各位檔案管理員：
考慮到訴訟檔案開始需要歸檔，針對鋼貿專案涉訴案件的複雜情況，經討論，在保證材料歸檔的連續性、材料歸集的完整性的前提下，結合後期檔案借閱的便利性，今後訴訟材料的移交按以下要求執行：
一、關於歸檔時間
考慮到鋼貿涉訴案件存在時間較長的情況，暫不以結案年度歸檔為原則。
如有材料需要移交，請於每月初向綜合管理部集中移交一次。
二、關於歸檔材料的整理
基本原則：單個案件為一捲；涉及多個案件共同材料為一捲（如有）。
（一）具體細則
1、單個案件材料的整理原則為：乙個案件件號與頁碼使用連續號，即不論移交幾次，涉及同一案件的，必須是連續的。【清單樣式見附件1，「訴訟檔案移交清單（單個案件，空表）」】
2、涉及多個案件共同材料的整理原則：與單個案件材料的清單內的件號、頁碼無關，單獨整理成捲，件號與頁碼自「1」開始，直至所有共同材料結束，保持清單的件號與頁碼的連續性。【清單樣式見附件2，「訴訟檔案移交清單（涉及多個案件共同材料，空表）」】
（二）清單及捲麵資訊的填寫說明等
1、清單的填寫
（1）「年度訴訟檔案編號」一欄
此項由綜合管理部檔案管理員在對移交材料進行審核後，在本清單內填寫，並在卷盒側脊「順序號」一欄內填寫，同時登記在年度的訴訟檔案臺帳內。
（2）「清單名稱」一欄
——單個案件，此欄由：「年度+市場名稱簡稱2-3個字+期輪簡稱+客戶名稱簡稱2-3個字」組成。
——涉及多個案件共同材料卷，此欄由：「年度+市場名稱簡稱2-3個字+期輪簡稱」組成。
後續材料補充移交時，應仍使用第一次移交時的「清單名稱」。
（3）「是否已結案」一欄
如材料移交時，已經結案，請在此欄內打「√」。
2、捲麵資訊的填寫
（1）移交部門檔案管理員根據「清單名稱」，負責填寫（順序號除外）：
——單個案件的卷盒側脊：
（有多盒材料時，請在盒號欄外下方註明本盒內材料的起止頁碼，舉例：p1-450）
——單個案件的卷盒正面：
——涉及多個案件共同材料的卷盒側脊：
（請在盒號欄外下方註明：「共同材料」；有多盒材料時，請再寫上本盒內材料的起止頁碼，舉例：p1-450）
——涉及多個案件共同材料的卷盒正面：
3、裝盒
第一次移交時請用厚盒。後續補充移交時，為不浪費盒內空間，請視第一次裝盒情況再備盒。
三、移交流程
初次移交及再補充移交，與其他合同檔案的移交流程類似，具體如下：
部門檔案管理員整理、編頁、裝捲盒後，交紙質檔案及清單（清單上簽字欄內只填寫檔案管理員姓名），並在檔案系統內建立需移交的電子檔案卷（不發起移交流程），同時傳送電子清單給綜合管理部檔案管理員-----綜合管理部檔案管理員對紙質及電子檔案審核、無誤後，填寫捲盒「順序號」及清單上「年度訴訟檔案編號」-------傳送最終的移交清單電子稿給部門檔案管理員-------部門檔案管理員列印紙質移交清單，經本部門負責人簽字，並同時發起電子檔案移交流程-----綜合管理部檔案管理員簽字，清單原件放於卷盒內，部門檔案管理員儲存乙份影印件；在檔案系統內完成電子檔案的接收。
四、其他
1、清單請用a4紙縱向列印（如有多頁，請雙面列印）。
2、由於綜合管理部檔案管理員處需要建立乙個年度訴訟檔案的臺帳，屆時移交時，請協助配合綜合管理部檔案管理員補充臺帳內的其他相關資訊。
附件：1.訴訟檔案移交清單（單個案件，空表）
2.訴訟檔案移交清單（涉及多個案件共同材料，空表）
華東管理總部綜合管理部
2013-6-27
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