衛生監督所檔案管理制度

為加強衛生監督檔案管理和收集，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督工作中的作用。根據有關規定，結合我市實際，制定本制度。一、基本原則

（一）衛生監督檔案，是指在衛生監督、監測(衛生質量抽檢)、衛生行政稽查、衛生行政許可、衛生行政處罰、衛生宣教及黨政管理等活動中直接形成的，對本單位工作具有查考、利用和儲存價值的文字、圖表、聲像等各種門類、各種載體的歷史記錄。

（二）衛生監督檔案工作是衛生監督工作的重要組成部分，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規範化建設的必備條件。

（三）衛生監督檔案工作列入單位發展規劃和檢查、考核、評比內容，市衛生監督所負責對衛生監督檔案管理工作的督促。

（五）對本單位形成的各種門類、載體的檔案實行相對集中統一管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。二、崗位職責

（一）市衛生監督所負責綜合檔案的管理，建立、健全本單位檔案工作的各項規章制度，統一管理本單位的案卷檔案；遵守有關保密規定，維護本單位及管理相對人的利益；組織開發利用本單位的檔案資訊資源。

（二）市衛生局衛生監督所必須有專用的檔案室，要有防火、防盜、防霉等安全保管措施。三、檔案管理

（一）要建立健全檔案材料歸檔制度，把檔案材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程式及各科室和人員的崗位職責，作為考核的重要內容。（二）歸檔時間：

1.在各項工作活動中形成的檔案材料，要按規定在第二年初將應歸檔的檔案材料進行系統整理，由科室負責人審定後歸檔。專項工作如衛生監督檢查、公共衛生突發事件、衛生質量抽檢、專題調查、會議、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結，一周內歸檔。

**、文章正式發表後原件

即歸檔。

2.對管理相對人的衛生監督檔案按一戶一檔的形式管理，並將衛生行政許可的情況錄入微機中，便於索引和查詢。

3.衛生行政處罰案件按一案一捲的形式管理。各科室將結案後的案卷材料及時移交辦公室統一保管。

4.當年形成的會計檔案、人事檔案的管理，按有關規定執行。5.

**、錄音帶、錄影帶、光碟等特種載體檔案隨紙質檔案一併歸檔。6.衛生監督檔案工作要與本單位日常工作緊密結合，實現「四同步」，即布置、檢查、總結、驗收。

在檢查、考核工作時，應同時檢查檔案材料的齊全、完整、準確情況，檔案材料不合要求的，要加以補充完善。

7.單位工作人員因公外出學習、培訓和參加各種會議等，其帶回的檔案材料必須按規定，及時歸檔。（三）歸檔要求：

1.歸檔檔案整理工作一般由檔案材料形成科室承辦人承擔。

2.歸檔檔案盡量是原件(外來影印件除外)，做到完整、齊全、系統、準確。底稿與印件、傳真件與影印件一併歸檔。

已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易褪變的檔案應予複製；歸檔檔案上有金屬物的，應去掉，重新縫(粘)合；紙張質量符合要求，用紙尺寸須採用國際標準a4紙規格；書寫必須使用符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用塗改液；一式數份的發票、檢驗報告、鑑定證書及報表等，如必須使用複寫紙，應當使用檔案用複寫紙。

3.歸檔檔案要求排列、編號、編目規範有序，編制準確，按件號裝盒。歸檔檔案目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等專案的填寫應採用計算機列印或符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進行填寫。

4.歸檔檔案必須經形成科室負責人審定，並在盒內備考表檢查人欄簽字。5.

單位內綜合檔案統一編號，進行排列、編號和編制必要的檢索目錄。6.衛生監督檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。

7.市衛生局衛生監督所要成立檔案工作領導小組，負責本單位檔案工作的組織和實施。銷毀失去儲存價值的檔案，須由領導小組提出意見，登記造冊，經單位負責人批准後，在相關部門的監督下由2人以上在指定地點監銷，監銷人

員需在銷毀清冊上簽字。四、檔案利用

1.要應用計算機對儲存檔案進行儲存與檢索，積極主動地開展檔案資訊的利用工作，為本單位各項工作提供服條，並加強利用效果的宣傳工作。2.

應積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發，實現檔案資訊網路傳輸，資訊共享。

3.檔案外借，須請示區衛生監督所所長，經所長簽字同意後，方可借出。在向利用者提供檔案的同時，應明確期限，及時歸還。

4.在保守國家、單位和個人秘密的前提下，應依照規定，對社會提供利用的方便，滿足社會各方面需要。

五、本制度自2023年2月25日起實施。