第一講會議的目的
前言 第一節避免不必要的會議
第二節會議的目的
第三節會議的成本
第四節避免與會者的不滿
第二講如何召集並主持兩種不同型別的會議
第一節發布訊息的會議
第二節解決問題的會議
第三講會議主持技巧
第一節議主持技巧的測試
第二節明確會議主持人的工作
第三節會議現場的控制
第四節取得滿意的會議結果
第1講會議的目的
避免不必要的會議
明確會議的目的
計算會議的成本
避免參會者的不滿
作為一名中級管理者，除了通常的管理工作外，召開會議以卓有成效地傳達資訊，尋找解決問題的方法也應成為分內的職責。有效會議的前提是會議主持者首先要明確會議的目的，才能更有效地避免無用的會議。
避免不必要的會議
1.不必要的會議特徵
在學習主持會議技巧之前，管理者首先要正確地區分需要和不需要召開的會議。做到有選擇地開會，這樣才會贏得下屬的尊重。
2.開會之前需考慮的問題
很多時候，初級的中層經理常常希望所有的下屬都能有機會聽自己發言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達給下屬。開會是達到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經理經常召集員工開會。
要竭盡最大可能地減少開會次數，並使每次會議都達到應有的目的，在準備召集開會之前，基層經理需要考慮以下問題：
3.會議的目標是否明確
作為基層經理，準備召集會議時，首先要考慮會議的目的是否明確。明確會議的目的之後，管理者需要提前通知參會者。如果參會者在參加會議之前，並不知道會議的目的，在會議上就會毫無準備，或準備得沒有針對性，從而造成了會議的低效率。
4.會議的召開時間是否合適
明確會議目標之後，管理者需要確定合適的開會時間。所謂合適的時間，不僅僅是針對舉辦者合適，而且對於每一位參與者來說，時間也都應是合適的。
【案例】
北京某公司有位家在台灣的經理，該經理乙個人在北京工作，家人全部在台灣。有一次該經理安排乙個會議，時間定在中秋節的晚上，因為他乙個人在北京，中秋節的晚上也沒什麼事情。會議的內容是組織員工一起討論銷售業績和改進的方法，會後還請參會者吃飯。
雖然該經理最後還請大家吃了飯，但是參會者仍感到並不舒服。在中秋節的晚上，員工們都想充分地利用這個難得的機會與家人團聚。該經理選擇的會議時間只是適合自己，而絲毫沒有考慮到員工們的實際需求。
【自檢】
某公司經理在中午下班前5分鐘，召集部門下屬開會，會議時間一直持續了半個多小時。這時候，大家都早已經飢腸轆轆，那麼該經理會有效地傳達理念，會議能召開的高效嗎？請你分析這一會議的時間選擇將會給會議造成什麼影響？
見參***1－1
5.是否可以通過其它方式來達到會議的目的
採用其它方法，來替代會議解決問題是中層管理者進行會議準備之前需要考慮的第三個問題。往往很多事情並不一定非得需要通過會議來解決。
採用其它方法不僅可以達到目的，甚至還可以節省時間，提高解決問題的效率。其它的方法有：可以給每位員工發放簡單的通知、專門為某位員工寫便條、或擬出通告貼在公共場所。
此外，還可以通過發電子郵件、打**等方式也都能妥善地解決問題。
6.參會者的必要性
在擬出參會者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會議相關，是否每一位參會者都是必要的。如果會議中有很多與會議無關的人員，這不僅會影響會議的進行和有關人員的心態，即便是會議的無關人員也會不舒服。如果無關人員提出了與會無關的問題，不僅會毫無價值地白白耽誤本次會議的時間，還會影響有關人員的心態，耗費有關人員的精力。
此外，由於無關人員參加與己無關的會議，還有可能引起同事間胡亂的猜測，容易引起流言，因此，讓與會無關的人員參加沒有必要的會議並不是件好事。
會議的目的
很多主管或基層經理認為會議是其工作的一部分，因此常常容易在行動上表現為該開會的要開，不該開的會也總想方設法地開。實際上，這樣會帶來一些負面影響。
1.明確會議目的的重要性
在實際的工作中，明確召開會議的目的對於中級管理人員來說，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及給上司留下怎樣的印象，很多時候都取決於管理者的「**」。
會議實際上恰好是**的乙個場景，中層管理者如果在眾人面前表現得管理能力很弱、沒有頭緒，那麼就根本沒有能力控制會議，不僅上司，下屬也不會認同管理者的領導能力；如果管理者的會議控制能力很強，善於召開高效率的會議時，下屬尊敬其領導能力的同時，更高層的領導也會對他給予提公升和重用。因此，主持會議的技巧將會影響到中層管理者未來事業的發展。
【自檢】
請你閱讀以下案例，並說明為什麼開會時參會者會睡覺。
主管：有關送貨的問題呢，我們說到這兒。還有就是上次會議中我們談到但沒有解決的問題，那就是和財務部的溝通問題，我建議每週我們開例會時，請財務部門的一位同事也來參加，這樣就可以讓財務部也能了解我們的苦衷了，其實要了解我們苦衷的不只是財務部，還有後勤部。
如果後勤部的同事也能來參加我們的例會，送貨的問題也許就能順利地解決了（s主管還在不停地說，員工們早已聽得毫無興趣，已在打瞌睡，或者私下聊天。）
