我國各行各業的各級領導者,都要主持或大或小、或高或低領導層次的會議。會議主持人是會議程序的實際領導者,他是否善於主持、引導會議的程序,對於會議效果的優化、會議效率的高低,都將具有關鍵性的作用。儘管會議程序無定式,要求會議主持人就具體情況靈活作出具體的反應,但仍然有一些基本的原則必須遵守,有一些技巧可供採用。
(一)主持會議的一般原則
1.以實現目標為中心引導會議的原則
對任何一項領導工作來說,目的都是最重要的,而工作方式、方法是為實現目的服務的,是可以隨機變化、靈活多樣的。會議活動的目的,集中地通過會議目標表現出來。主持會議,須緊緊圍繞著會議目標引導會議,實現會議目標。
會議目標首先表現在會議議題上。會議議題,即是會議要解決的問題、會議要討論的主題。會議議題本身就蘊含著會議討論問題的範疇、性質和方向。
以實現會議目標為中心,引導會議活動,就要求會議主持人與參加會議人員充分了解議題,在會議討論過程中始終圍繞議題,對議題的討論務求有結論。
會議目標的實現,要靠會議主持人對會議程序的引導。會議目標本身並不包括解決問題的最後辦法,但要求會議終結時得出解決這些問題的辦法。會議主持人要引導與會人員盡可能把相關情況都擺出來,把對這些情況的分析、認識統一起來,把解決問題的可能的辦法都提出來,經過討論,得到優化的解決問題的辦法。
會議本身,就意味著情況、思想的交流與觀點、做法的爭論。會議主持人要縝密地注視這種交流、爭論的方向和程度,當方向偏離目標時予以糾偏,當討論出現可能向著目標深化的時機時,抓住時機,深入下去,一步一步地去接近和實現目標。
會議目標在會議活動中最後表現為會議的決定或結論。會議主持人必須高度注意會議最後的決定或結論,用心體察這一結論是否與原訂會議目標的實質相一致。
2.會議的主持人與普通一員「角色」統一的原則會議主持人,既是會議程序的領導者,又是普通一員。會議主持人如果把自己等同於出席會議人員,就會放棄引導會議程序去實現目標的重要責任;會議主持人又必須把自己置於普通一員的地位,平等地對待、尊重出席會議人員,才能引導他們與自己合作,共同完成會議任務。
會議主持人是會議程序的領導者,他應有團結到會人員一起議事的魅力,應能象磁石吸引鐵粉那樣把與會人員吸引在自己的周圍,把與會人員的思想吸引到會議議題的討論上來。
會議主持人既要有自己的意見和引導會議的意圖,又不能以任何方式表現出非要與會人員同意、附和自己意見不可的意思;會議主持人既要恰當地對偏離議題的現象進行干預,又要放開讓大家討論,讓人把話說完;會議主持人既要對干擾會議正常進行的言行進行必要的勸解和制止,對顯然錯誤的、片面極端的意見進行恰到好處的解釋,又要認真地,耐心地聽取與會人員發表的各種意見,包括與自己意見相同的、不完全相同的、完全反對自己的意見。會議主持人往往具有某一領導職務,處於某種領導地位。這種地位要求他們時刻注意自己也是會議的普通一員,在會議過程中不以自己的地位壓人,不以自己的觀點強加於人,不以自己的意見代替多數人的意見,堅持群言堂,避免一言堂。
3.嚴格按會議規則主持會議的原則
會議規則,是會議活動的法規,不得隨意違反。如果違反了,將造成與會人員的強烈不滿。即使會議勉強進行,其結果也難以得到確認。
4.節約時間的原則
節約時間,既是提高會議效率的重要條件,又是保證會議的良好氣氛、使會議正常進行的要求。如果會上有乙個發言者嗦嗦一講就是半小時,一小時,既無新意,又不沾議題之邊,必然使與會者感到索然無味,不願再聽,而去想別的、幹別的,可能使整個會議處於癱瘓無效狀態。因此,會議主持人必須設法保持會議的正常氣氛和較快的處理問題的節奏。
為了節約時間,會議主持人要選用適用的、高效的會議方法,要盡可能運用會前準備好的文字材料去介紹背景情況,要避免瑣事的糾纏而浪費時間,要對言不及義、嘮嘮叨叨的發言者示意簡練些,要適時終止無法得出結論的爭論。
(二)主持會議的一般過程與要求
1.說明會議議題
