第一條為加強我所檔案管理，根據《檔案法》等有關法律和規定，結合我所實際，制定本辦法。
第二條我所檔案是指在各項工作中直接形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、實物以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是發展衛生事業和做好各項工作的必要條件和依據，也是重要的資訊資源。包括：文書檔案、業務檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等。
檔案屬國家財產，任何個人不得私自儲存、占有和損壞，以確保檔案的完整、準確、系統、安全與有效利用。
第三條檔案工作是我所工作的組成部分，全所工作人員都要支援、關心和了解檔案工作，提高檔案意識，將檔案工作與各項業務工作緊密結合，納入業務工作範圍，在各項業務工作的布置、檢查、總結、驗收各個階段，應同時對檔案工作做出安排，實現檔案工作與業務工作的同步管理。
第四條檔案工作實行統一領導、綜合管理、分級負責的原則。各科室負責人為本科室檔案工作的責任人。
第五條所辦公室設檔案室，負責全所的檔案工作，接受省檔案主管部門和省衛生廳的業務指導和檢查。其具體職責是：
（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度；
（二）對各科室檔案材料的形成、積累和歸檔工作進行指導和監督；
（三）負責統一管理全所檔案，積極提供利用，為各項工作服務，並按照規定向省檔案館移交檔案；
（四）貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案和檔案秘密的安全。
第六條各種載體的歸檔材料實行科室領導負責制，並實行文書立卷制度。各科室明確一名人員，負責科室歸檔檔案材料的歸卷、保管，各種載體歸檔檔案材料的系統整理、編目、立卷和歸檔工作。
第七條我所在各項工作中形成的各種載體的具有儲存價值的檔案材料，均由主辦科室進行整理、立卷，經科室負責人審核簽字後，定期向檔案室移交。
第八條每年
四、五月份進行前一年度文書檔案的集中立卷，六月底前送檔案室歸檔；基建檔案在工程竣工後的兩個月內送檔案室歸檔；會計檔案隔年送檔案室歸檔；聲像檔案凡與其它文書檔案相關聯的，可與相關的文書檔案一起歸檔，其它單項活動的聲像檔案一般應在活動結束後兩個月內歸檔。
第九條歸檔案卷應符合案卷質量標準規定和要求，檔案室對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷質量。交接雙方應對檔案進行檢查、清點、核對，並履行簽字手續。
第十條檔案室對歸檔的案卷按要求進行分類、整理。文書檔案按「年代——組織機構」分類；基建檔案按工程專案分類；會計檔案按「年度一帳簿和憑證」分類；聲像檔案按載體形式分類。在分類的基礎上按保管期限進行系統排列，編制案卷號以固定其位置。
第十一條檔案人員定期對檔案庫房設施及儲存的檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全。
第十二條檔案室逐步配備必要的辦公及管理裝置，不斷提高管理水平和服務效率。
第十三條檔案室建立全宗卷，以積累儲存我所案卷的立卷說明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。檔案人員要熟悉所藏檔案的基本情況，編制互為補充的檢索工具，並利用檔案史料開展編研工作，配合有關部門編制全宗介紹、組織沿革、大事記、年鑑、檔案選編等，積極主動地做好提供利用工作，為本所各項工作服務。接收與檔案有關的各種資料，進行登記編目，分類整理，科學保管。
第十四條立卷分工
（一）上級黨政機關來文，屬綜合性檔案，由所辦公室立卷；屬業務性檔案，由業務科室立卷。同級單位和非隸屬單位制發的、非本所主管業務但要貫徹執行的檔案，由主辦科室立卷。
