總則第一條：為提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據我公司的實際情況，特制定本制度。
第二條：檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、公司上報下發的各種檔案、資料。
第三條：全公司各類檔案由辦公室統一管理。
收文的管理
第四條：公文的簽收
凡來公司公啟檔案（除公司長訂啟的外）均由公司收發員登記簽收（由上級或郵電局通訊員直送辦公室的機要檔案除外）後交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和秘書均需注意檢查封口和郵戳，對開口和郵票、撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的「四對口」核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條：公文的編號保管
辦公室秘書對上級來文拆封後應及時附上「檔案處理傳閱單」，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的總經理親啟檔案，總經理啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。
公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交辦公室秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條：公文的閱批與分轉
凡正式檔案均需分別由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容及性質閱籤後，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司長親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
一般函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
為加速檔案運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理室和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）
第七條：檔案的傳閱與催辦
傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密制度，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有公司長「批示」、「擬辦意見」，辦公室應責成有關部門和人員按檔案要求和公司長批示辦理有關事宜。
閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何文及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。檔案閱完後，應送交辦公室秘書。
辦公室秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
發文的管理
第八條：發文的規定
全公司上報下發正式檔案的權力集中公司辦公室，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應分別向公司辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，則由辦公室分別按機構設定與業務分工統一歸口以公司（ ）字發文。
對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管範圍的檔案、須由集團公司董事長批准簽發。
第九條：發文的範圍
凡是以公司名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、
報告、編寫的會議紀要和會議演示文稿，均屬發文的範圍。
公司下發檔案主要用於：
煤公司規章制度
**上級檔案或根據上級檔案精神制訂的公司檔案
公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決
定,發布有關獎懲決定和通報
其他有關全公司的重大事項
公司上行文、外發文主要用於：
對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定同兄弟單位聯絡有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資**、科研、基建、經營管理等事宜。
在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排佈署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司長批准後，由主管業務部室書面或口頭通知執行，一般不用公司檔案發布。
凡各業務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
各業務部室與外單位發生一般業務聯絡，可用各部室的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。
發文程式與要求
第十條：發文程式規定
各單位需要發文，應事先向辦公室提出申請
辦公室同意發文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬檔案初稿。
草擬文稿必須從全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡鍊、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫。
文稿擬就後，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級。
辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。
經辦公室審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）。
對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新篡寫清楚。
需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽。
文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送公司長審定批准簽發。經領導批准簽發後的文搞交辦公室秘書統一編號送列印室列印。
檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿
上簽名。檔案列印後，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，辦公室秘書應拒絕蓋章分發。
檔案的借閱和清退
第十一條：各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條：借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條：辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。
如發現檔案丟失、必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條：各部門應定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
檔案的立卷與歸檔
第十五條：檔案的歸檔範圍
⑴凡下列檔案統一由辦公室負責歸檔上級機關來文、包括上級對公司報告、申請的批覆。
⑵公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計、季度、年度報表等。
⑶公司長辦公會以及各種專業例會記錄。
⑷參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及公司在會上匯報發言材料等。
⑸參加機關領導同志來公司檢查視察工作的報告，指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
⑹反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品。
⑺公司日誌和大事記
⑻公司向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
業務部室日常工作中形成的活動資料，由各業務部室負責立卷歸檔。
第十六條：立卷要求
檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存乙份備查。）
檔案的銷毀
第十七條：對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條：經審核同意銷毀的檔案，辦公室主任和辦公室秘書監視銷毀.
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...