會議主持人在會議開始,須簡要說明議題討論的必要性、有關的背景情況、議題內涵的要點和議題討論要達到的目的。必要時,要具體闡釋開會將採取的方法、為什麼要採用這種方法以及這種方法的具體要求。
主持會議人須知,說明會議議題的目的,除了明確會議將要討論什麼問題以外,重點是引起與會者對議題的重視和興趣,引導大家討論的方向、角度、側重點。會議主持人在說明會議議題時,態度、語氣要客觀,不夾雜個人的好噁親疏之情,不可將自己的已成之見揉合在議題說明中一起和盤托出,不可對會議準備期間了解到的與會人對議題的態度亮底,更不可駁斥這些意見中與自己看法不同的意見。以免影響會議的正常討論和與會者的正常發言。
如果有必要介紹一些基層幹部、群眾對議題的反映,也要把議題說明本身與這種介紹嚴格分開。
2.引導會議討論程序
會議主持人在會議程序中要負責維持會議秩序,交待會議秘書去提醒與會人員按時到會,會議討論時提醒與會人員不說小話,不閱文讀報,不搞副業,在較長時間的會間要適當休息。會議主持人要注意會議有良好的氣氛與時間的節奏。會議主持人要密切注意討論的方向,將離題的節外生枝的討論引回到議題上來。
會議主持人要注意議題討論的深化,在重複性意見和具有新意的意見之間鼓勵後者發言,在多數人意見相同時,鼓勵少數持不同意見的人發言。要注意討論的分歧之點,善於把相隔多人、相隔較長時間的分歧意見的要點歸納起來,把本來不太明確的意見分歧的實質突出明朗化,引導與會人員對這些有可能使問題討論深入下去的分歧點進行爭論,以求得問題研究的深入和更好解決。
會議主持人要注意議題發言人的面,可以客氣地請沉默者表態。會議主持人要適時地提出會議進一步討論的要求。比如,當會議議題討論一段時間後,如情況已明,提醒大家不要再重複已有情況的說明;當會議時間已經不多時,提出抓緊時間作簡明發言的要求;當會議議題涉及的重點問題尚未討論透徹時,集中題目,請大家就這些重點問題作進一步分析,發表意見;當會議目的已經達到時,適時地終止討論,轉換議題。
3.作出會議結論
作會議結論,須注意以下幾點。
(1)要總結與會者多數人的意見,不能以個人的意見代替會議的意見。例如,有乙個領導人主持開會,他總是最後發言,說:「大家都說了,看法都很好(其實有重大的、實質性分歧),我覺得這件事情應當這麼看……應當這麼做……」說完他的個人意見後,問大家:
「這個問題就這樣了吧?」會場沉默。沉默即表示同意。
他接著說:「下面討論第二個問題……」這種做法經常使得出席會議人員與會議秘書不清楚他的發言是對會議的總結,還是他個人的態度,當他所說的自己的看法與會議多數人意見一致時,還好說;如果相反,就使得出席會議人員困惑、不滿,使得執行會議決定人員為難。會議主持人最後乙個發言,不是不可,但必須將個人意見與會議結論嚴格分開。
(2)要對被明確否定的意見適當作一些說明或解釋,說明否定其意見的理由,說明允許其保留,但也應當執行集體的決議,這樣,對會後執行會議決定是有利的。
(3)凡是會議結論有執行要求的,會議結論中就要具體地明確這些工作由誰辦、如何辦、何時辦、辦到什麼程度、何時進行檢查、由誰進行檢查。這些會議結論忌抽象、籠統,不能似是而非,使執行人有多種理解,難於執行。
(4)作會議結論要明晰、簡要。
(5)作會議結論要把說話的速度放慢,加深到會人員的印象,也便於記錄員準確、完整地記下會議結論。
會議主持人須知,作會議結論的水平與藝術在於:主持人在認真傾聽了各種意見之後,能將各個人意見的精華吸收到結論中來,使與會者每個人都感到自己的意見受到了重視。假如會議中提出了十個意見,這十個意見的意向好象在會議結論中都有反映。
這樣的結論就是成功的、高水平的。作會議結論最忌諱的是: 與會者發表了十個意見,主持人作結論時卻發表了一通自己早已想好的第十乙個意見。
如此久之,必然挫傷與會人員討論問題的積極性,使會議氣氛窒息,失去活力,甚至對主持會議的領導人強烈不滿。
(三)主持會議的有關技巧
