第一部分秘書理論與實務概述
（一）秘書理論概述
1、定義：秘書是指輔助領導層或個人實施管理或處理日常事務的人員。
2、職業特徵：服務的直接性、服務的穩定性、「三化」（知識化、年輕化、女性化）
3、秘書工作的內容：辦文、辦會、辦事；
文書、事務、一般管理（美國）。
秘書工作內容的依據：權威機關的規定；現實狀況的概括。
4、秘書工作的性質：輔助性、綜合性、機密性、服務性。
善於保密成為秘書人員的首要職業道德。
5、秘書工作的作用：助手、參謀、協調、資訊樞紐、公共關係
6、秘書服務的特徵：服務的直接性、穩定性、廣泛性。首要為領導、上司和雇主服務。
7、秘書工作的四個轉變：辦文辦事→既辦文辦事，又出謀劃策
單純地傳遞資訊→綜合處理資訊
被動服務→主動服務
憑老經驗→科學決策
「四個轉變」的提出，表明秘書工作的參謀作用得到了充分的肯定。也對秘書工作提出了更高要求：綜合處理資訊、主動服務與科學化管理。
8、秘書工作的「六個強調」：
1）強調調查研究工作
2）強調資訊工作
3）強調信訪工作
4）強調協調工作
5）強調督查工作
6）強調黨務、政務服務工作
9、秘書工作機構的性質：輔助性、綜合性、機密性、服務性（本質特徵）。
10、秘書工作機構的設定：綜合辦事機構、參贊性機構
11、秘書工作機構的原則：精簡、高效（減少縱向層次、擴大橫向幅度），趨向於扁平化（鈍角模式）。
12、秘書工作機構的組織形式：綜理制（小單位）、分理制
省部級的辦公廳通常採用分理制；
秘書工作量不太大的機關或單位採用綜理制。
13、秘書工作機構的職能：助手、參謀、協調、樞紐、公關、保密
參謀職能表現為資訊調研。
14、秘書管理的「四化」：規範化、制度化、科學化、現代化
15、秘書人員的管理
（1）工作管理——首先要有明確的工作計畫，其次要區分輕重緩急。
（2）行為管理——根據不同情況採取適當的行為方式。
冷靜、謙遜、隨和是秘書應保持的形象。
（3）時間管理——利用大段或整段時間去處理複雜並具有連續性的工作，如撰稿；利用小段、零星時間去從事簡單或可間斷的工作。
（4）辦公環境管理——辦公室及辦公室內外環境的管理。
16、秘書的社會活動：充分社會化（不限於辦公室）。
被動性的表現：目的、範圍；主動性的表現：方式、過程、結果。
17、秘書的基本角色：助手、配角。
乙個稱職的秘書應具備：基本的配角意識和有條件的主角意識。
18、秘書人際關係的準則：1）尊重2）禮貌3）禮儀
4）樂於助人5）讚美他人6）寬容與體諒7）公允
尊重的最基本的形式是禮貌。
19、秘書與上司的人際關係：
工作上的主從性；
知識、能力、體力、思維的補充性；
人際關係的首屬性；
人格上的平等性。
（二）溝通與協調
1、秘書機構的日常工作：溝通與協調、辦公室管理、公文管理、會議管理、信訪工作、
督查工作、保密工作
2、溝通的實質是資訊的傳遞和處理過程。溝通的目的是統一思想。
3、溝通的五要素：傳送者、接收者、資訊、渠道、環境。
4、資訊溝通是公共組織的「神經」，資訊及資訊網路成了當今世界的「神經中樞」。
5、溝通三個不同層次的作用：
1）資訊溝通，這是初步溝通。
2）認識溝通，這一層次的溝通是為了「求同存異」和「深化認識」。
3）感情溝通，這是在資訊溝通和認識溝通基礎上的更高層次的溝通。
6、溝通的特點：社會性、選擇性、互助性、創造性
7、單向溝通、雙向溝通、多向溝通
8、直接溝通、間接溝通、明示溝通、暗示溝通（暗示法、提醒法、委婉法、喻意法）
9、資訊處理的四個基本環節：
（1）資訊收集：確定需要、制定計畫、組織實施等三個步驟。
（2）資訊加工：堅持去粗取精、去偽存真，由此及彼、由表及裡，物盡其用、細大不捐等三項原則。
（3）資訊傳遞：手段有書面、口語、電訊、雷射等。
（4）資訊貯存：貯存方式一是區分種類，分項排列；二是登記與編碼。
10、影響資訊質量最重要的因素是資訊失真問題。
11、資訊失真的原因：
（1）雜訊
（2）情境變化
（3）情感因素缺失
（4）缺少及時的資訊反饋
12、溝通機制
13、正式溝通、非正式溝通、溝通模式(見《公共行政》)
協調(見《公共行政》)
（三）辦公室管理
1、辦公室是指揮部、是工作室、是「視窗」。
2、辦公室管理的原則：方便、舒適整潔、和諧統
一、安全。
辦公室管理最主要的要求都是整潔。