（二）本所形成的檔案，由各承辦科室立卷。業務科室會辦的檔案，主辦科室立卷。兩個科室會辦的檔案，主辦科室與協辦科室都要立卷，定稿存主辦科室。
（三）上級機關批轉、**、批覆我所或為上級機關的代擬稿，上級機關立卷，我所也要立卷。
（四）我所召開的綜合性工作會議形成的檔案材料，由辦公室立卷；專業性的會議由主管業務科室立卷。參加上級機關召開的會議帶回的檔案材料，綜合性的由辦公室立卷，專業性的由各主管業務科室立卷。
（五）各科室業務工作資料、科研資料由主管科室立卷。
（六）聲像材料（包括**、底片、錄音帶、錄影帶、碟片等）、會計憑證、帳簿等材料、基建材料的歸檔，由主辦科室負責立卷。
第十五條檔案材料的保管期限分為永久、長期（十六至五十年）和短期（十五年以下）三種。
（一）凡是記述和反映本所主要職能活動和基本歷史面貌，對本所事業和科學研究等工作有長遠利用價值的檔案材料，列為永久保管。
（二）凡是反映本所一般活動，在較長時間內對本所有查考利用價值的檔案材料列為長期保管。
（三）凡是在短期內本所需要查考利用的檔案材料，列為短期保管。
一般基建專案及裝置檔案材料實際保管期限不得短於實際使用壽命。
第十六條檔案材料歸檔範圍及保管期限按照《檔案材料歸檔範圍及保管期限表》執行。
第十七條不歸檔檔案材料的範圍
（一）重份檔案或無查考利用價值的事務性、臨時性檔案。
（二）未經簽發的文電草稿，一般檔案的歷次修改稿、校對稿（主要領導人親筆修改稿和定稿除外）。
（三）無特殊價值的信函，一般詢問及建議。
（四）為參考目的從各方面收集的檔案資料。
（五）非主管機關召開的會議且不用執行的檔案，下級報送不需備案的檔案。
（六）上級機關任免非本所人員、越級或非隸屬單位抄送的不需辦理的檔案，外單位徵求意見的未定稿。
第十八條歸檔案卷要確保質量。對案卷的質量要求按有關規定執行。
第十九條檔案主要供本所人員查考利用，借閱黨委會議記錄、紀要須經黨委書記批准；借閱紀檢的檔案須經紀委書記批准。其他個人利用檔案須經辦公室主任批准後借閱。借閱檔案和檔案必須嚴格履行登記手續，並認真填寫檔案利用效果登記表。
借閱者要遵守借閱規定，不得在檔案上塗改、勾劃、圈點、拆卷、汙損。借閱檔案要及時歸還，無特殊原因不得超過15天。
第二十條根據各類檔案保管期限的規定，定期對所存檔案進行鑑定，準確地確定檔案的存毀。檔案的鑑定要在分管所長的領導下，由辦公室和業務科室共同進行。檔案的銷毀由鑑定人員提出意見，登記造冊，報分管所長批准後，由兩人以上在指定地點監銷，並在銷毀清冊上簽字。
第二十一條我所檔案按國家有關規定，定期向省檔案館移交。檔案的收進和移出要有登記，並按照規定及時向檔案主管部門報送檔案工作基本情況統計表。科室撤銷及合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向檔案室移交，並辦理移交手續。
檔案人員調動工作時，必須辦完檔案交接手續後方能離開崗位。
衛生監督所檔案管理制度
為加強衛生監督檔案管理和收集，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督工作中的作用。根據有關規定，結合我市實際，制定本制度。一 基本原則 一 衛生監督檔案，是指在衛生監督 監測 衛生質量抽檢 衛生行政稽查 衛生行政許可 衛生行政處罰 衛生宣教及黨政管理等活動中直接形成的，對本單位工作具有查考 利...
衛生監督所衛生監督資訊報告管理制度
一 目的和原則 1 為加強我所衛生監督資訊報告管理工作，提高資訊報告質量和效率，依據 衛生監督資訊報告管理規定 2011年修訂版 及相關法律法規，特制定本制度。2 衛生監督資訊報告是衛生監督工作的重要內容,應當按要求做好衛生監督資訊報告工作，加強衛生監督資訊報告工作的組織領導和監督管理。3 衛生監督...
衛生監督協管檔案管理制度
為保證衛生監督協管檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求。二 凡是在工作中...