訊。詢價人（至少兩人）應做好時間、地點、競價方式、對方單位及**等內容詢價情況的記錄。
3、會簽建議及補充修改意見
（1）參與會簽人員根據詢價及競價情況，提出會簽建議及補充修改意見，並做好會簽時間、參與會簽部門、會簽人員的記錄。
（2）合同主擬簽訂人根據會簽人員補充修改建議，提出主導性修改意見，並根據會簽建議及補充修改意見，組織與所簽訂合同相關的部室人員形成呈報待批合同件。
4、合同審批
（1）合同主擬簽訂人應將事先填寫的《合同會簽審閱單》，隨同合同修改件、呈報待批合同件、詢、競價單位**單，依次附呈公司經理層進行審批；各審批領導應及時、認真審閱並填寫審批意見並簽字後，轉報集團公司法定代表人或法定代表人指定授權主管合同事務的終審領導，簽批裁定意見：批准、不批准。
（2）原則上公司部門各分管領導均需在《合同會簽審閱單》上填寫審批意見，不得漏簽或拒簽，確因特殊情況而合同簽訂又較為緊迫時（本人無法履行職責），則可靈活掌握。
5、簽約、履約和管理：合同主擬簽訂人審查會簽後的合同文字（連同合同會簽審閱單、合同修改件、詢、競價單位**單），根據合同審批許可權終審確定後（終審領導簽字時應批註加蓋公章正式合同分數），由負責合同法制部門審驗合同會簽審閱單、合同修改件、詢、競價單、正式文字合同原件等齊全留存後，加蓋「***x投資集團****」公章或合同專用章、集團所轄公司公章。
6、集團公司對外拆遷、銷售形成的固定式格式合同（如《房屋拆遷安置補償協議》）的定稿除無需詢競價外，其餘不變。
第十六條合同會簽的部室應分工協作，各負其責，共同把關，維護公司利益。相關部室的主要職責如下：
（一）公司財務融資部負責向公司領導報告公司合同的訂立、履**況和履行過程中需注意的問題，為公司重大經濟政策的研究、制定、調整、規避風險提供依據。
（二）公司綜合行政部負責合同用印。
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