印信管理制度規定

北京艾迪摩訊資訊科技****

人事行政部／資金財務部／總經辦編號：

印信和公章管理制度

一．管理職責:

1．各部門主管市場的總監、各事業部總經理、人事行政部總監、自經財務部總監、公司副總經理、總經理負責公司各類印章使用的審批。

2．各部門主管市場的總監、各事業部總經理負責公司介紹信、證明信、授權委託書的使用和資質證書借用的審批。

3．人事行政部與公司總經辦介面，負責公司內部特殊印章的製作和領用的管理。

4．資金財務部與公司總經辦介面，負責專業資質的申辦、年檢工作；負責保管公司內部各類資質證書和**證書。

5．專案管理部、品質管理部、經營管理部、質量管理部負責具體專案所需資質證明的辦理，並按專案存檔相關文件資料。

6．各部門人員對所領用的印章、借用的資信負有保管責任。

二．管理原則

1．印信、資質、公章使用人員要保證印信、資質、公章使用的正確性、嚴肅性，資質證書不得影印，領用的印章不得亂用。一旦發現違章現象，將追究當時人責任。

2．各部門員工由公司出資培訓獲得的專業資質和培訓結業證書，必須上交公司人事行政部統一保管。相關人員只能借用。

3．本規定不包括合同印章的使用，合同印章使用見「合同管理制度」中的相關程式，。

三．印章、介紹信（證明信）、資質證書使用程式

1．申辦人從行政助理處領取「北京艾迪摩訊資訊科技****蓋章申請單」，填寫完整，經本部門經理簽字後，交授權領導審批。

2．申辦人持授權人簽字的蓋章申請單到總經辦蓋章或開具介紹信。

3．申辦人在辦理完印信使用手續後，將蓋章申請單交人事行政部存檔。

4．人員專業資質和培訓證書的使用，執行第1條程式後，向人事行政部借用。

四．授權委託書使用程式

1．申辦人從行政助理處領取「授權委託書登記單」，填寫完整後，交公司授權領導審批簽字。

2．申辦人持授權人簽字的登記單，到總經辦辦理領用授權委託書的相關手續。

3．申辦人在辦理完相關使用手續後，將登記單影印件交人事行政部存檔。

五．特殊印章的製作與使用程式

1．各部門因工作需要，必須製作專用印章時，由使用部門提出書面申請，經部門經理簽署意見後，遞交人事行政部。

2．人事行政部將印章製作申請報公司主管領導批准後，根據公司規定自行製作或向總經辦申請製作（印章類別不同，製作許可權不同）。

3．印章製作完成後，由人事行政部通知使用部門領用，使用人員憑部門經理簽字的「印章領用申請單」，領取印章，並在「印章領用登記表」上簽字備案

4．印章領用人員為印章保管人，換崗或調離原部門需將印章交回人事行政部，由人事行政部更改印章領用登記。

5．如需臨時借用印章，借用人提交書面的借用申請，說明借用理由和借用時間，經部門經理簽字批准後，到人事行政部辦理借用手續、登記備案。

6．人事行政部不定期檢查印章使用情況，對借用印章跟蹤追還。

六．資質／資信的申辦和管理程式

1．總經辦按公司主管部門的要求，完成公司各類資質的辦理和年審工作，相關部門配合工作。

2．對於各部門內部自行辦理的各類資質，辦部門提出書面要求，經公司主管領導批准後，總經辦會同人事行政部前往上級單位和相關單位諮詢後，辦理各類手續，為提高辦理工作的效率，各部門必須按總經辦的要求，及時提供所需檔案和資料。

3．具體專案實施過程中所需各類資質證明由專案管理部／經營管理部／質量管理部專案助理，填寫「北京艾迪摩訊資訊科技****蓋章申請單」，經公司授權領導簽字，前往相關行業部門辦理。

4．公司各類資質的影印件，由總經辦／人事行政部存檔，在不需使用原件的情況下便於各部門查閱和借用。公司內部的資質證書、**證書原件由總經辦存檔。總經辦建立存檔和借閱登記，向總經辦借用資質，按公司檔案資料管理制度執行。

5．為具體專案開具的資質證明及申報材料，由總經辦存檔，建立存檔和借閱登記，按公司檔案資料管理制度進行管理。

七．相關檔案

北京艾迪摩訊資訊科技****《印信管理制度》

北京艾迪摩訊資訊科技****《資質管理制度》

八．常用**

北京艾迪摩訊資訊科技****蓋章申請單

授權委託書登記單

印章領用申請單