1.會議主持人自己該怎麼發言會議主持人的發言對會議氣氛、會議程序有著舉足輕重(這裡是舉言輕重了)的影響。會議主持人在說明議題、作會議結論時聲音要巨集亮、語言節奏要適當放慢、要有適當的停頓,以表現出領導者的信心、魄力,形成一種無形的感染力,以助於與會者聽懂和理解議題與結論。
會議主持人個人的表態發言,前面講過,應與議題說明,作會議結論明確分開。會議主持人不宜率先發言,先表露自己的意見,那樣容易給與會者造成「定調子」的感覺。即使會議主持人有較高的才華、水平,有高於眾人一籌的解決問題的方案,也要等到會議議題討論至中間,才露聲色。
那時,既使自己的想法別人提出來了,自己爾後表示謙虛地支援,對會議氣氛也有好處。
會議主持人的發言,引導會議性插話,都要言簡意明,以自己的表率作用使會議形成言簡意明的會風。會議主持人在發言中,不可強調自己在某項工作中的作用,炫耀自己的歷史業績,以免影響與會者的積極性。
會議主持人還應當注意舉止細節,不可咬著煙斗說話,不可對人指手畫腳,不可隨意打斷別人的發言。會議主持人在會議過程中作必要的插話時,應有禮、有節。
2.會議主持人該如何安排會議議題次序
根據人的心理、生理、精力等特點,與會者在會議的前半部時間裡,富有活力和創造性。因此,需要與會者開動腦筋、用集體智慧型解決的難題,應當放在會議的前半部分,而把那些較為容易解決的問題的討論放在後半部分。
對會議議題討論的意見,有的可能完全一致,有的可能相當分歧。開會時,可以先討論將出現分歧的議題,也可以先討論可能一致的議題。主持會議人對此一定要有思考、有預見、有思想準備。
一般說,應先討論可能分歧的問題,這樣,精力集中,有助於問題解決。是,當分歧統一不起來時,應放到會下專題研究,不必在會上長期爭論下去,使本來可能一致的問題也沒時間討論。從會議氣氛看,最後有一致意見,對散會氣氛好得多。
3.會議主持人該如何對待沉默者
一般說來,不管會議開得多好,與會者總是有沉默的。沉默,有多種情況,有的是因為表示贊同別人的意見,有的是表示自己沒有新的意見,有的是準備在聽旁人的意見之後再講。主持人對會議出現的以下沉默情況,要弄清楚原因,採取必要的引導措施:
(1)顧慮、害羞的沉默。
這一般是年輕人,資歷淺的人、新來的人在老年人、德高望重的人、老熟人們雲集的會議氣氛下出現的心理反映。有時,他們或許有很好的意見,但講出來,不一定被人接受,或者害羞,或者怕人譏笑,想講又不敢講,欲言又止,主持會議人應及時發現這種心理,抓住機會,鼓勵他們發言,並以表情顯示對他們發言很有興趣。這樣,他們發言的膽量就會越來越大。
(2)話不投機的沉默。
「酒逢知己千杯少,話不投機半句多。」如果會議出現一種觀點、一邊倒的氣氛,有的人明知孤立,也就不發言了。對此,主持會議者應當著重考慮出席會議的人員結構是否合理,是否有助於會議目標的實現。
比如,要開乙個研究改革的會議,而出席會議的人絕大多數是保守觀念嚴重的人,那麼,少數人即使有再好的改革見解,也難以講出來。
主持會議的技巧
一 處理好會議的議題，嚴密控制會議的進行。主持會議的領導在會議進行的過程中，要不斷引導與會者始終圍繞會議議題進行討論。二 會議必須準時召開，準時開會，可以使遲到者吸取教訓，形成一種良好的習慣。三 保持良好的會風。會議中研究的問題要言簡意賅。四 會議主持者言行舉止要適當。會議主持者講話聲音要巨集亮，以...
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開場白 1.開宗明義,先聲奪人 開場白不能拖泥帶水,既要把會議的目的,又要把重點說清楚,使與會者有思想準備,為領導會議精神打好基礎。也不能以三言二語草草收場，意不明，話已盡，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。2.因鏡制宜,營u造氣氛 徵求意見會要求各方暢所欲言,集思廣益,需要的是生動.熱烈...
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