類別：人-管理制度
登記編號：2010001
版本號：2023年第1版
適用於：公司各部門/單位
公布日期：2010-11-19
實施日期：2010-12-01
存檔：人力資源部
1.目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2.範圍
本制度適用上海諾地樂通用裝置製造****。
3.職責
3.1人事行政部
3.1.1 負責建立健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改。
3.1.2 負責公司檔案的下發及管理。
3.1.3 負責本制度的宣導與實施。
3.2 其它各部門
3.2.1負責制訂與本部門工作職責相關的檔案制度及流程
3.2.2負責按本制度規定執行
4.定義
公司檔案是指：在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關工作活動的重要依據或工具。
5．參考資料
無6．程式
6.1公司檔案的種類及範圍
6.1.1公司的檔案種類主要有：公告、通知、通報、制度。
6.2.1各類公司檔案使用範圍：
6.2.1.1 公告：主要運用於公司的各類人事變動，如：任命、崗位變動等。
6.2.1.2通知：適用於發布臨時事件和措施；傳達公司高層有關指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項等，例如：放假通知等。
6.2.1.
3通報：適用於公司採取重大或強制性措施、或人事嘉獎與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內部不適當的決定或規定；對做出突出貢獻優秀員工的獎勵或對於嚴重違反公司規章制度員工的處罰等。
6.2.1.4制度：主要運用於公司各項政策的實施細則及各項工作流程的解釋、補充和完善。
6.2公司檔案的處理
6.2.1公司檔案處理的管理口徑
公司檔案管理歸口於人事行政部，人事行政部負責所有公司檔案的下發管理，負責建立健全公司檔案管理制度，加強公司檔案的統一協調與管理，按期進行匯**計，保證公司檔案處理工作高效運轉。公司人事行政部指定專人負責公司檔案管理工作。公司檔案管理人員應忠於職守、廉潔正派、保密觀念強。
6.2.2公司檔案處理的定義及原則
6.2.2.1公司檔案處理指公司檔案的編號、下發、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
6.2.2.2公司檔案處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規範。公司檔案由人事行政部統一收發、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。
6.2.2.
3公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控檔案就是指有效檔案。有效檔案是指正在執行的指導和安排公司工作的檔案。
明確檔案的有效性並通過受控的方式管理公司檔案，是防止各部門出現執行無效檔案的主要措施。
對於公司以郵件形式下發的檔案，以當次接收到的檔案為有效執行檔案，收件人不得**，因**造成的郵件執行錯誤問題，由執行人負責。
對於公司以文字列印的形式下發的檔案，只有蓋有受控章的檔案在受控範圍內，簽收人不得影印，如因影印導致的執行非受控有效檔案，造成的問題由執行人負責。
6.2.3公司公文的分類及操作
6.2.3.1公司檔案按機密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；
6.2.3.2公司檔案按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；
6.2.3.3公司檔案按發文部門，可分為：管理總部檔案、營銷中心檔案、生產中心檔案
6.2.3.4公司檔案按內容分類，可分為：公告、通知、通報、制度。
6.2.4公司檔案的機密等級劃分的規定與操作
根據檔案涉及的業務秘密程度劃分為「絕密」、「秘密」及「一般」。即使是「一般」檔案因為也同時是業務檔案、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。
6.2.4.2公司使用檔案的機密等級的具體劃分：
a. 公司使用檔案中，大部分屬於「秘密」及「一般」。
b. 對於公司絕密及秘密檔案，還應當標明份數序號。
c. 公司檔案是否設定為絕秘或秘密檔案由擬稿部門和總裁辦根據檔案內容共同確認。
d. 檔案的秘密等級不是按所示的檔案種類進行劃分的，而按其內容來判斷。下述為一般分類規則：
a. 公司經營計畫、發展規劃、研發專案資料等屬於「絕密」檔案。
b. 技術檔案、質量檔案、商務檔案、專案清單、業績考核標準、佣金計算標準、產品**、公司經營管理政策以及相應的培訓課件等屬於「秘密」。
c. 管理制度、業務通知、臨時銷售政策、工作標準、培訓關於工作流程方面的資料等通常屬於「一般」檔案。但其內容若與公司的經營管理有聯絡、含有特殊技術資訊及管理思想等時，屬於「秘密」。