見參***1－2
2.幾種應避免的會議
各級管理人員在主持會議之前，要明確目標。在判斷會議是否必要召開時，管理者尤其要特別注意判斷以下幾種會議是否有召開的必要。
◆例行公事的會議
針對例行公事的會議，管理人員應最大限度地盡量減短會議時間，而且不必等每位參會者都到達之後才開，因為公司中員工的工作時間並不一定相同，而且所處地點不一定都完全方便開會。因此，管理者應盡量地避免例行公事的會議。
◆表現民主的會議
針對一些需要解決問題的會議，當管理者已經想出了很好的解決方法，基本上也沒有人能影響決定時，若管理者還要走過場地召集員工開會，提出問題後又千方百計地引導員工們都同意自己的答案，最後讓大家來執行，這就屬於表現民主的會議。
這種表現民主的會議對於解決問題而言，效率特別低。管理者在他人無法改變自己決定的條件下，應直接將其轉變為通知形式，直接告知員工。不搞形式上的假裝召開民主會來走過場，只有採用後一種直接通知員工的形式，才能有效地使事情的處理效率大為提高。
◆展示個人威嚴的會議
很多主管往往認為讓所有的下屬都準時來參加自己主持的會議是充分表現主管身份和威嚴的一種最得意的方式。這種會議純粹屬於展示個人威嚴的性質。
【案例】
某公司的一名主管對每乙個開會遲到的人都懲罰特別重：不僅從經濟上懲罰，還在心理上折磨員工。最終，只要該主管開會，每位員工都特別準時地參加，而無論該主管選擇的時間是否合適，因為誰也不願意遭受這種比較尷尬的場面。
但是，員工們隨即發現即使他們準時地參加會議，主管也沒有什麼真正必要的事情必須傳達。這一情況發生幾次後，該主管的下屬甚至都寫信告到主管的上級，反映這種情況。
上例就是乙個典型的、展示個人威嚴的會議。實際上，如果主管的會議內容並不十分重要，那麼主管不要對下屬故意苛求，這不是絕對的紀律性問題。
◆確認訊息是否屬實的會議
某些基層的經理和管理者，經常會道聽途說地得到一些資訊，卻又不知這些資訊是否屬實，因此，管理者就會希望通過召開會議的方法向員工澄清一下。管理者希望通過綜合各個員工的資訊來確認自己得到的資訊是否屬實。管理者應盡量避免召開確認訊息是否屬實的會議，否則可能會誤導員工，而且由於會議目標也不明確，會議往往收效甚微。
◆統一意見的會議
管理者要避免表現民主的會議的另一原因在於，統一意見是一件很困難的事情。管理者已經有了決策，希望說服全部下屬都認可自己的決策，這種情況很難通過一次會議就能徹底地統一所有員工的意見。
◆介紹個別小組業務流程的會議
基層經理通常會同時管理幾個專案小組，當管理者發現某個專案小組業績很好時，管理者往往並不考慮個別小組業務流程是否真能對下屬全體員工都有實效，就滿懷希望的通過會議的形式來推廣該小組的流程。
儘管管理者的出發點是好的，但是不一定就能起到好的效果。因為每乙個專案在具體的執行過程中，會有專案自己的個性，每乙個專案負責人也會有自己的風格。如果管理者希望通過乙個專案的運作流程就能有效地影響其他專案的運作，就會牽扯到很多相關的改變，其中包括：
專案背景和管理風格的改變。
這種情況下，管理者可以集中專案的各個負責人，讓其分享經驗，以此形式來共享好的資源，而完全沒有必要把所有的員工集中起來改變整個的流程。
◆個性問題要找答案的會議
所謂的個性問題要找答案的會議，一般可能與人事關係有關。如果因為個人問題而召集所有人都來開會，往往會浪費其他人的寶貴時間，從而大大降低了整體的工作效率。
【案例】
某銷售主管管理著六名業務代表，其中乙個業務代表在與乙個客戶聯絡時，出現了問題，這個問題不具備普遍的代表性。而銷售主管卻集中所有六名業務員，一起針對出問題業務代表的問題進行討論。
從積極的角度看，或許該業務代表的經驗能對其他人也有借鑑作用。但是若在沒有找到答案之前，主管集中所有代表來解決問題，就會耽誤所有人的寶貴時間。因此，除非是共性的問題，管理者盡量不要召開會議討論個性的問題。
會議的成本
會議的成本包括看得見的和看不見的兩種成本。
如何有效主持會議作業題
函授教育本科繼續教育課程 請結合講義 錄影後，在做以下作業題 1 開會之前需考慮哪些問題？2 如何判斷沒有必要召開的會議 或哪幾種會議應避免召開 3 如何判斷有必要召開的會議 或哪幾種會議需要召開 4 會議的成本有哪些？5 據調查資料顯示 使參會者不滿的因素有哪些？6 在主持發布資訊的會議，如何清晰...
LA05如何有效地主持會議
如何有效的主持會議 節選 課程名稱 如何有效的主持會議 課程編號 la05 所屬體系 情景互動課程 個人發展類 主講專家 專家團 內含產品 課程3講，vcd 3張，cd rom 1張 北京大學出版社 全套定價 400元 本課程講義 節選 由時代光華管理培訓網製作，僅供初步了解課程內容使用。訂購 02...
主持會議的高手
說會議技巧是主管的必備能力一點都不為過。會議技巧首先涉及領導力，也就是如何在會議中肯定 鼓勵與會者發言，並歸納重點，此外還牽涉到問題分析與抉擇的能力，因為召開會議往往就是為了解決問題 第三，要具有創意性的思維。例如，有時候團隊並非不知道問題在 而是不知道解決方案何在。當團隊卡住了的時候，主管便需要以...