（四）公文管理
1、公文的本質屬性是現實執行性。
2、公文處理的特點：政治性、時限性、機要性、規範性（依法處理）。
3、公文處理程式：發文、收文、管理、立卷歸檔。
4、收文處理程式（14步）： 簽收、啟封、登記、審核、分送、
傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦、
清退、歸卷等。
5、簽收時應注意：1）否發發對單位，錯發退回
2）來文數量、日期與發文登記簿上是否一致
3）封口是否完好
4）無誤後簽收，並在「備註」欄內簡要寫明情況
·簽收時應注意「四查」：1）查來文封套上所註的收文機關是否與本機關名稱相符；
2）查來文封套有無拆封或破損現象；
3）查來文封號是否與遞送人簽收簿上所登記的封號相符；
4）查所列檔案總件數與實有件數是否相符。
6、收文登記的作用：1）便於管理和保護檔案，防止積壓丟失。
2）便於查詢和檢索檔案。
3）便於檔案的統計和催辦工作。
4）作為核對與交接檔案的依據。
7、登記的方式：簿冊式、片卡式、聯單式
8、收文審核的重點：
1）公文涉及的事項是否應當由本機關辦理
2）公文是否符合行文規則
3）內容是否符合國家法律、法規及其他規定
4）涉及其部門或地區的事項是否已協商、會簽
5）文種使用、公文格式是否規範
9、傳閱方式：1）分送傳閱。傳閱時以秘書為中心進行的，禁止相互橫傳。
2）集中傳閱
3）設立閱文室
10、擬辦的作用：1）可以及時準確地將收來檔案分送給有關領導、部門、人員處理
2）提高辦文時效
3）對需要轉承和辦理的檔案，提出相應處理意見或明確辦理單位
4）供領導人在批辦時參考。
11、批辦的作用：1）使機關或部門的領導人及時閱讀重要的檔案
2）掌握有關的檔案精神
3）便於加強對文書工作的領導
4）便於向承辦人及時交代意圖和要求
5）合理分工
6）提高效率
7）是決定收文承辦責任、原則、方法的關鍵
12、1）擬辦是指對來文按照其內容、性質和辦理要求提出初步的處理意見。
2）批辦是對收文處理所作的批示。
3）承辦是指機關有關部門根據擬辦和批辦的意見對檔案進行具體的處理和辦理。直接關係到機關公文處理工作的現實作用。
4）催辦是指對那些需要辦復的檔案，根據承辦時限和要求，對承辦情況進行督促和檢查，防止檔案積壓，從而加速檔案的運轉速度。催辦是防止積壓、延誤。
緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。
方式：**催辦、當面催辦、檔案催辦單。
5）查辦是領導批辦的重要公文，由文秘人員協助領導檢查、查處，解決某些問題或某一特定的執行與落實的一項承辦性工作。準備-立項-辦理（直接承辦、轉出交辦）-結果
6）注辦是指對檔案的承辦情況和承辦結果所作出的說明。
13、發文處理程式（12步）：草擬、審核、簽發、複核、
繕印、校對、蓋印、登記、
裝封、發出、注辦、整理歸檔等。
14、發文審核時要把好內容關、文字關、體式關，
應著重注意：1）是否需要行文，以什麼名義行文；
2）有無矛盾牴觸；
3）要求、措施是否明確具體，切實可行；
4）處理程式是否完備；
5）文字表達；
6）檔案體式。
15、簽發：
1）以本機關名義發出的公文，應由本機關正職或主持日常工作的副職領導簽發；
2）一般的事務性公文，可由機關具體分管的副職領導簽發；
3）日常工作性的檔案可由機關辦公部門領導簽發；
4）內容重要或涉及面廣的公文，需經機關的領導集體研究後，方可由機關的正職領導簽發，也可授權其他副職領導簽發；
5）經機關領導討論修改通過的公文，可由辦公部門的正職領導簽發。
6）簽署完整職務、姓名和日期。
簽發是行政機關領導對公文從內容到體式的全面負責。
16、複核的內容和要求：
1）審批、簽發的手續是否完備
2）公文格式是否符合規定
3）附件材料是否齊全
17、公文法定的生效標誌：落款處加蓋機關印章或簽署正職領導職務、姓名。
18、行政公文中除會議紀要外，正式公文均應蓋印方能生效，但以領導人名義發出的公文，在正文落款處簽署職務姓名，可不蓋印章同樣有效。
19、整理歸檔的意義
1）能夠保持檔案之間的歷史聯絡，便於查考利用；
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