6.2.4.1對檔案的處理許可權的規定：
對於被列為公司「絕密」類檔案，下發對像為總監級以上人員，及相關關鍵責任工作人員。其它需了解相關內容方能開展工作的人員，需在總監的主導下對於工作相關內容予以學習了解。
對於被列為公司「秘密」類檔案，下發對像為部門經理級以上人員及部門檔案管理員，其它人員需在部門經理或培訓人員的主導下對於工作相關的內容予以學習了解。
6.2.5公司緊急檔案的規定與操作
6.2.6公司檔案的編號規則
6.2.6.1檔案編號模版如下：
公司的檔案文種代號為諾xx（xx）字【***x】第xx號-流水號：***x -***
6.2.6.2發文部門：按公司檔案分類標準編制，發文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂「管理」；若營銷中心各部門擬訂「營銷」；若生產中心擬訂「生產」。
6.2.6.3內容分類：按照檔案內容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。
6.2.6.4檔案編號：按發文部門編號，即若管理總部第一次發文，即編號為「01」；若管理總部第二次發文「02」；若生產中心第一次發文即編號為「01」等。
6.2.6.5檔案年份及流水號：即按當年發文的第x次發文編號，不分發文部門，依次編號。
6.2.7聯合發文
聯合發文的定義是指：下發檔案涉及到兩個或兩個以上的部門，需跨部門聯合確定內容方可執行的檔案。如「技術支援部」發文，但檔案相關內容涉及到「產品企劃部」或其它部門的配合支援方能執行，視為聯合發文。
需要聯合發文的部門，需由擬文部門確認檔案內容，交由擬聯合部門審核確認後，逐級審批到總裁辦後方可發文，否則不得發文。
6.2.8檔案下發
6.2.8.1公司所有檔案的下發，不分機密等級及緊急程度，均需填寫《發文申請審核表》附件一併逐級審批同意後，方可發文。
▲部門初審 ■聯合部門審議（只針對需聯合下發的檔案） ★上級主管複審/決審 ●總經理決審
6.2.8.
2公司規章制度等類檔案的下發，涉及到員工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《獎懲管理制度》、《員工手冊》等。需總經理批准同意後，還需經過公司職工代表大會討論通過後，方可成文下發。
6.2.8.3新檔案的下發如涉及到原有檔案的作廢，應在新檔案下發後立即廢止，且廢止的舊檔案須按廢止的相關程式予以保管或銷毀。
6.2.8.4涉及相關制度及政策的檔案，如需培訓，須在培訓課件製作完成並經過人事行政部培訓組審核通過後方可下發檔案。
6.2.8.4檔案下發具體流程參見《公司檔案下發流程》附件二。
6.2.9檔案的簽收
公司所有以水印文字下發的檔案，必須辦理簽收手續。由人事行政部提供《檔案下發簽收表》附件三，交相關收文人員簽收。
6.2.10檔案的宣貫
6.2.10.1公司所有下發的規章制度、通知及公告等，如檔案的內容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告欄張貼）。
6.2.10.
2對於公司制度類檔案，涉及到與工作相關的流程操作與執行的，須由發文部門聯合人事行政部培訓組，在受文範圍內組織培訓，並針對特定人員予以考核。具體培訓方式以人事行政部培訓組要求為準。
6.2.10.3對於公司除制度以外的通知、公告等型別檔案由各部門經理負責在部門內部宣貫。
6.2.10.4人事行政部培訓組，應按照公司檔案的受文範圍要求在培訓系統上開設埠，針對受文範圍員工組織培訓。具體方式以培訓組要求為準。
6.2.10.5檔案張貼的時間限制
公告：需公司內部張貼1周；
通知：通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發檔案的要求。
通報：通常需公司內部張貼兩周，具體視當次下發檔案的要求。
制度：以郵件形式下發的，公司內部全體員工宣貫的，通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發檔案的要求；以水印文字方式下發的檔案，不得在公司內部張貼，但受文人需在部門內部按檔案下發要求的範圍內組織宣貫。
6.3檔案的保管與存檔
6.3.1檔案的保管分為：有效期內檔案的保管與過期檔案的保管。
2019公司檔案管理制度
一 文書檔案歸檔制度 1.各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案 材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。2.各部門形成的檔案 材料由兼職檔案員 各部門內勤 收集 審定 整理 立卷。3.歸檔的檔案材料應齊全 完整 準確可靠 檔案的正文與附件 印件與底稿 請示與批覆 無缺頁 破損現象。4.下發檔案不僅要在...
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...